Quelles sont les mentions que les entreprises (sociétés ou artisans) doivent faire figurer sur leurs documents sociaux ?
L'adresse, les numéros de téléphone, fax et le site web y figurent, ils sont en effet le moyen de joindre l'entreprise qui n’omet donc jamais d’en faire mention. Mais la loi impose des mentions auxquelles on ne pense pas toujours ou, a contrario, ne rend pas obligatoires certaines autres.
LES PAPIERS D'AFFAIRES :
Depuis la loi Madelin du 11 février 1994, les seules mentions obligatoires sur les papiers d'affaires tels que : en-têtes de lettres, factures, notes de commandes, tarifs, documents publicitaires d'une entreprise dont le siège social est en France sont :
• Le RCS VILLE 123 456 789 (numéro SIRENE),
• Le numéro de TVA intracommunautaire
Et pour les relations avec une administration, une personne ou un organisme concernant l'un de ses établissements : le numéro de l'établissement : le SIRET qui est le SIRENE + les 5 chiffres qui identifient chaque établissement.
Il y a donc assez peu d'éléments obligatoires en dehors du cadre fiscal ; le Code général des impôts impose quant à lui davantage d'obligations.
LES FACTURES :
Elles doivent faire comporter les éléments suivants :
1. DATE ET LE NUMERO DE FACTURE
Ils doivent figurer sur chaque facture y compris les factures d'acompte étant précisé que la facture définitive doit faire référence aux différentes factures d'acompte.
• Numérotation de la facture
Elle doit être chronologique, au fur et à mesure de l'émission des factures, et continue. La numérotation doit garantir que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro. Il n'y a cependant aucune obligation de recommencer une série à chaque nouvelle année.
Il peut y avoir une série spécifique pour les factures de transferts intracommunautaires exonérés de TVA.
• Date de la facture
La facture doit être émise dès la réalisation du fait générateur. Il est possible de facturer périodiquement, pour plusieurs livraisons ou services réalisés entre l'entreprise et son client, au titre du même mois civil.
2. MENTIONS RELATIVES AUX PARTIES
Les factures ou les documents en tenant lieu doivent indiquer :
- le nom du vendeur ou du prestataire,
- Le nom du client (ou la raison sociale),
- Leurs adresses respectives (ou celui de leur siège social),
- Les numéros d'identification, le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur ou du prestataire doivent figurer sur toutes les opérations facturées par ces derniers.
- Le numéro d'identification TVA du client ne doit figurer que sur les factures relatives à certaines opérations intracommunautaires.
3. MENTIONS RELATIVES AUX OPERATIONS REALISEES
• Mentions devant figurer sur chaque ligne de facture
- La quantité des biens livrés ou des services rendus,
- La dénomination précise du bien ou du service,
- Le prix unitaire, hors TVA des biens livrés ou services rendus, hors rabais, remises ou ristournes qui doivent faire l'objet d'une mention particulière,
- Les rabais, remises ou ristournes dont le principe est acquis et le montant chiffrable lors de l'opération,
- Le taux de TVA légalement applicable à l'opération et ce, pour chaque opération si la facture comporte des opérations soumises à des taux différents.
4. MENTIONS RELATIVES A L'ENSEMBLE DES OPERATIONS FACTUREES
La facture doit mentionner distinctement :
- Le total hors taxe et la taxe correspondante, par taux d'imposition,
- Les rabais, remises ou ristournes qui ne peuvent être rattachés à des opérations particulières (p. ex., remises liées au montant global de la facture ou au mode de paiement).
5. LES MENTIONS RELATIVES AUX DELAIS DE PAIEMENT
La facture doit mentionner « la date à laquelle le règlement doit intervenir » c'est-à-dire le quantième du mois, le mois et l'année auxquels le paiement doit être réalisé (et non plus « 30 jours fin de mois » par exemple).
En pratique, la facture devra donc mentionner :
- soit la date de règlement fixée par les conditions générales de vente,
- soit celle résultant des négociations.
Sophie-Laurence Roy-Clémandot
Avocat Associée, Co-fondatrice
RCS & Associés
www.rcs-associes.com
