Externaliser une partie de ses missions revient, pour le chef d’entreprise, à se retrouver dans la peau du crocodile. Il n’aime pas trop le faire, mais c’est parfois indispensable.

En effet, les dirigeants d’entreprises se voient confrontés à une double problématique :

1. Ils doivent être à la fois de plus en plus performants sur leur cœur de métier car l’environnement commercial est de plus en plus concurrentiel. Le besoin d’innover et de trouver de nouveaux marchés n’a jamais été aussi important, voire vital ;
2. L’entreprise évolue dans un environnement juridique et administratif de plus en plus complexe et cette partie est chronophage.

Le métier de dirigeant d’entreprise n’a, dans ce contexte, jamais été aussi complexe. Ors, lorsque l’entreprise parvient à une certaine  taille, ils n’ont plus la capacité de tout gérer.

La solution d’externaliser ce qui n’est pas directement rentable est une solution.

Que peut-on externaliser ?

Déjà, on ne peut pas externaliser son cœur de métier… Ensuite, il existe deux types de taches à externaliser :

1. celles qui prennent un temps important et qui n’apportent peu de valeur ajoutée (la gestion administrative, la préparation de la comptabilité…)
2. celles pour lesquelles l’expertise d’un professionnel est importante (le recrutement, la formation professionnelle, la mise en place d’une norme). Dans ce cas, l’externalisation et le conseil sont très liés.

Comment faire?

1. Bien définir le périmètre de l’externalisation. Par exemple, externaliser la gestion des RH, ne veut pas dire se décharger du management des équipes. Cela veut dire analyser les besoins de formation, élaborer et suivre  les dossiers… Les validations des formations reviendront toujours au dirigeant.
2. Rencontrer plusieurs prestataires (2 – 3) : chaque entreprise étant différentes, la réponse du prestataire devra être adaptée. Ainsi, les critères de choix pourraient être les suivants : capacité d’adaptation à la problématique, modalité de suivi des résultats, réactivité, capacité à bien définir ce qu’il est en capacité de faire (certains prestataires disent tout savoir-faire, ce qui n’est pas crédible…) et rapport qualité/prix.
3. Préciser les taches à externaliser : cette partie est délicate. En effet, si ce n’est pas correctement anticipé, des actions ne pourront pas être prise en charge par le contrat. Par exemple, en ce qui concerne l’externalisation de la gestion de la  formation professionnelle, il existe de multiples tâches potentiellement externalisables. Le chef d’entreprise doit donc réfléchir à l’opportunité ou pas de le faire : gestion du plan de formation,  ou seulement la gestion des DIF?  Ou les deux? Monte t’il les dossiers de prise en charge? Ou seulement la recherche d’organisme de formation…
4. La mise en place opérationnelle. Les entreprises fonctionnent de façon différente. Le prestataire devra donc bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise pour répondre au mieux à la mission. Ainsi, nommer un collaborateur en interne pour réaliser un lien est important. En effet, cette interface devra permettre de transmette les documents et les informations nécessaires à la réalisation de la mission.
5. Le suivi : afin de garantir la mission, il est important de faire le point régulièrement, et a fortiori au début, pour bien définir les procédures de travail.

Attention : externaliser une mission n’est pas dire s’en décharger complètement. C’est trouver un professionnel qui va accompagner l’entreprise dans  environnement de plus en plus complexe en réalisant un certain nombre de tâches. Le prestataire pourra travailler dans de bonnes conditions s’il a l’ensemble des informations et des réponses rapides pour effectuer son travail.

Raphael Visnadi

Dirgieant de GOJI 
Externalisation des RH

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gojirh.wordpress.com