Les enjeux de bien gérer les congés et absences au sein d’une entreprise sont de plusieurs ordres. C’est indispensable pour obtenir un calendrier de congés clair, pour éviter les erreurs de calcul des frais de congés et pour bien suivre la présence et l’absence des travailleurs. Il faut également souligner que les entreprises ont un grand intérêt à simplifier le processus de demande de congés aux employés pour pouvoir réinvestir le temps gagné dans des activités à forte valeur ajoutée. Pour atteindre cet objectif, voici quelques astuces efficaces.
Faire preuve d’anticipation
Lorsque vous ne comptez que trois ou quatre employés au sein de votre entreprise, vous avez la possibilité d’organiser des vacances d’été à la dernière minute sans grandes difficultés. Mais dès que vous atteignez un certain effectif, ce n’est plus possible. À cet effet, étant donné que les congés sont généralement octroyés en période estivale, il est recommandé de les anticiper dès le mois d’avril. Ainsi, vous pourrez définir plus facilement les critères d’ordre de départ et pourrez mettre en place un bon planning. Pour vous faciliter la vie, vous pouvez vous tourner vers un logiciel GTA. Ces outils sont des solutions digitales qui facilitent la gestion des absences et font gagner du temps aux services RH.
Disposer d’un process clair et compris par tous
Il revient au service RH de gérer les congés et absences au sein d’une entreprise, car il maîtrise parfaitement les procédures à suivre. Ce qui n’est pas le cas des autres employés et du chef d’entreprise. Il est donc récurrent que chaque année, le RH soit sollicité pour rappeler le fonctionnement et la législation applicable aux congés. Il est confronté à de nombreuses questions au nombre desquelles vous avez :
- Quel est le solde de congés ? ;
- Lorsqu’un jour férié tombe pendant les congés, que faut-il faire ? ;
- Comment faire une demande ? etc.
Si vous voulez éviter de répondre constamment à ces questions, vous devez mettre en place un process clair et transparent. En dehors d’éradiquer les incertitudes auprès des employés, ceci vous permet de gagner du temps.
Communiquer
Une mauvaise communication peut provoquer des tensions entre les managers et les travailleurs. Pour éviter cela, il est recommandé de tracer les demandes de congés. Pour ce faire, il est indispensable de définir votre stratégie de communication en répondant à un certain nombre de questions.
Il s’agit tout d’abord de : comment les employés doivent-ils soumettre leurs demandes de congés ? À partir d’un logiciel interne, par mail ou via un tableur Excel ? Ensuite, comment les demandes sont-elles validées, et par qui ? Enfin, sous quel délai les demandes sont-elles traitées ? Une fois que vous avez établi votre ligne éditoriale, vous devez en faire part aux employés.
Définir des règles d’arbitrage équitables et objectives
Il est d’une grande nécessité de définir des critères d’ordre de départ en congés équitables pour éviter d’éventuels conflits dans l’entreprise. Il s’agit simplement de ne pas privilégier certains collaborateurs au détriment des autres. À cet effet, vous devez penser à vérifier si une convention collective prévoit des critères d’ordre particuliers avant de définir votre procédure d’arbitrage.
Par ailleurs, il faut préciser que le Code du travail impose un certain nombre de critères à prendre en compte pour l’établissement des départs de congés. C’est le cas de la situation familiale, l’ancienneté, l’activité chez un autre employeur… En dehors de ceux-ci, vous êtes libre de définir les critères que vous voulez en tenant compte des spécificités de la société.
En résumé, il y a de nombreux enjeux pour lesquels il est indispensable de bien gérer les congés et les absences au sein d’une entreprise. À cet effet, pour une gestion optimale de ces derniers, il est indispensable de faire preuve d’anticipation, de disposer d’un process clair et compris par tous. À ceux-ci s’ajoutent une bonne communication et la définition des règles d’arbitrage équitables.
