Vous envisagez de transférer le siège social de votre entreprise vers un autre lieu? Contrairement à un déménagement privé, le transfert de siège social d’une entreprise est relativement complexe. Il doit être soigneusement étudié et réalisé afin de profiter non seulement à l’entreprise elle-même, mais aussi à tous ses collaborateurs. Alors, comment vous y prendre pour faire de votre projet de déménagement une totale réussite ? Cet article vous renseigne sur les bonnes pratiques à adopter dans ce sens.
Les premières démarches importantes
Choisir de transférer le siège social de votre entreprise doit être une décision que vous avez certainement évaluée sous tous les angles possibles. Cliquez ici pour bénéficier d'informations utiles sur les tarifs pour se faire aider par un professionnel du déménagement, afin d'aller plus vite. Une fois qu’une telle décision est prise, vous devez commencer par mettre en place les premières actions qui vont avec.
Parlez-en à vos collaborateurs
Déménager votre entreprise aura un impact sur votre propre famille et surtout sur celle de vos collaborateurs. Il est donc important de leur annoncer cette décision le plus tôt possible. Bien évidemment, cette nouvelle ne sera pas sans stress pour vous et pour toute votre équipe. Mais lorsque la raison est fondée et justifiée, le message passe facilement. Vous devez donner le plus de détails possibles pour que vos collaborateurs sachent à quoi s’attendre afin de se préparer psychologiquement.
Chercher un nouveau cadre
Si vous déménagez votre entreprise vers un lieu que vous venez d’acheter ou de construire, vous n’avez qu’à résilier votre actuel contrat de bail. Dans le cas contraire, aussitôt que vous prévenez votre propriétaire de la résiliation du contrat de bail, vous devez commencer par chercher un nouveau cadre. Votre nouveau cadre doit pouvoir satisfaire vos besoins et permettre l’épanouissement de vos collaborateurs. Vous pouvez les associer à la recherche afin de vite trouver un emplacement.
Planifiez votre déménagement
Une fois les premières démarches de votre déménagement effectuées, vous devez planifier sa concrétisation. Établissez un cahier des charges qui vous permettra de synchroniser les actions des différents intervenants du projet. Votre cahier des charges devra prendre en compte les éléments suivants :
- une description de votre entreprise ;
- un plan détaillé de vos locaux actuels ;
- quelques informations utiles sur les éléments à déménager ;
- l’attestation de l’assurance.
Une fois le cahier des charges au point, recherchez une entreprise qui s’occupera du déménagement proprement dit. Plusieurs entreprises sont spécialisées dans la question du déménagement, vous aurez donc à choisir parmi des offres variées. Optez pour celle qui vous propose la meilleure offre et tient plus compte de vos besoins.
Une chose importante à ne surtout pas oublier, prenez le temps de faire le tri dans vos bureaux. Mettez les dossiers importants dans des cartons que vous prendrez la peine d’étiqueter. Débarrassez-vous de tout ce qui est inutile et essayez de redonner vie à vos meubles cassés. En ce qui concerne les démarches administratives, contactez les entreprises avec lesquelles vous avez des abonnements en cours pour résilier ou transférer vos abonnements au nouveau siège. Demandez également un transfert de vos avis d’impositions à votre nouvelle adresse. Changez l’immatriculation de votre entreprise à la préfecture.
Le jour du déménagement
Quand vient le jour du déménagement, restez très attentif aux moindres détails. Veillez à ce que tous les cartons déjà emballés et étiquetés soient effectivement embarqués. Ayez à portée de main votre cahier des charges pour que rien n’échappe à votre vigilance. Il est recommandé d’organiser le déménagement un weekend ou un jour férié. Pour finir, associez tous vos collaborateurs au déménagement. Ce faisant, vous créerez une certaine familiarité au sein de votre équipe et amènerez chaque membre à mieux accepter le changement.
A lire aussi :
