Vous avez une micro-entreprise, une SARL, une EURL, une SELARL ou encore une SASU ? Des partenaires commerciaux ou une administration vous demandent souvent des extraits kbis ? Et vous ne comprenez pas pourquoi ? Si vous venez d’ouvrir votre entreprise, et que vous ne savez pas comment fournir un extrait kbis, nous allons vous éclairer sur le sujet dans la suite de cet article.
Quand faut-il obligatoirement fournir un extrait kbis ? ?
L’extrait kbis, aussi appelé extrait-K, est un document officiel du greffe du tribunal de commerce qui permet de justifier que l’entreprise a bien respecté son obligation d’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le registre est géré par les greffes des tribunaux de commerce sauf dans le Haut-Rhin, le Bas-Rhin, la Guyane, la Moselle, la Martinique et la Guadeloupe. Effectivement, dans ces départements, le registre est tenu par un tribunal judiciaire. Pour information, un extrait kbis ne peut être demandé qu’aux entreprises qui ont une activité commerciale. Ici, il s’agit des micro-entreprises et sociétés qui font du négoce de marchandises ou qui proposent des prestations de service de nature commerciale.
Pourquoi vous demande-t-on un extrait kbis ?
Un extrait kbispermet de prouver que la société a bien un statut juridique et qu’elle peut donc signer des contrats réglementés. Dans le cas où elle serait radiée du RCS, elle perd ce droit et la date de sa radiation sera bien mentionnée sur l’extrait kbis. Mais ce n’est pas tout, d’autres informations utiles apparaissent sur le document, comme :
- le numéro d’immatriculation de l’entreprise (SIREN) : il permet de trouver facilement la société ;
- le greffe de rattachement : cela permet de savoir à quel tribunal de commerce il faut s’adresser en cas de litige ;
- l’existence d’une possible procédure en cours : on parle ici d’une liquidation, d’un redressement judiciaire ou même d’une procédure de sauvegarde ;
- le statut juridique : en fonction de la forme juridique choisie, les responsabilités du dirigeant peuvent être limitées ou non.
Voilà pourquoi la plupart du temps on vous réclamera un extrait kbis de moins de 3 mois pour que toutes ces informations soient bien à jour. En général, les personnes qui vous demandent ce document officiel sont des professionnels comme les assureurs, les fournisseurs, les organismes financiers, etc. Parfois, les organismes publics qui lancent un appel d’offres en font aussi la demande.
Qui peut fournir ce document officiel ?
Une micro-entreprise peut fournir un extrait K, et une entreprise un extrait kbis. Pour cela, elle peut récupérer le document officiel sur un site spécialisé. Le service ne sera accessible qu'au représentant légal de l'entreprise qui devra s'identifier grâce à une pièce d'identité. La plateforme spécialisée va alors faire le rapprochement avec le nom de la personne qui aura été mentionné pendant l'enregistrement au RCS. Une fois la vérification terminée, le document sera disponible gratuitement, il suffit de télécharger l'extrait avant de l'imprimer. Un kbis peut aussi être directement communiqué par le greffe du tribunal de commerce ou par la plateforme en ligne Infogreffe.
Quel document fournir quand on a une entreprise non soumise à un kbis obligatoire ?
Il existe beaucoup d'entreprises qui n'ont pas d'extrait kbis, et qui ne peuvent donc pas fournir ce document, car ces sociétés ne sont pas rattachées au RCS. C'est par exemple le cas des artisans qui sont affiliés au Répertoire des Métiers via la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Cet organisme peut d'ailleurs fournir un extrait D1 qui présente des informations équivalentes à celles qu'on retrouve sur l'extrait kbis. En ce qui concerne les professions libérales, là aussi ces professionnels ne peuvent pas fournir un extrait kbis. À la place, ils peuvent présenter un avis de situation SIRENE qu'il faut récupérer sur le site de l'INSEE (le téléchargement est gratuit). Par ailleurs, ce document comporte moins d'informations qu'un kbis.
