La dématérialisation des factures fournisseurs est essentielle pour booster l'efficacité et la productivité de votre entreprise. Opter pour la facturation électronique présente plusieurs avantages, comme la réduction des coûts et l'amélioration des relations avec fournisseurs et clients. En remplaçant les factures papier par des versions électroniques, vous supprimez les retards dus à la manipulation et l'envoi de documents physiques, permettant un traitement et paiement instantanés des factures. Cela améliore la fluidité documentaire interne et externe et augmente la transparence, favorisant un suivi en temps réel des factures et réduisant les quiproquos ainsi que les retards de paiement. Nous vous montrerons comment dématérialiser vos factures étape par étape, depuis l'évaluation de vos besoins jusqu'à l'implémentation de la solution choisie.

Évaluer vos besoins et fixer des objectifs clairs

Définir les objectifs de dématérialisation

Avant de démarrer un projet de dématérialisation des factures fournisseurs, il est essentiel de déterminer vos objectifs avec précision. Ces derniers doivent s'aligner sur les enjeux stratégiques et opérationnels de votre entreprise. Voici des exemples d'objectifs à envisager :

• Améliorer l'efficacité de votre processus de facturation : réduire le temps de traitement des factures, diminuer les erreurs manuelles, et optimiser la gestion de la trésorerie.
• Réduire vos coûts : éliminer les frais d'impression, d'envoi, et d'archivage des factures papier, tout en optimisant l'utilisation des ressources humaines.
• Améliorer la collaboration et la communication : favoriser une meilleure communication avec vos clients et fournisseurs, faciliter l'accès aux informations, et simplifier les processus de validation et d'approbation.
• Renforcer la sécurité et la conformité : sécuriser contre les fraudes et les falsifications, garantir un archivage sûr des factures, et assurer le respect des réglementations actuelles.

La définition claire de ces objectifs vous aidera à évaluer les avantages attendus de la dématérialisation et à mesurer le succès de votre projet.

Identifier les contraintes techniques et organisationnelles

Identifier les contraintes techniques et organisationnelles est essentiel pour le succès de votre projet de dématérialisation. Considérez les éléments suivants :

• Infrastructures technologiques : vérifiez la compatibilité de vos systèmes informatiques et logiciels avec les solutions de dématérialisation envisagées.
• Compétences et formation du personnel : évaluez les compétences actuelles de votre équipe et déterminez les besoins de formation pour une intégration réussie.
• Processus et flux de travail : analysez vos flux de facturation actuels pour repérer les améliorations possibles et les ajustements nécessaires à une transition en douceur.
• Conformité réglementaire : assurez-vous de respecter les normes en vigueur, en particulier celles liées à la facturation électronique et à la protection des données.

Comprendre ces contraintes vous permettra de planifier et d'implémenter des solutions efficaces pour surmonter les obstacles éventuels.

Choisir les indicateurs de performance pour mesurer le succès

Pour juger du succès de votre projet de dématérialisation, le choix d'indicateurs de performance (KPI) adaptés est vital. Voici des KPI utiles à considérer :

• Taux d’adoption de la facture électronique : calcule le pourcentage de factures traitées électroniquement par rapport au total.
• Délai moyen de traitement d’une facture électronique : compare le temps de traitement d'une facture électronique à celui des factures papier.
• Pourcentage de factures payées dans les délais : évalue la capacité de votre organisation à régler ses fournisseurs en temps voulu.
• Nombre de factures traitées par jour et par employé : mesure la productivité des collaborateurs responsables de la comptabilité fournisseurs.

Ces indicateurs vous aideront à suivre l'avancement de votre projet et à détecter les zones nécessitant des améliorations.

