La transformation numérique des entreprises a connu un coup d’accélération considérable ces deux dernières années. Au-delà du télétravail qui s’est pratiquement démocratisé, les PME ont vu le recours au digital s’accentuer. D’ailleurs, les programmes et logiciels utilisés se sont multipliés devenant parfois contreproductifs. Et si l’ERP était la solution ? L’adoption cet outil centralisé s’avère incontournable pour franchir un cap, gagner en efficacité et se positionner dans la reprise économique. Pourquoi investir dans un ERP pour PME ? Quels en sont les réels avantages ? Éléments de réponse.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Le progiciel de gestion intégré, plus connu sous l’acronyme ERP pour « Enterprise Ressource Planning », est un logiciel de gestion tout-en-un. Il connecte les différents départements d’une entreprise pour organiser les informations, harmoniser la communication et in fine, rendre leur collaboration plus efficace. Cela en s’appuyant sur une base de données centrale. Concrètement, l’ERP a vocation à remplacer ou tout du moins, unifier les outils de gestion des ressources humaines et de relation client, mais aussi gestion de production, logistique, commerciale et même la comptabilité. La démarche de mise en œuvre d’une solution ERP dans une PME nécessite une profonde réflexion, car avant de porter ses fruits, elle bouleversera d’abord les process et les habitudes des collaborateurs concernés.
Il faut savoir que selon les dernières statistiques, 88% entreprises considèrent que l’implémentation de leur ERP a été un succès.
Pourquoi mettre en place un ERP dans une PME ?
S’il ne l’a pas choisi dès la création de son entreprise, tout dirigeant est, un jour ou l’autre, confronté à la question : faut-il adopter un ERP pour sa PME ? Lequel choisir ? Quel budget y consacrer ? En effet, dans sa phase de croissance ou de relance, l’entreprise a besoin d’optimiser ses ressources et ses processus. Cela passe aujourd’hui par l’unification des outils de gestion et les systèmes ERP répondent précisément à cette attente.
Progiciel de gestion intégré : un seul outil pour plus d’efficacité
Le plus souvent, les PME utilisent une multitude de feuilles de calcul et applications en tout genre, en ligne ou sur un serveur interne, y compris au sein d’un même département. De plus, ceux-là ne communiquent pas entre eux. Sans oublier que le temps perdu en saisie est considérable. En misant sur un logiciel unique, la PME dispose alors d’une sorte de tableau de bord depuis lequel l’on accède à divers rapports en temps réel. Les informations peuvent notamment être croisées afin d’exporter des statistiques et des rapports plus précis. Ainsi, les ajustements se font plus vite et les prises de décision plus pertinentes. À la clé : plus d’anticipation et de réactivité. Mieux encore, les collaborateurs pourront se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée grâce au gain temps.
ERP pour PME : un meilleur système de planification, plus de productivité
Dans des marchés de plus en plus concurrentiels, la compétitivité d’une PME est un élément essentiel de son succès. Une solution ERP booste les performances de la chaine de production de l’entreprise. C’est un outil de planification puissant capable de calculer les volumes, le rythme, mais également d’optimiser les ressources et les flux de travail en temps réel. D’ailleurs, cela contribue à augmenter les marges opérationnelles de l’entreprise.
Améliorer la collaboration en interne et en externe de l’entreprise
De nos jours, ce ne sont pas les réseaux et canaux de communications professionnels qui manquent. L’information arrive de partout, souvent dans un fonctionnement en silo ou alors, elle part dans tous les sens. L’enjeu est de structurer, harmoniser et fluidifier les échanges pour que l’ensemble des services connexes soit directement et automatiquement atteint. Commerciaux, départements des ressources humaines, production, logistique, finances, tous peuvent s’appuyer et prendre des décisions basées sur des données communes et centralisées. L’ERP contribue assurément à mettre en œuvre le partage de connaissances et l’intelligence collective. D’ailleurs, le module gestion de projet figure parmi les plus prisés par les entreprises.
L’ERP pour renforcer la relation client d’une PME
La fonction CRM (système de gestion de la relation client) est une fonctionnalité majeure des solutions ERP. Bien sûr, il existe des logiciels CRM performants, mais un CRM intégré ou couplé à un système ERP sera plus efficient pour le marketing et la vente. L’objectif est toujours de prendre les meilleures décisions stratégiques au moment opportun grâce aux informations collectées de part et d’autre des différents départements. Ainsi, les services marketing et prospection de l’entreprise sauront gérer et animer son portefeuille clients en exploitant des rapports et indicateurs précis.
Comment profiter pleinement des avantages que l’ERP apporte à l’entreprise ?
L’adoption d’un ERP pour PME est un réel investissement. Le choix du logiciel et son exploitation doivent s’inscrire dans la stratégie de développement de l’entreprise à moyen et long terme et mérite donc de véritables réflexions. Il faut savoir que plusieurs progiciels de gestion intégrée ont été développés en deux décennies. De même, différentes technologies sont utilisées.
Au vu des couts relatifs à l’implantation d’un logiciel ERP adapté aux PME et du temps nécessaire à sa prise en main, comprenant la formation des utilisateurs, la première étape consiste à définir la solution réellement adaptée à l’entreprise.
Pour y parvenir, voici quelques phases clés :
- Mettre à plat tous les processus au sein de l’entreprise
- Fixer les objectifs du projet ERP (réduction des coûts, simplification des tâches, amélioration de la relation client et des collaborations, meilleure logistique, etc.)
- Déterminer les modules ERP ou fonctionnalités utiles à l’activité
- Définir les indicateurs ou KPI que l’on souhaite suivre
- Désigner les référents et les principaux utilisateurs au sein des départements
- Planifier l’implantation du logiciel et la formation des collaborateurs
Dernière question et non des moindres, dans quel type d’ERP investir ? En effet, il y a le choix :
- ERP généraliste ou ERP métier (plus adapté au secteur d’activité)
- ERP en mode cloud ou hébergé sur son propre serveur
En conclusion, les avantages d'un progiciel de gestion intégré sont indéniables. Cela est même crucial pour l'avenir des entreprises. Toutefois, implanter une ERP au sein d’une PME est une démarche qui nécessite de nombreuses réflexions pour en tirer tous les bénéfices. Le cout, bien que capital à la mise en place et lors des maintenances, n’est pas forcément le premier critère.
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