Lorsque l'on envisage de créer sa propre entreprise, il faut suivre plusieurs étapes. Si la société songe à engager plusieurs personnes pour son fonctionnement, elle doit passer aux différents recrutements après s'être installée. Ensuite vient l'enjeu de la gestion de la paie. En effet, toutes les entreprises employant des salariés sont concernées par ce sujet. Pour connaître le moyen de simplifier la gestion de la paie de votre entreprise tout en obtenant plus d'infos sur cette activité, nous vous invitons à être très attentif à cet article.

Utiliser un logiciel spécifique pour mieux gérer la paie

Les grosses entreprises confient la gestion de leur paie à un expert-comptable afin qu'elles puissent consacrer tout leur temps à leur activité principale. Quant aux sociétés plus petites, elles ne peuvent pas ou ne veulent pas utiliser un service externalisé, d'où la nécessité d'un logiciel de paie. Ce logiciel spécifique vous sera d'une grande utilité en vous simplifiant la vie. Vous pouvez trouver le logiciel capable de répondre à vos besoins à travers les comparatifs en ligne comme celui d'appvizer.

L'atout majeur d'un logiciel de gestion de la paie est qu'il libère le gestionnaire de toutes les tâches pouvant être automatisées, et il bénéficie ainsi d'un gain de temps considérable. Il permet également de prévenir les éventuelles erreurs lors du traitement des salaires du personnel, chose qui arrive souvent avec les tableurs Excel surtout lors de l'évolution des taux de cotisation par exemple.

Principe de fonctionnement d'un logiciel de paie

Le logiciel de paie est un dispositif performant pouvant être proposé en deux options :

• En mode SaaS (Software as a Service) : le logiciel ne s'installe pas sur le matériel de l'entreprise. Il est installé directement sur les serveurs de l'éditeur informatique. L'avantage de cette forme d'installation c'est que vous pourrez accéder à vos données à distance et via n'importe quel appareil. D'ailleurs, les mises à jour se font de manière automatique. Vous n'aurez plus besoin de faire la moindre modification, le logiciel à distance s'en charge déjà tout en vous proposant une sécurisation optimale de toutes les données relatives à votre société. Le pré-paramétrage vous donne la possibilité d'utiliser le logiciel aisément même si vous n'avez pas des compétences particulières en gestion de paie.
• En monoposte : dans ce cas, le logiciel sera installé sur un ou plusieurs ordinateurs de l'entreprise. Avoir un logiciel sur poste permet d'être tout-à-fait autonome dans l'organisation des opérations de paie. Toutefois, vous serez obligé de prendre en charge des mises à jour par vous-même. De plus, vous devrez vous occuper du paramétrage de votre logiciel, un paramétrage qui requiert des compétences spécifiques en paie. Surtout, les sauvegardes des données devront se faire de manière régulière afin de prévenir les éventuels problèmes.

Le logiciel de gestion de paie permet à la fois la gestion administrative du personnel et la gestion courante de la paie. Parmi ses fonctions, il y a :

• La saisie et le calcul du salaire
• La télé déclaration des DSN (déclarations sociales nominatives)
• L'intégration programmée des écritures de paie dans la comptabilité de l'entreprise
• L'établissement et l'édition des bulletins de paie
• La tenue d'un registre du personnel
• La gestion de temps
• L'édition de tableaux de bord permettant de suivre l'évolution de la masse salariale
• La réalisation de divers documents tels que les contrats ou certificats de travail, …
• L'exécution de la DADS (déclaration annuelle des données sociales)
• La gestion des congés payés
• …

Bien choisir son logiciel de paie

Le logiciel de paie vous sera indispensable, mais il faut choisir celui qui vous convient le mieux. Quelques critères doivent être pris en compte avant de se lancer dans l'achat d'un tel logiciel.

Les besoins de la société

Afin de trouver le modèle correspondant à votre entreprise, définissez en amont vos besoins. Ainsi, vous pourrez connaître les fonctionnalités que vous attendez du logiciel.

Les mises à jour

Comme tout autre logiciel, le logiciel de gestion de paie nécessite une mise à jour périodique. Ceci dans le but de pouvoir maintenir le cadre légal de l'établissement des salaires. Alors, le fournisseur doit vous proposer ces mises à jour.

La praticité

Le logiciel de paie doit vous faciliter la vie ! Donc, il doit être doté de fonctionnalités intuitives et se manipuler facilement.

Le prix

Pour un logiciel complet sur poste, le tarif peut aller de 1 000 à 3 000 €. Même si le prix s'avère plus abordable, sachez que vous serez obligé de prévoir un autre budget pour les nombres de mises à jour dont vous devrez avoir besoin. Si vous optez pour un logiciel de paie en ligne, le paiement se fait par abonnement mensuel et vous serez épargné des frais de mises à jour.

La formation au logiciel

Normalement, les fournisseurs de logiciel de paie donnent une formation de courte durée sur la prise en main du logiciel. Alors, n'hésitez surtout pas à poser toutes les questions relatives au fonctionnement du programme. Cela vous permet de maîtriser parfaitement le logiciel tout en évitant de commettre des erreurs. Idéalement, vous pourrez vous former avec quelques collaborateurs. De cette façon, c'est sûr que vous ne vous mettrez pas en difficulté en utilisant le dispositif.

Gestionnaire de paie : ce que dit la loi

La gestion de la paie est une responsabilité incombant à la direction des ressources humaines et au service comptable. Ces deux entités doivent assurer l'engagement de l'employeur vis-à-vis de ses obligations légales et administratives envers les différentes administrations et organismes supplémentaires tels que l'URSAFF, l'Assedic, le Pôle emploi…

Les modèles du contrat de travail devront être réévalués selon les règlementations et les barèmes en vigueur. Ainsi, voici vos obligations :

• La rémunération moyenne de vos employés doit correspondre au salaire le plus bas fixé par le SMIC et une réactualisation devra avoir lieu chaque année
• Le droit social doit être appliqué et la législation en vigueur concernant le calcul des heures supplémentaires respectée
• Vous devrez vous mettre à jour en termes de formation professionnelle avec la mise en œuvre du compte personnel d'activité (CPA)
• Vous devrez mettre en place la réduction Fillon. Il s'agit d'une réduction générale qu'il faut appliquer sur les cotisations patronales d'invalidité-décès, d'assurances maladie, d'accidents du travail…

Que vous possédiez une start-up ou un PME, le logiciel de paie vous sera d'une grande utilité. Nous vous avons donné toutes les informations nécessaires. Ainsi, il ne vous reste plus qu'à faire le bon choix !

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