Toutes les entreprises doivent réaliser, chaque jour, diverses tâches administratives. Ces démarches peuvent prendre du temps et être aussi contraignantes et rébarbatives. Parmi ces tâches, il y a la production de documents. Quelle que soit leur nature ou leur format (numérique ou papier), il est important de bien les gérer pour mieux s’organiser.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est un procédé qui consiste à gérer tous les documents d’une entreprise. Cela passe par la numérisation, l’indexation, l’archivage, la dématérialisation… Dans toutes les sociétés, il est important de bien organiser tous les documents administratifs, les factures, les contrats, les devis… Avec une bonne organisation, il est beaucoup plus facile de retrouver tel ou tel document au moment où vous en avez besoin. Mais comment faire pour bien s’organiser quand on produit des centaines et des centaines de documents ? Les outils de la gestion documentaire peuvent vous y aider.

Pourquoi utiliser un outil de gestion documentaire ?

L’outil de gestion documentaire est un logiciel qui a pour rôle de gérer à votre place tous les documents de votre entreprise. La gestion manuelle peut vite devenir très difficile. Des documents peuvent se perdre, se mélanger. Lorsqu’il s’agit de documents papiers, il est préférable de les numériser afin de pouvoir les conserver plus longtemps. Pour plus d’efficacité, vous devez bien choisir votre logiciel de gestion de document. Ce dernier doit posséder une interface claire et ergonomique, un moteur de recherche intuitif pour retrouver facilement des documents et diverses fonctionnalités utiles. Avec ce genre d’outil, il est même possible d’offrir un accès à vos employés ou vos clients pour qu’ils puissent consulter et déposer, eux aussi, des documents.

L’importance de bien archiver ses documents

C’est un détail auquel peu de personnes pensent, mais il est essentiel d’archiver tous ses documents. La raison est simple, un jour ou l’autre, vous aurez besoin de pouvoir ressortir un document en particulier, comme une facture par exemple. De même, d’après la loi française, certains documents doivent être obligatoirement conservés pendant une certaine durée (10 ou 20 ans). Ce qui veut dire que si vous voulez être en conformité avec la loi, vous devez archiver vos documents. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion documentaire ou faire appel à une entreprise de stockage d’archives.

Bien gérer et archiver les documents d’une entreprise est très important. Pour une gestion efficace, il faut utiliser les bons outils. La gestion documentaire n’est pas toujours faite dans les règles de l’art. Le problème, c’est que quand on a besoin d’un document important quelques années après son édition, il est extrêmement compliqué de le retrouver. En revanche, si vous utilisez un outil de gestion documentaire, en quelques clics, vous pourrez retrouver tous les documents dont vous avez besoin. Alors si vous ne possédez pas encore un tel outil, vous devriez sérieusement y songer.