La communication orale est la clé de toute bonne entente. Lorsqu'il s'agit de communication en entreprise, on ne se limite pas aux différents outils qui remplacent l'interaction humaine. Tous les collaborateurs sont appelés à communiquer au quotidien, à commencer par les dirigeants jusqu'au personnel. Quelle stratégie adopter pour maîtriser l'art de la communication en entreprise ? On vous livre la réponse dans cet article.
Les compétences nécessaires des cadres et des dirigeants
Selon le célèbre manager américain Chester Barnard, la communication occupe 25 % du temps d'un dirigeant. En effet, peu importe son rôle au sein de l'entreprise et le nombre d'employés qu'il doit gérer, le dirigeant est toujours amené à communiquer dans diverses situations professionnelles.
La prise de parole d'un dirigeant de société au cours de sa carrière est variée. Cela peut être :
- la communication interpersonnelle,
- la prise de parole en interne (il s'adresse uniquement à son personnel),
- l'échange et le dialogue entre partenaires ou collaborateurs,
- la commercialisation d'un produit,
- la communication de masse.
Communication : se former à la prise de parole en public
Le dirigeant est ainsi appelé à effectuer tout un champ communicationnel et surtout à le maîtriser de façon efficace. Pourtant, on ne naît pas entrepreneur. On le devient. D'où l'importance d'une formation de prise de parole en public qui s'adresse aux dirigeants et aux cadres de société. Le but ? Créer une meilleure connexion avec le récepteur via un message efficace, important et surtout facile à mémoriser. Il est ainsi nécessaire d'optimiser des éléments tels que le taux de mémorisation, la stratégie de communication et l'impact du message.
Bien que le métier forge ces personnalités à expérimenter différentes situations communicationnelles, il existe quelques astuces et techniques que l'on acquiert au cours d'une formation. Elles aident les dirigeants et les cadres à maîtriser la prise de parole en public.
L'importance de la notion de leadership
En tant que chef d'entreprise, chef de département ou chef de service, vous devez instaurer un bon rapport avec votre personnel. L'exemple vient d'en haut, et c'est en ayant une relation professionnelle positive avec vos employés que la performance de votre équipe peut augmenter.
En effet, cet environnement professionnel crée chez l'employé un fort sentiment d'appartenance, ce qui l'emmènera à s'impliquer davantage dans ses tâches.
Attention ! Une bonne relation entre N (dirigeant) et N-1 (employé) ne veut pas dire copinage. C'est là qu'on peut distinguer un bon leader d'un mauvais. Instaurer un environnement professionnel agréable où tous les collaborateurs peuvent se sentir à l'aise est assez complexe. Cette démarche nécessite une grande expérience. D'où l'importance capitale d'une bonne base sur les principes du leadership.
L'art de savoir impliquer les collaborateurs au sein de l'entreprise
Même si vous avez des collaborateurs compétents, sans une bonne motivation, vous n'obtiendrez aucun résultat positif de leur part. En effet, le concept est simple : toute collaboration humaine a besoin de motivation. Voici comment vous pouvez impliquer vos collaborateurs à travers la maîtrise de la communication.
La définition des objectifs
Lorsque votre entreprise travaille sur un projet, vous devez faire en sorte que l'équipe ait le sentiment qu'il s'agit non pas d'un projet de la société, mais de toute l'équipe. Ce sentiment d'appartenance naît d'une communication ainsi que des actions efficaces des leaders.
Avant tout, définissez les objectifs du projet et partagez-les avec vos collaborateurs. Ainsi, vous attribuerez les missions en fonction des compétences ou des postes de chacun. Attention toutefois à ne pas négliger les suivis. Si vous montrez un grand enthousiasme au début de la mission et que cette énergie se perd au fil de l'eau, cela pourrait influer sur la performance de vos collaborateurs.
L'encouragement de l'équipe
Le fait d'encourager l'équipe sert grandement à booster sa motivation. Plus de 25 % des employés reconnaissent que l'encouragement de la part du dirigeant est un excellent leitmotiv pour accomplir un projet professionnel avec brio. Le chef d'entreprise doit savoir encourager la créativité, les efforts, les performances et surtout le travail bien fait.
La reconnaissance constitue également un excellent point pour motiver l'équipe. Prenez le temps d'encourager les efforts fournis et le travail réalisé par chaque membre de votre équipe. Vous verrez, vos collaborateurs considéreront ce geste comme étant une récompense intellectuelle et humaine.
Incitez la communication entre les membres de l'équipe
Pour que le travail fonctionne correctement et que vous puissiez obtenir le résultat escompté, il est plus qu'important de privilégier la communication entre les collaborateurs. C'est le rôle du dirigeant de savoir inciter le personnel à communiquer.
Le leader est aussi appelé « chef d'orchestre ». Ainsi, vous aurez comme principale tâche de connecter tous les concernés par un même projet et de les inciter à prendre des initiatives dans ce sens.
Les outils pour optimiser la communication au sein de l'entreprise
Chaque entreprise détient ses propres outils et méthodes de communication interne, atout majeur de chaque structure. Ils ont été mis en place afin de fluidifier et simplifier les échanges. Voici quelques exemples d'outils de communication efficaces en interne.
L'email, outil incontournable de communication en entreprise
L'email est un excellent outil de communication. Il permet des échanges professionnels entre les collaborateurs. On le recommande d'ailleurs pour l'envoi de fichiers standards et non lourds ainsi que pour les échanges textuels. Cependant, cet outil rencontre des limites sur plusieurs points.
Les messages instantanés
Certaines entreprises ont développé un outil de communication propre à la société qui permet de communiquer instantanément via intranet. D'autres reprennent et utilisent les messageries instantanées que nous retrouvons quotidiennement.
Dans tous les cas, cet outil favorise une meilleure communication entre les collaborateurs, voire même avec certains partenaires. Par contre, il est moins adapté pour une communication externe et/ou un envoi de fichier professionnel.
La newsletter
Toute entreprise qui se respecte se doit de produire une newsletter en interne. Ce moyen s'adresse à tout le personnel, et ce, dans un but purement informatif. Ainsi, toutes les nouvelles et informations concernant l'entreprise peuvent figurer dans la newsletter.
