L’ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel, en ligne ou installé, qui permet de centraliser toutes les données administratives de l’entreprise. Il consiste donc en une plateforme collaborative à laquelle ont accès tous les collaborateurs de l’entreprise, afin de partager des informations et de fluidifier les processus de gestion. Beaucoup d’entreprises, notamment celles qui ne comptent pas beaucoup de collaborateurs, hésitent encore à l’adopter, car implanter un ERP prend du temps et demande des efforts d’adaptation à toute l’entreprise. Et pourtant, l’ERP peut vous apporter de réels bénéfices.
Minimiser les erreurs de gestion
L’objectif d’un ERP est avant tout l’organisation de l’entreprise. Avec ce type de logiciel, l’entreprise sera capable de planifier l’utilisation de ses ressources, de partager des informations entre les différents services, de gérer sa facturation ou encore l’aspect RH (fiches de paye, congés, contrats de travail, recrutement…).
Installer un ERP permettra donc à votre entreprise de mieux s’organiser et surtout de faciliter la communication entre les différents services. Les informations étant plus accessibles, on évite les erreurs de lecture et les conflits : chaque service accède à la même information au même moment.
De même, un ERP comme celui d’Integral, permet de rationaliser les processus de l’entreprise, en automatisant les tâches fastidieuses (la facturation, la gestion des contrats de travail, la lecture des CV, etc.). Résultat : les erreurs liées à un travail administratif trop répétitif disparaissent, avec tout ce que cela implique sur la performance de l’entreprise !
Gagner du temps
Installer un ERP est également un gain de temps considérable. En effet, toutes les tâches qui prennent du temps au quotidien, empêchant les collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier, sont automatisées. C’est le cas par exemple des saisies : lorsque les employés doivent saisir leurs temps, effectuer une demande de congés, ou encore remplir leur agenda, ils ne sont pas concentrés sur leur travail. Avec un ERP, le tout se fait en quelques secondes, sur une seule plateforme, sans avoir besoin de se déplacer chez la responsable RH ou d’attendre une validation.
Ce système permet également d’éviter les doublons de saisie, puisque toute l’information est centralisée : par exemple, si un commercial a renseigné sur la plateforme les données d’un prospect, les autres commerciaux pourront y accéder et cela évitera qu’ils ne perdent du temps à les saisir à nouveau.
Enfin, avec un ERP, il est plus facile de maîtriser les délais. Les ERP disposent d’agendas personnels pour les collaborateurs, synchronisés et associés aux agendas des autres collaborateurs, avec la possibilité d’ajouter des événements récurrents. Toutes les deadlines sont centralisées dans la plateforme, et le collaborateur n’aura plus à jongler entre ses mails, ses post-it et son agenda pour se rappeler qu’il a une tâche à terminer !
Accroître sa productivité
Installer un ERP vous permettra de gagner du temps, mais aussi de gagner de l’argent. En effet, les logiciels ERP permettent d’accroitre considérablement les performances de l’entreprise et d’en accélérer le développement. En effet, puisque l’ERP permet de gagner du temps, il permet aussi de raccourcir les cycles de gestion et le temps nécessaire à la prise de décision, puisque les services communiquent plus facilement entre eux et que les délais sont plus facilement respectés. L’entreprise en sera alors plus réactive, et plus efficace.
De plus, l’ERP concerne toutes les fonctions clés de l’entreprise : la gestion des missions, la facturation, l’aspect RH, le planning, le CRM, ou encore l’approvisionnement et la gestion des stocks. Un tel logiciel permet donc à l’entreprise d’avoir une vision globale sur sa gestion et ses processus, un facteur de performance indéniable.
Améliorer la motivation des employés
Parce que l’ERP nécessite que les collaborateurs s’impliquent dans les processus de l’entreprise, en saisissant leurs temps, leurs congés, ou encore leurs notes de frais, il permet d’améliorer leur motivation. De nombreuses études ont montré que l’implication d’un salarié dans son entreprise joue un rôle majeur dans sa motivation.
De même, on a aussi démontré que si le collaborateur est autonome dans son travail, il en sera plus motivé. Or, l’ERP permet à l’employé de gagner en autonomie. Par exemple, pour demander un jour de congé, il n’aura plus besoin d’attendre plusieurs jours la validation de son responsable RH : il lui suffit de déposer la demande dans le logiciel, et il recevra directement un mail lorsque la demande sera validée par son responsable. De son côté, le responsable sera prévenu par un mail ou un indicateur qu’il a des demandes de congés à traiter : plus aucun risque qu’il n’oublie de les valider !
Signaux qui montrent que vous avez besoin d’un ERP
Selon Microsoft, vous avez besoin d’un ERP si :
- Les fonctionnalités de base de votre logiciel de gestion actuel ne suffisent pas pour vous développer
- Vous utilisez des systèmes différents
- Vous ne parvenez pas à répondre aux attentes des clients
Conclusion
Pour résumer, installer un ERP en 2020 vous permettra de booster la performance de votre entreprise grâce à une meilleure communication et organisation, mais aussi grâce au gain de temps qu’un tel logiciel peut apporter. D’autant plus que moderniser les processus de gestion va permettre d’accroitre la motivation de vos collaborateurs, un bon point pour la performance individuelle !
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