Les retards de paiement sont monnaie courante dans la vie des entreprises. Ils peuvent d’ailleurs entraîner des difficultés de trésorerie, voire la faillite pour ces structures. Raison pour laquelle il convient d’agir rapidement pour le recouvrement de ses créances auprès de ses clients. Ainsi, pour éviter le pire, il convient de bien gérer le suivi et la relance des factures impayées. Voici justement quelques conseils pour une gestion optimale de la relance des clients.
Factures impayées : anticipez !
Les imprévus ne sont pas rares dans la vie des entreprises, surtout en matière de règlement des factures. En effet, il peut parfaitement bien arriver que ses clients ne paient pas leurs factures à l’issue du temps imparti. Il vaut mieux alors anticiper ces problèmes et bien se préparer pour éviter les mauvaises surprises. Dans cette optique, il faut être attentif dès la phase de contractualisation. Effectivement, pour prévenir les retards de paiement, les factures et autres justificatifs (bons de commande ou de livraison, devis...) doivent être clairs et détaillés, notamment la partie règlement. En plus, ces documents se révèlent particulièrement utiles lorsqu’il s’agira de relancer les clients en retard de paiement.
Mais encore, il importe de bien connaître ses clients et leur process interne. Bien évidemment, il est aussi important de ne pas égarer leurs coordonnées et éventuellement celles de ses contacts au sein de la structure (clients professionnels). Dans ce cas, il convient de s’assurer que ce sont les bons responsables, et ce, afin d’éviter de perdre du temps. En outre, pour une meilleure évaluation des risques clients, il s’avère judicieux d’identifier les différents profils de clients ainsi que leurs comportements à l’égard du paiement.
Par ailleurs, pour gagner du temps dans ses relances et se faciliter la tâche au maximum, il est vivement conseillé de recourir à un bon outil de facturation. Certains outils en ligne intègrent effectivement des fonctionnalités qui permettent aujourd’hui de suivre ses paiements et de gérer ses relances.
Bien connaître le processus de relance des factures impayées
Pour gérer comme il faut la relance de ses clients pour factures impayées, il convient d’établir un calendrier précis. Pour ne rien rater de cette démarche, il importe dès lors de connaître le processus de relance des factures impayées. Quoi qu’il en soit, il est toujours préférable de privilégier le recouvrement amiable et les relances cordiales. Cela, afin de conserver une bonne relation avec le client.
Première relance pour factures impayées : l’email
Un jour après l’arrivée à terme de l’échéance, votre client n’a toujours pas payé ses factures ? Dans ce cas, vous n’avez qu’à lui adresser un petit rappel par email avec comme objet « Facture en retard » ou « Facture impayée ». Vous devez également lui rappeler la facture non payée en question et le délai de règlement prévu. Il peut être alors pertinent de la mettre en pièce jointe. Bien évidemment, comme mentionné plus haut, dans le cadre d’un client professionnel, il est impératif de contacter la bonne personne.
Deuxième étape : la relance téléphonique
Si la relance par email ne porte pas ses fruits, vous devez contacter votre client par téléphone. Cela vous permettra d’échanger directement avec lui et d’avoir un retour rapide. Mieux encore, c’est la meilleure option pour en apprendre davantage sur les raisons du retard de paiement. Il va sans dire qu’il convient de ne pas exercer une quelconque pression sur le client. Les menaces, appels répétés ou à des heures inappropriées, agressions verbales... sont donc à éviter. Toute pression qui peut troubler la tranquillité de votre client est d’ailleurs interdite. Qui plus est, d’un point de vue pénal, ce type d’action est répréhensible.
La relance téléphonique vise tout simplement à rappeler à votre client son obligation de paiement. Vous devez dès lors trouver avec une solution amiable pour débloquer la situation dans les meilleures conditions. Vous pouvez par exemple mettre en place des mesures pour faciliter autant que possible le règlement des factures impayées :
- Proposer un étalement du paiement sur plusieurs mois via un échéancier
- Mettre à la disposition du client différents moyens de paiement (virement, carte bleue, PayPal...)
- Etc.
