Bien que nous soyons à l’ère du numérique, de nombreux courriers sont encore envoyés en version papier. Les entreprises sont celles qui reçoivent le plus ce genre de courrier. Entre les devis, les factures, les contrats légaux, on ne sait parfois plus où mettre de la tête. Il est pourtant nécessaire de gérer de façon efficace le courrier de votre entreprise pour améliorer votre productivité. Dans ce guide, nous vous donnons quelques astuces pour réussir la gestion de votre courrier en entreprise.

Effectuez une centralisation des courriers

Une entreprise a des courriers entrants et des courriers sortants. Afin d’éviter les retards et les erreurs, il est nécessaire de centraliser la réception de vos courriers. Vous pouvez par exemple nommer une personne qui se chargera de la collecte, du tri ainsi que de la distribution des documents. Grâce à cette technique, vous serez certain que chaque courrier arrive bien à la personne à qui il est dû.

Une solution pratique est la mise en place d’un registre des courriers entrants. Avec ce registre, vous pourrez mettre des informations importantes comme :

• La date de réception ;
• L’expéditeur ;
• Le type de courrier (facture, contrat, demande, etc.) ;
• Le destinataire.

Vous pouvez même utiliser un outil numérique de gestion de courrier pour cette tâche. Avec un outil numérique, vous êtes certain de la sécurité de votre registre. En effet, un registre en papier peut être sujet à divers problèmes comme la perte ou la dégradation.

Utilisez des outils spécialisés pour l’organisation du courrier

Afin d’effectuer efficacement le tri de votre courrier, vous pouvez utiliser des outils spécifiques comme une corbeille à courrier. Cet outil permet de trier et de stocker les documents de travail ainsi que le courrier. C’est donc un système de classement vers lequel toutes les entreprises devraient se tourner.

Une corbeille à courrier permet de classer les documents plus simplement. Vous pouvez effectuer un classement par thématique ou par priorité et étiqueter les différentes corbeilles utilisées. Il est possible de poser la corbeille sur votre bureau ou directement sur le sol ou encore de la coller sur le mur. Cet outil vous permet d’optimiser l’espace dans votre bureau et vous évite d’avoir de grandes piles de papier.

Faites une numérisation de vos courriers

Il ne faudra pas négliger le côté numérique. Aujourd’hui, le digital prend de plus en plus de place dans les entreprises et il facilite la tâche dans divers domaines. En pensant à numériser vos courriers, vous gagnerez en efficacité. Il s’agit en fait de scanner les documents que vous recevez. Cela permettra de les archiver dans des dossiers numériques accessibles facilement.

La numérisation des courriers permet de profiter de plusieurs avantages. En premier, vous gagnerez de la place dans vos bureaux. Lorsque vous numérisez un courrier que vous avez reçu, vous n’avez plus besoin de garder la version papier. Ensuite, il vous sera plus facile de retrouver les documents plus facilement. Vous pourrez par exemple faire des recherches en utilisant des mots-clés. Enfin, vous bénéficiez d’une grande sécurité grâce aux sauvegardes régulières qui sont effectuées.

Utilisez un calendrier de traitement des courriers

Un calendrier de traitement des courriers permet d’éviter l’oubli de certains documents. Il faudra en effet avoir une procédure pour la gestion de vos courriers. Par exemple, vous pouvez traiter les courriers urgents dès que vous les recevez. Cela permettra de les envoyer à leurs destinataires finaux. Vous pouvez également avoir un moment précis chaque jour pour le traitement des courriers moins importants.

Il faudra aussi procéder à l’archivage des documents après leur traitement. Vous pouvez même mettre un signe qui montre que le courrier a déjà été traité. Avec un calendrier bien défini, vous éviterez les flux des courriers ainsi que les retards dans les réponses.