En tant que dirigeant d'entreprise, vous êtes contraint de tenir des comptes rigoureux. Pourquoi ? Car ils permettent de prouver la bonne gestion de votre entreprise, en plus de faire le point sur votre situation. La clôture de vos comptes, qui arrive à la fin de chaque exercice comptable, en est l'élément central en plus d’être obligatoire. On vous explique tout ce qu'il faut savoir dessus avec un focus particulier sur le rôle du commissaire aux comptes.
Qu’est-ce que la clôture des comptes ?
orsque vous dirigez une entreprise, vous devez non seulement tenir des comptes réguliers tout au long de l’année, mais également les clôturer une fois celle-ci achevée. La clôture des comptes est en effet une procédure comptable obligatoire qui consiste pour une société à conclure son exercice comptable, c’est à dire l’ensemble de ses enregistrements comptables de l’année.
La clôture des comptes est encadrée par la loi, et correspond juridiquement à l’obligation pour une entreprise commerciale de rendre ses comptes sociaux publics en les déposant auprès du Registre des commerce et des sociétés (RCS).
En clair, la clôture des comptes permet de mettre un point final à l'année qui vient de s’écouler pour pouvoir entamer la suivante. Cette clôture concerne quasiment toutes les formes juridiques de société, et ne doit pas être négligée. En cas de non-respect des délais ou de délits comptables, votre entreprise s’expose à de lourdes sanctions.
Information importante :
Seules deux formes d’entreprises sont exemptées de clôture des comptes : les Entreprises Individuelles (EI) et les Société Civiles Immobilières (SCI). Les EIRL (hors régime micro) restent concernés par la procédure de clôture des comptes.
Généralement fixée au 31 décembre, la date de la clôture des comptes est, à l’exception des professions libérales, à votre libre choix en tant que dirigeant. Ce choix peut être fait au moment où vous créez votre société, tant que l’exercice comptable défini comporte bien 12 mois. Cette variante est notamment utile pour les entreprises dont l’activité est soumise à une saisonnalité particulière.
Il est important d’anticiper votre clôture comptable. Le travail est conséquent : il vous faut rassembler toutes les pièces justificatives de l’ensemble des opérations comptables (tout enregistrement d’un flux commercial, économique ou financier dans vos comptes) effectuées dans l’année. Cela peut s’avérer très fastidieux si vous ne vous êtes pas organisé en amont pour centraliser ces informations.
Pour mener au mieux votre clôture, nous vous conseillons de :
- Tenir tout au long de l’année un registre des pièces justificatives. Il vous fera gagner un temps précieux au moment de la clôture de vos comptes.
- Faire d’une pierre deux coups en profitant de la clôture comptable pour calculer vos bénéfices de l’année. Vous pouvez les déclarer dans la foulée à l’administration fiscale, puisque celle-ci doit être faite dans les 3 mois suivant la clôture.
- Saisir l’occasion pour faire le bilan de votre activité annuelle, la comparer avec les années précédentes et établir les grandes lignes de développement futur : investissements, redéfinition des budgets, gestion des ressources humaines, etc.
Le commissaire aux comptes : de qui parle-t-on ?
Pour effectuer la clôture de vos comptes, vous devez dans certains cas nommer un commissaire aux comptes (CAC). Professionnel de la comptabilité, le CAC intervient dans le but d’apporter son regard neutre et indépendant sur la conformité de vos comptes avec les normes légales en vigueur. Lorsqu’il est nommé auprès de votre entreprise, il obtient un mandat de 6 ans renouvelables ou 3 ans s’il s’agit d’une nomination volontaire (c’est-à-dire par décision des associés).
La nomination d'un commissaire aux comptes est obligatoire si votre exercice comptable (de l’année précédente) a dépassé deux des trois seuils suivants :
- 4 000 000 € de bilan
- 8 000 000 € de chiffre d’affaires hors taxe
- 50 salariés.
À noter : il existe des seuils différents pour les sociétés civiles comme la SCPI ou encore les quelques sociétés civiles dont l’activité est commerciale.
Lorsque votre entreprise dépasse ces seuils au cours de votre exercice comptable, l’obligation de nommer un CAC sera effective seulement pour l’exercice suivant.
Information importante
Le non-respect de cette obligation légale vous expose à une peine de 2 ans d’emprisonnement et 30 000 euros d’amende.
Enfin, le mode de désignation du CAC dépend du statut juridique de votre entreprise. Elle peut se faire par assemblée générale ordinaire (AGO), par décision collective des associés ou par décision de l’associé unique.