La lettre de relance
Si vos tentatives de relance par email et par téléphone ne donnent le résultat escompté, la lettre de relance s’impose. Cette option entre toujours dans le cadre de la phase amiable d’une procédure de recouvrement des créances. Concrètement, cela consiste à envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception qui rappelle à son client son obligation de s’acquitter d’une facture impayée. Cette lettre se doit bien évidemment d’être claire et de comprendre les informations concernant la facture non payée :
- Numéro et date de facture
- Montant de la facture avec les pénalités de retard
- Date d’échéance de règlement de la facture
- Produits ou services concernés par le retard de paiement
Pour finir, la lettre de relance doit demander le règlement de la facture impayée dans les plus brefs délais. Le premier envoi vise notamment à préserver vos relations commerciales. Néanmoins, si cette première tentative demeure infructueuse, il faut procéder à l’envoi d’une deuxième lettre de relance qui fait office d’avertissement. Outre les mentions citées ci-dessus, cette deuxième lettre doit aussi stipuler qu’en cas de défaut de paiement du client, vous pouvez engager une procédure judiciaire.
La mise en demeure comme dernier recours
En cas d’échec des lettres de relance, la mise en demeure s’impose comme le dernier recours pour le recouvrement de ses factures impayées. Ayant une véritable valeur juridique, elle doit respecter plusieurs conditions de forme pour être valable. Les éléments suivants sont surtout à indiquer dans la lettre de mise en demeure :
- Date de rédaction de la lettre
- Vos coordonnées et celles de votre client
- Mention de l’expression « mise en demeure » dans la lettre
- Résumé de la situation et énoncé de la réclamation (exiger le recouvrement des créances)
- Délai de paiement des factures impayées
- Votre signature
À envoyer en recommandé avec accusé de réception, le courrier de mise en demeure doit également préciser que si le client ne s’exécute pas, il risque une action en justice.
Le recouvrement judiciaire en cas d’échec du recouvrement amiable
Si le recouvrement amiable a échoué, vous devrez lancer une procédure judiciaire pour le recouvrement de vos factures impayées. Et ce, avec l’aide d’un huissier, d’un avocat ou d’un organisme de recouvrement. Vous avez alors le choix entre trois procédures pour recouvrer vos créances :
- Injonction de payer
- Référé provision
- Assignation en paiement (assignation au fonds)
Dans tous les cas, il faut savoir que les deux premières procédures sont à privilégier. De fait, elles se révèlent plus simples, plus rapides et peu onéreuses à effectuer.
Le logiciel de devis et de facture le bâtiment
La comptabilité est un point crucial d’une entreprise d’autant plus lorsque l’on est souvent en train de faire des devis et des factures. Si vous avez externalisé votre comptabilité, c’est votre expert-comptable qui s’occupe de tout, vous devez simplement lui envoyer les factures.
Néanmoins, si vous êtes amené à faire vous-même la comptabilité depuis un ordinateur sous macOS, il faut vous armer d’excellents outils comme un excellent logiciel de création de devis et de factures qui vous conviendra comme celui à découvrir sur ce site. Ce logiciel de création de devis et de factures est spécialement conçu pour les entreprises du BTP, les électriciens ainsi que les artisans sans oublier les PME.
Grâce à ce dernier et à votre sens de l’organisation, vous vous enlèverez d’un poids monumental. Vous pourrez suivre l’évolution des devis, des facturations, ainsi que la gestion de votre entreprise. S’équiper de tels logiciels est indispensable pour avoir l’esprit tranquille et se consacrer au travail.
Les logiciels de comptabilité présents sur macOS sont compatibles entre les appareils d’Apple grâce à iCloud. Vous pourrez ainsi établir un devis (ou une facture) depuis un iMac, le continuer depuis un iPad et le finir à l’aide de votre iPhone lorsque vous serez sur le chantier afin de peaufiner les détails.
Les utilisateurs qui utilisent des appareils sous le système d’exploitation Windows possèdent également de bons logiciels de création de devis et de facture. Vous pourrez en retrouver des très simples comme des plus complexes vous permettant de faire beaucoup plus de choses.
Néanmoins, l’écosystème Windows n’est pas aussi poussé que sur les ordinateurs qui fonctionnent sur macOS (iMac ou MacBook). Armez-vous des meilleurs outils pour faciliter votre vie d’entrepreneur.
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