Choisir la bonne solution technologique

Étudier les différentes options de logiciels disponibles

Quand il s'agit de passer au numérique pour vos factures fournisseurs, il est essentiel de passer en revue les différentes solutions logicielles du marché. Chaque logiciel présente des avantages et inconvénients uniques, et certains répondront mieux à vos besoins que d'autres. Par exemple, des solutions telles que B2BRouter, Axonaut, et Pennylane proposent une offre complète pour la dématérialisation des factures, incluant la gestion des bons de commande, des devis, et une compatibilité avec divers standards de facturation électronique.

Certains logiciels, tels que Zeendoc et Esker, se distinguent par leur capacité à prendre en charge le cycle de vie complet des documents, y compris la signature électronique et l'archivage sécurisé. Il est primordial de mettre en balance ces options pour déterminer celle qui s'aligne le mieux avec la taille de votre entreprise, votre secteur d'activité et vos exigences opérationnelles.

Analyser les fonctionnalités nécessaires par rapport à vos besoins

Avant de sélectionner un logiciel de dématérialisation, il est important d'examiner les fonctionnalités dont vous avez besoin. Voici quelques aspects à prendre en compte :

• Automatisation du traitement des factures : vérifiez que le logiciel peut traiter automatiquement les factures reçues, en extrayant les données essentielles.
• Gestion des flux de travail : le logiciel doit faciliter la gestion des circuits de validation et d'approbation des factures de manière efficace.
• Compatibilité avec les normes de facturation électronique : assurez-vous que le logiciel respecte les normes en vigueur et à venir, comme le format Factur-X et les directives de la dématérialisation obligatoire.
• Signature électronique et archivage : le logiciel devrait offrir des options de signature électronique et d'archivage sécurisé pour assurer l'authenticité et la traçabilité des documents.

En évaluant ces fonctionnalités, vous serez en mesure de choisir un logiciel qui répond à vos besoins et optimise votre processus de facturation.

Considérer l’intégration avec les systèmes existants

L'harmonisation du logiciel de dématérialisation avec vos systèmes actuels, tels que les logiciels de comptabilité ou les ERP, est fondamentale pour une mise en place réussie. Points à considérer :

• Compatibilité avec les systèmes comptables : le logiciel doit pouvoir se connecter aisément à vos systèmes comptables pour éviter les erreurs de transmission.
• Intégration avec les portails de facturation électronique : assurez-vous que le logiciel fonctionne avec des portails tels que Chorus Pro, particulièrement si vous travaillez avec le secteur public.
• Flexibilité et adaptabilité : optez pour un logiciel qui s'ajuste facilement à vos besoins spécifiques et à votre environnement technologique. Une intégration sans accroc assure une gestion efficace des factures et booste la productivité de vos équipes.

Prendre en compte la scalabilité et la maintenance à long terme

La scalabilité et la maintenance sur le long terme sont des critères importants dans le choix d'un logiciel de dématérialisation. Points essentiels :

• Scalabilité : le logiciel doit pouvoir s'adapter à la croissance de votre entreprise, en gérant une augmentation du volume de factures et du nombre d'utilisateurs.
• Maintenance et support : vérifiez que le fournisseur propose un support technique réactif et des mises à jour régulières pour assurer un service continu et sécurisé.
• Coûts à long terme : considérez les coûts de maintenance, de mise à jour et de support sur le long terme pour éviter toute mauvaise surprise financière.

En tenant compte de ces éléments, vous serez en mesure de choisir un logiciel qui accompagnera durablement votre entreprise dans la dématérialisation de vos factures.

