Le Kbis est la carte d’identité d’une société immatriculée au registre du commerce et des sociétés. Il atteste légalement et officiellement que la structure existe au niveau juridique et a une personnalité morale. Ce document peut être demandé lors d’une ouverture de compte dans une banque, d’une candidature à un appel d’offres, etc. Délivré par le greffe du tribunal de commerce au moment de l’immatriculation, l’extrait Kbis doit être mis à jour à chaque événement qui intervient au cours de la vie sociale de la société. D’ailleurs, pour être opposable et faire foi, ce document doit généralement dater de moins de 3 mois. Pour obtenir son extrait Kbis, la société doit en principe faire une demande auprès du greffe de tribunal de commerce dont elle dépend. Cette formalité a un coût. Toutefois, il est possible d’obtenir ce document gratuitement. Voici comment.
Que contient l’extrait Kbis d’une société ?
En tant que carte d’identité de la société, l’extrait Kbis contient toutes les informations relatives à son existence telle qu’elles apparaissent dans ses statuts, autrement dit :
- Sa dénomination sociale.
- Sa forme juridique.
- Le montant du capital social.
- L’objet social.
- L’adresse du siège social.
- La durée de vie de la société.
- Le nom de domaine du site de l’entreprise.
- La date de constitution.
- Ses organes de direction et d’administration (nom, prénom, date de naissance, nationalité et adresse du dirigeant, des administrateurs et des éventuels commissaires aux comptes).
- Le mode de gestion et de contrôle.
- La référence des autorisations pour les professions réglementées.
En outre, le Kbis contient également d’autres informations essentielles telles que :
- Le nom du greffe d’immatriculation
- Le numéro d’identification unique.
- Les numéros SIRET des établissements secondaires, le cas échéant.
- Le code APE.
- L’existence d’une éventuelle procédure collective à l’encontre de l’entreprise (sauvegarde, redressement ou liquidation).
Tout intéressé peut demander le Kbis d’une entreprise.
Bon à savoir : l’absence de Kbis est considérée comme un délit de travail dissimulé.
Obtenir son Kbis gratuitement : le site MonIdenum
Auparavant, la demande de Kbis se faisait uniquement auprès du greffe du tribunal de commerce dont la société dépend ou du centre de formalités des entreprises compétent. La demande pouvait être effectuée sur place, par courrier ou en ligne via le site infogreffe.fr. Pour limiter les frais de demande de Kbis, l’entreprise avait le choix de souscrire un abonnement dont la durée se limitait à 24 mois. Ainsi, elle bénéficiait d’un envoi périodique et automatique du document. Depuis 2019, un portail sécurisé 100 % en ligne a été mis en place par les greffiers des 134 tribunaux de commerce français en partenariat avec Infogreffe afin de simplifier les démarches administratives des entrepreneurs auprès des greffes. Ce portail baptisé MonIdenum permet aux mandataires sociaux des entreprises françaises de :
- Télécharger gratuitement et de manière illimitée leur extrait Kbis directement en ligne.
- Gérer leurs mandats.
- Recourir à tous les services du tribunal de commerce : saisie du tribunal compétent, action en justice, consultation des procédures et dossiers en cours.
- Se rapprocher de la plateforme tribunal digital pour réaliser des procédures judiciaires : assignation à comparaître, injonction de payer, opposition à injonction de payer, requête au juge commissaire, requête au président et ouverture de procédure collective.
Toutes les personnes physiques (entrepreneur individuel) et morales (SAS, SARL, SCI, etc.) inscrites au registre du commerce et des sociétés, au registre spécial des agents commerciaux (RSAC) ou au registre spécial des entrepreneurs indépendants à responsabilité limitée (RSEIRL) peuvent télécharger gratuitement leur extrait Kbis sur le site MonIdenum. Pour les entrepreneurs individuels qui exercent une activité artisanale et inscrits au répertoire des métiers (RM), ils doivent contacter le centre de formalités des entreprises (CFE) auquel ils sont rattachés.
Toutefois, ce service se limite à la consultation et au téléchargement de ce document. Les démarches de création et d’immatriculation restent la compétence du greffe du tribunal du commerce et sont payantes.
Comment accéder au site MonIdenum et télécharger gratuitement son extrait Kbis ?
Pour accéder au site MonIdenum, le représentant légal de l’entreprise doit s’enregistrer et recevoir sa clé d’authentification unique. Pour ce faire, il doit :
- Se rendre sur le site et cliquer sur « Activer MonIdenum ».
- Renseigner son email, sa carte d’identité recto verso, son numéro de téléphone et l’identité de ses entreprises.
Si toutes les informations ont bien été renseignées, le compte est immédiatement validé.
Pour télécharger gratuitement l’extrait Kbis, il suffit alors de :
- Se connecter au service avec son identifiant et son mot de passe.
- Une fois qu’il est dans son espace personnel, cliquer sur l’onglet « Kbis et Performances ».
- Puis cliquer sur le bouton « télécharger ».
Le représentant légal peut ensuite imprimer le document au format PDF.
L’identité du représentant légal de l’entreprise est comparée avec celle des personnes inscrites sur le registre du commerce et des sociétés au moment de l’activation du compte, mais aussi chaque fois qu’il entreprend une mise à jour de l’extrait Kbis de son entreprise. De ce fait, il est le seul à pouvoir télécharger le document.
Est-il possible de modifier gratuitement l’extrait Kbis ?
Pour chaque événement qui intervient dans la vie de l’entreprise et qui modifie les statuts (changement de dénomination sociale, transfert du siège social, modification de la forme juridique ou de l’objet social, augmentation ou réduction du capital social, changement de dirigeant dans le cas où il figure dans les statuts, etc.), l’extrait Kbis doit être modifié en conséquence. Pour le moment, le service MonIdenum ne permet pas de modifier directement en ligne et de manière gratuite l’extrait Kbis. Pour ce faire, le représentant légal doit se rendre sur le site officiel infogreffe.fr, se connecter à son compte et suivre les étapes :
- Mentionner le numéro SIREN/SIRET.
- Renseigner la formalité.
- Remplir le formulaire M2.
- Télécharger les pièces justificatives demandées.
- Signer électroniquement.
- Régler les frais de greffe par carte bancaire.
Il peut également se rendre auprès du tribunal de commerce ou se rapprocher de son CFE. Ce bien sûr, après avoir accompli toutes les démarches obligatoires, c’est-à-dire :
- Convocation des associés ou actionnaires à une assemblée générale extraordinaire.
- Modification des statuts.
- Publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales.
A lire également :
