La prise de congés est souvent un véritable casse-tête pour les managers dans l’entreprise. Certains employés ont tendance à toujours retarder leur départ en vacances. D’autres souhaitent souvent partir quand ce n’est pas possible du fait de l’activité. Enfin, il faut arbitrer les demandes lorsque plusieurs personnes veulent partir à la même période. Tout cela complexifie considérablement la tâche du manager au quotidien. Pourtant, il existe des méthodes efficaces pour optimiser la prise des congés comme vous allez le découvrir ci-dessous.

Planifier à l’avance

En général, les problèmes se posent lorsque les employés émettent leurs souhaits à la dernière minute. C’est à ce moment-là que les conflits peuvent naître. En effet, plusieurs facteurs peuvent remettre en cause la prise de congés à la dernière minute :

• D’autres employés du service sont déjà absents.
• L’activité est trop forte pour permettre des absences.
• L’entreprise a des projets en cours qui nécessitent la présence impérative de l’employé qui souhaite s’absenter. En clair, il n’est pas possible de le remplacer au pied levé.

En demandant aux employés de planifier leurs absences à l’avance, on limite la pose anarchique à la dernière minute. On ne pourra jamais l’empêcher complètement comme il y a toujours des imprévus mais cela encouragera les employés à réfléchir à leurs besoins à l’avance. Cela crée un cercle vertueux qui facilite ensuite l’organisation de l’entreprise.

Pour faciliter la planification des congés, il est possible de déployer un logiciel de gestion des congés et absences. Ce type de logiciel est bien pratique car il permet aux employés comme aux managers d’avoir une visibilité sur le planning de l’équipe en temps réel. Ainsi, lors de la pose, l’employé peut vérifier que ses collègues seront là pour couvrir son absence. Et le manager peut valider (ou refuser) les demandes en toute connaissance de cause. Cela permet également de dater les demandes de façon précise et ainsi d’appliquer la règle du « premier arrivé, premier servi » de façon juste et équitable sans aucune contestation possible.

Limiter les possibilités de report

Certains employés ont tendance à cumuler les jours de congés. Ils attendent le mois de mai pour poser leurs jours et comme tout le monde ne peut pas partir en même temps au mois de mai, ils demandent la possibilité de reporter leurs jours non pris sur la période suivante. Si l’entreprise a la possibilité d’octroyer à titre exceptionnel cette souplesse, ce n’est en rien un droit acquis. L’employé doit régulièrement poser des congés et s’organiser de façon à ce que son compteur de congés et de RTTs soit à zéro en fin de période de prise. Si pour des raisons de service, il n’a pas été en capacité de prendre tous ses jours, l’employeur peut lui accorder la possibilité de les prendre durant les semaines qui suivent la fin de la période mais ce n’est pas automatique. En fait, cela doit se gérer au cas par cas.

Il est essentiel d’informer les employés du fait que les jours non pris en fin de période sont normalement perdus. Par défaut, ils ne sont ni payables ni reportables. Bien entendu, il faut faire preuve de souplesse pour accommoder les situations particulières mais cela ne doit en aucun cas devenir une règle non écrite qui s’applique chaque année. Cela désorganise régulièrement la vie de l’entreprise, sans parler de l’impact sur les comptes financiers de l’entreprise des compteurs de congés qui explosent.

Rappeler qu’en matière de congés, l’entreprise décide

Dans la pratique, les entreprises ont pris pour habitude de laisser à leurs salariés l’initiative de poser leurs congés en fonction de leurs besoins. Mais la règle est qu’en matière de congés payés, c’est l’employeur qui décide (voir : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2258). Concrètement, cela veut dire que l’employeur peut imposer des dates de congés aux salariés, notamment en cas de fermeture de l’activité. Il a aussi la possibilité de refuser une demande d’absence lorsque celle-ci n’est pas compatible avec l’organisation des projets en cours.

Attention, chaque employé a le droit aux congés. Donc il ne faut surtout pas refuser des congés pour sanctionner un mauvais comportement ou une sous-performance. Les congés permettent aux employés de recharger leurs batteries. Ils doivent donc être pris de façon régulière et l’entreprise doit tout mettre en œuvre pour faciliter cette prise. Une entreprise qui refuserait systématiquement les congés sans motif valable pourrait voir sa responsabilité engagée à un moment.

Et puis, les congés sont également un facteur de motivation. Si les employés savent qu’ils peuvent facilement prendre des congés et que l’entreprise est souple à ce niveau-là, ils seront bien plus motivés que si la prise de congés engendre à chaque fois de nombreuses discussions.

Tout cela doit rester fluide pour être efficace. C’est pourquoi il faut fixer des règles claires et simples :

• Demander aux employés de poser leurs congés au moins X semaines à l’avance, en particulier pour les absences d’une durée supérieure à quelques jours.
• S’organiser pour permettre à un employé absent d’être secondé par un autre employé.
• Limiter les possibilités de reports de jours non pris en fin de période.

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