Lorsque l’on dirige une entreprise, il arrive très souvent que les employés doivent sortir du bureau pour accomplir une mission. Ils doivent se rendre sur le terrain, rencontrer un client, faire de la prospection… La vie professionnelle ne se déroule pas uniquement entre quatre murs. Durant ces moments, vos employés sont amenés à se déplacer, à se nourrir, le tout dans le cadre d’une mission qu’ils remplissent pour vous. Ces dépenses sont donc à la charge de l’entreprise, ce sont les fameuses notes de frais. Ces notes sont encadrés par la loi, pour éviter toute malversation de la part de l’employé mais aussi de l’employeur, on vous en dit plus sur l’aspect juridique des notes de frais.
Quand peut-on parler de notes de frais ?
On parle de notes de frais lorsque l’employé est amené à dépenser son argent personnel au nom de son entreprise. Cela implique souvent des repas, des déplacements, des frais de logement… Dans ces cas-là, il est tout à fait normal que l’employé se fasse rembourser par son entreprise. Il doit néanmoins justifier que cet argent dépensé, l’a été dans un cadre professionnel. Généralement à chaque règlement effectué, l’employé doit demander une facture ou une quittance qu’il remettra à son employeur qui pourra alors lancer le processus de remboursement.
Les délais pour l’employé et l’employeur
Alors que dit la loi ? Le remboursement des frais professionnels est soumis à une prescription de cinq ans. Cela peut paraitre très long mais l’on parle ici de date limite, dans la réalité nous sommes très loin de ça. Généralement, par règlement interne, l’entreprise impose un laps de temps aux employés pour fournir tous leurs justificatifs de paiements. Attention, si l’employé ne respecte pas ce laps de temps, d’après un arrêt de la cour de cassation, l’entreprise peut se permettre de ne pas rembourser l’employé. Une fois les justificatifs fournis, en moyenne une entreprise met un mois à rembourser. Certaines entreprises attendent le mois suivant pour ajouter le remboursement au salaire versé. La loi impose le remboursement, si les justificatifs sont fournis, elle reste néanmoins assez évasive sur les délais de remboursement. Ce délai est propre à chaque entreprise.
Des justificatifs à garder, ils intéresseront l’Urssaf
Il est impératif pour une entreprise de conserver les justificatifs fournis par les employés. D’une part, ils permettent à l’employeur de bien vérifier que les frais nécessitent un remboursement d’autre part, ces justificatifs peuvent intéresser de près l’Urssaf. En effet, le remboursement des notes de frais est exonéré de charges sociales. Vous l’aurez compris, certains employeurs mal intentionnés peuvent utiliser de fausses notes de frais pour compléter un salaire et ainsi échapper aux taxes. Il est donc impératif que votre service comptabilité puisse fournir tous les justificatifs afin d’éviter les ennuis.
Les notes de frais sont monnaie courante dans le monde de l’entreprise mais elles n’en restent pas moins réglementées. Demandez à vos employés de fournir leurs justificatifs dans un délai court, conservez les et faites en sorte d’activer le remboursement dans le mois qui suit pour assurer le bon fonctionnement du processus.
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