Implémenter le processus de dématérialisation

Préparer et planifier le projet de déploiement

La transition vers la dématérialisation des factures fournisseurs exige une préparation et une planification rigoureuses. Les étapes clés à suivre sont :

• Analyse de l’existant : Effectuez un diagnostic approfondi de vos processus de gestion des factures actuels, y compris les flux de factures entrantes et sortantes, le système d’information en place, ainsi que les rôles et responsabilités des différents acteurs. Cela permettra d’optimiser et d’efficaciser vos processus.
• Rédaction d’un cahier des charges : Définissez précisément vos besoins en rédigeant un cahier des charges qui couvre les exigences fonctionnelles et techniques. Cela facilitera la sélection de la solution technologique adéquate et orientera le déploiement.
• Nettoyage des bases de données : Assurez-vous de la mise à jour et du nettoyage de vos bases de données fournisseurs pour éviter les erreurs et les doublons lors du passage à la facturation électronique.
• Mise en conformité des factures : Vérifiez que les factures électroniques respectent les normes légales et réglementaires, notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires et le format structuré.

En suivant ces étapes, vous assurerez une transition fluide et efficace vers la dématérialisation.

Former les utilisateurs et assurer le support technique

La réussite de la dématérialisation repose sur la formation des utilisateurs et le support technique. À considérer :

• Formation des équipes : Il est essentiel que toutes les équipes impliquées, en particulier les services comptables et les responsables de départements, soient formées aux nouvelles procédures et outils de dématérialisation. Elles doivent comprendre les bénéfices de la dématérialisation et apprendre à gérer efficacement les factures électroniques.
• Support technique : Mettez en place un support technique efficace pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes techniques. Cela peut inclure des ressources en ligne, des sessions de formation régulières, et un service d’assistance client.
• Changement de culture : Adopter la dématérialisation peut nécessiter un changement culturel. Encouragez les équipes à adopter de nouvelles méthodes de travail et à reconnaître les avantages de la dématérialisation au quotidien.

Avec une formation adéquate et un support technique robuste, l’adoption de la dématérialisation sera un succès.

Mettre en place des procédures de contrôle et de suivi

Pour garantir la conformité et l’efficacité de la dématérialisation des factures fournisseurs, il est essentiel d’établir des procédures de contrôle et de suivi :

• Piste d’audit fiable (PAF) : Instaurez une piste d’audit fiable pour assurer l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques. Cette piste doit permettre de retracer le processus de facturation de manière chronologique.
• Contrôles de cohérence et de présence des données : Votre solution de dématérialisation doit inclure des vérifications pour s’assurer de la cohérence et de la présence des informations obligatoires, éviter les doublons et contrôler les numéros de factures.
• Archivage légal : Les factures électroniques doivent être archivées légalement dans un coffre-fort numérique sécurisé, assurant leur valeur légale en cas de litige.

Ces procédures de contrôle et de suivi sont essentielles pour un processus de dématérialisation sécurisé, conforme et efficace.

Vous avez encore des doutes sur les principaux avantages de la dématérialisation des solutions, ou vous souhaitez en savoir davantage sur les étapes clés d’un projet de dématérialisation des factures fournisseurs ? Découvrez le guide ultime de la dématérialisation des factures fournisseurs.

La dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en termes de réduction des coûts, d'amélioration de la productivité, et de renforcement de la sécurité des processus. Adopter les factures électroniques peut diminuer les coûts de traitement jusqu'à 70%, offrant ainsi d'importantes économies.

Ce changement contribue aussi à une meilleure rapidité et productivité, réduisant le temps de traitement des factures de 75%. Les étapes de saisie et de vérification deviennent automatiques, les processus de validation plus fluides, et la résolution des litiges plus rapide. La dématérialisation augmente également la sécurité et la traçabilité des factures, réduisant les erreurs de saisie et les risques de fraude, tout en assurant un archivage sûr et conforme aux normes en vigueur.

De plus, elle favorise des relations plus saines entre clients et fournisseurs en diminuant les sources de conflit et en améliorant les délais de paiement. Il est donc essentiel d'initier la transition vers la dématérialisation des factures fournisseurs en analysant vos besoins, en sélectionnant une solution technologique adéquate, et en établissant des procédures de contrôle et de suivi efficaces. Prendre cette initiative maintenant vous permettra de profiter rapidement de ces bénéfices et de transformer en profondeur votre entreprise.