Une fois nommé, le CAC a plusieurs missions auprès de votre entreprise :
- Il mène tout au long de l’année des vérifications régulières des comptes de l’entreprise
- Il informe la direction s’il détecte des mouvements pouvant mettre en danger la société et déclenche une procédure d’alerte auprès du Tribunal de Commerce si nécessaire
- Il révèle les faits délictueux qu’il repère dans les comptes de l’entreprise et en informe le Procureur de la République afin que des poursuites pénales puissent être engagées
- Il peut également intervenir autour d’évènements spécifiques concernant l’entreprise (transformations, fusions, mouvements des capitaux et actions, etc.)
Comment clôturer mes comptes ?
Concrètement, la procédure de clôture de comptes se résume en 5 grandes étapes :
- Faire l’inventaire de ses opérations comptable
Rassemblez d’abord l'ensemble des documents justifiants de toutes les opérations comptables (achats, ventes, relevés bancaires, paiement des salaires, etc.) menées au cours de l’exercice comptable. Cet inventaire doit être mené avec minutie, vérifié et validé entre les associés.
- Éditer son livre journal et son grand livre
Une fois toutes les écritures comptables recensées, il est nécessaire de les enregistrer dans un premier temps dans votre livre journal. Ce livre se présente le plus souvent sous la forme d’un tableau à 4 colonnes indiquant respectivement l’origine des recettes, leur montant, les modalités de règlement ainsi que la référence du justificatif de paiement (numéros des factures, notes, tickets). Vous pouvez aussi choisir d’organiser ce livre journal par mois et par catégorie afin de le rendre plus lisible.
Maintenant que votre livre journal est rempli, vous pouvez dans un second temps éditer votre grand livre. Le grand livre est un document qui reprend les informations du livre journal et les organise cette fois par compte comptable. Il assigne ainsi chaque opération au compte concerné : compte de recette, compte de dépenses, compte de stock, comptes de capitaux, etc.
Information importante : Lors de votre clôture de comptes, il est obligatoire de séparer les comptes clients des comptes fournisseurs.
- Éditer ses comptes annuels
Cette étape correspond à l’édition de 3 documents qui formeront vos comptes annuels :
- le bilan des comptes : il correspond au bilan des actifs et des passifs constituant le patrimoine de votre entreprise. Les actifs correspondent à l’ensemble des biens et des droits que possède votre entreprise (locaux, matériel, créances, brevets déposés, etc.). Les passifs renvoient de leur côté aux capitaux propres et aux dettes contractées par l’entreprise.
- le compte de résultat : il s’agit du compte de l’ensemble des produits (recettes) et charges (dépenses) de l’exercice comptable. Il permet notamment d’observer la performance de l’entreprise durant l’exercice passé : si les recettes sont supérieures aux charges, votre entreprise est bénéficiaire et au contraire, si les charges sont supérieures aux recettes, elle est déficitaire.
- les annexes comptables : prévues par la loi, les annexes comptables permettent de compléter les différentes informations recensées dans le bilan des comptes et le compte des résultats. Vous y insérez par exemple les informations sur les règles suivies pour effectuer les comptes annuels ou encore des précisions sur le contexte de l’exercice comptable concerné.
- Déterminer sa balance comptable
Enfin, une fois tous les comptes arrêtés, il est important de contrôler l’état de sa comptabilité. C’est ici qu’intervient la balance comptable même si, contrairement aux autres étapes, elle n’est pas un passage obligé. La balance comptable est un document qui reprend l’ensemble des comptes de la société et fait apparaître les totaux des soldes créditeurs et débiteurs de l'année d’exercice. Elle vous permettra de vérifier la santé de vos comptes, de repérer d’éventuelles anomalies et de faciliter votre déclaration d’impôts.
- Effectuer l’approbation des comptes
Une fois tous les comptes édités, vous disposez d’un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable pour effectuer l’approbation des comptes par l’ensemble des associés. Ceux-ci se réunissent en assemblée générale (sauf dans le cas des associés uniques) au cours de laquelle le gérant présente les comptes aux associés afin qu’ils puissent les valider et éventuellement se prononcer sur la gestion de l’entreprise. À la fin de cette assemblée, un procès-verbal d’approbation des comptes est rédigé pour formaliser la décision prise. Si les associés refusent d’approuver les comptes, ceux-ci doivent être modifiés jusqu’à ce qu’ils soient validés lors d’une nouvelle assemblée.
À l’issue de ce délai, vous disposez enfin d’un mois supplémentaire pour déposer vos comptes sociaux auprès du greffe et finaliser la clôture des comptes.
La clôture des comptes vous apparaît encore un peu lointaine car vous n’avez pas encore créé votre entreprise ? L’équipe d’experts formalistes de Simplitoo peut vous aider à trouver la bonne forme d’entreprise pour votre projet, réaliser toutes vos formalités administratives, et aussi vous aiguiller vers un expert-comptable compétent. Alors, n’hésitez pas à les contacter, c’est même gratuit !
A lire également :
