Aujourd'hui, les entreprises se tournent de plus en plus vers la dématérialisation des documents. Des solutions adéquates existent pour gérer les suivis fournisseurs ou clients, etc., afin de faciliter les démarches bien souvent fastidieuses et lourdes. Dans ce cadre, opter pour l'automatisation des validations de congés permet de gagner du temps, augmentant ainsi la productivité. Le point.
Entreprises : automatisez la gestion des congés
L'automatisation du processus de gestion des congés via un logiciel dédié facilite les démarches aussi bien pour les employés que pour le service RH. En effet, les salariés saisissent eux-mêmes leurs demandes de congé et les ressources humaines les valident ou non.
Les logiciels de gestion de congés
Le service des ressources humaines bénéficie d'un soutien considérable pour la gestion des absences grâce aux différents logiciels dédiés. Ils s'adressent aux entreprises qui souhaitent automatiser les procédures administratives ainsi que la validation des demandes de leurs employés.
Grâce à ces nombreuses fonctionnalités, ce type de logiciel représente un allié de taille pour gagner du temps. Plusieurs solutions sont disponibles et vous pouvez accéder au logiciel RH qui vous permettra notamment de faire de la gestion documentaire, un suivi des temps, un on/offboarding RH, consulter des indicateurs RH analytiques.
Par ailleurs, l'outil permet également de gérer les demandes d'absences, de gérer de manière prévisionnelle les congés et d'exporter des données vers le service comptable. Un vrai gain de temps pour les équipes RH !
Le recours à un logiciel de gestion de congés
Un logiciel de gestion des congés contribue grandement au bon fonctionnement de votre entreprise. Pour les employés, il permet de bénéficier d'une meilleure autonomie pour obtenir des informations concernant les absences ou la prise de congés.
Le service RH est ainsi moins sollicité, car les salariés disposent des éléments nécessaires pour faire leurs demandes. Ce type de logiciel met à votre disposition un planning de présence en temps réel qui donne une vision globale de votre effectif. En accédant facilement et rapidement aux informations, vous êtes plus réactifs dans la prise de décision concernant les demandes de vos employés.
Le choix et les avantages d'un logiciel de gestion des congés
L'automatisation de la gestion des congés présente de nombreux avantages pour une entreprise. À noter que le choix du programme le plus adapté est essentiel pour simplifier les tâches au sein de l'entreprise et ainsi gagner en productivité.
Comment bien choisir votre logiciel de gestion des congés ?
Le logiciel de gestion des congés doit simplifier les processus de demandes d'absences ainsi que leur validation. Lors de votre choix, privilégiez un programme adapté à vos besoins et qui possède un circuit de validation sur différents niveaux.
Optez également pour un logiciel qui possède un planning de congés permettant d'envoyer les congés vers le service rattaché à la paie de manière automatisée. Pour finir, le logiciel doit posséder un contrôle ainsi qu'un cumul automatique des compteurs d'absences.
Les avantages de la gestion automatique des congés
Bien qu'elle soit indispensable, l'automatisation du suivi des congés ne requiert qu'un budget modeste. En outre, cet investissement est rapidement rentabilisé, car le logiciel est usité au quotidien et de manière active par les RH. Le résultat concret qui en résulte est la réduction significative du temps de traitement des demandes d'absences et de congés.
Un autre avantage est que le processus de validation se fait rapidement et simplement. Grâce au programme, vous êtes en mesure de visualiser les éléments nécessaires pour prendre une décision. Pendant que vous traitez une demande de congé, vous disposez en temps réel du planning de l'équipe dans laquelle l'employé se trouve, mais aussi de son solde de congés.
Par ailleurs, la gestion du personnel est une notion essentielle au bon fonctionnement d'une société. Dans ce cadre, un logiciel permettant de gérer les congés et les absences s'inscrit dans une démarche de bonification des performances de l'enseigne. Le service des ressources humaines gagne en outre en productivité, car cet outil est essentiel pour réaliser ses missions.
Le fonctionnement d'un outil de gestion de congés
Un logiciel de gestion des congés fonctionne de manière assez simple. Il est facile à utiliser autant pour le salarié que pour le manager et l'administrateur. À noter que le programme offre deux interfaces : celle qui est destinée au salarié qui y fera sa demande et celle qui est destinée à l'administration. Cette dernière est gérée par les ressources humaines qui valident ou refusent les demandes.
Comment fonctionne un outil de gestion de congés ?
La force d'un logiciel SIRH réside en partie dans sa souplesse de paramétrage ainsi que dans son organisation et son adaptabilité à l'entreprise. Qu'il s'agisse d'un logiciel Web ou d'un logiciel SaaS, un outil de gestion de congés est bien souvent accessible en ligne via une connexion internet et un navigateur.
Le principe est simple : chaque employé accède à son espace personnel, mais aussi à un périmètre étendu de données en fonction de son profil utilisateur. Le salarié a accès à ses demandes de congés, son compteur d'absences et son espace de données personnelles.
Le manager, pour sa part, accède à sa propre page ainsi qu'à celles des équipes dont la validation est à sa charge. Quant à l'administrateur, il a non seulement accès à l'ensemble des données, mais aussi au paramétrage.
Les autres fonctionnalités d'un dispositif de gestion de congés
Outre la demande et la validation d'un formulaire de congé, un outil de gestion de congés offre également d'autres services qui visent à réduire les contraintes quotidiennes. Ces derniers comprennent le self-service RH auquel accèdent tous les salariés de l'entreprise via le logiciel sur PC ou sur une version mobile.
Cet onglet permet de consulter en temps réel le solde de congés. Il donne également la possibilité de consulter les congés demandés par un membre de l'équipe ou d'utiliser un calendrier interactif.
Ce système est d'une grande utilité pour la planification des congés et des absences par rapport aux exigences de votre société. Le portail RH en mode administrateur est une autre interface qui permet le paramétrage par les RH en fonction des critères avancés par la direction.
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