L'automatisation consiste à utiliser un robot pour effectuer certaines tâches, dans le but de réduire l'intervention humaine. Dans une entreprise, l'automatisation permet de déléguer les tâches subalternes, répétitives et monotones afin que les employés puissent se concentrer sur des missions plus importantes. Le résultat est l'augmentation de la productivité et donc de la rentabilité. Cependant, pour bénéficier de ces avantages, il faut relever un défi : trouver le bon outil pour automatiser son activité en toute sécurité.
Définir le processus à automatiser
Toutes les activités ne peuvent être automatisées. En général, les entreprises confient aux bons soins des logiciels les tâches comptables ou celles liées au marketing. Par exemple, il est possible de rechercher de façon automatisée des clients ou partenaires potentiels grâce à la prospection sur LinkedIn par le biais d'un logiciel. L'entreprise peut envoyer automatiquement des messages, automatiser la prise de contact, cibler des prospects, récupérer des emails, etc. Des missions marketing assez chronophages et répétitives, mais importantes.
Cependant, comment en arrive-t-on à choisir un logiciel de prospection LinkedIn automatisée, ou tout autre outil pour automatiser son activité ? La première étape pour automatiser une activité est en effet d'établir le processus de mise en œuvre de celle-ci afin d'identifier chacune des étapes qui seront automatisées. En réalité, puisqu'il ne s'agit pas de remplacer les hommes par des robots, toutes les missions ne peuvent pas être confiées au logiciel. Il est donc primordial de décider du processus qui reste sous l'emprise humaine. D'ailleurs, cette opération permet de déterminer le type d'outil ou de logiciel à utiliser.
Trouver le logiciel approprié pour automatiser son activité
Une fois que l'activité est décortiquée et les différentes étapes à automatiser relevées, il est temps de déterminer le bon outil à utiliser. De nos jours, il existe une multitude d'outils digitaux. Le choix de la meilleure solution dépend :
- du type de tâche à accomplir,
- des caractéristiques,
- du prix,
- de l'évolutivité,
- de la protection des données stockées.
Une entreprise a tout à gagner à choisir un logiciel simple, ergonomique, efficace et sécurisé. Si dans la foulée, la solution est moins chère, alors le dirigeant pourra faire des économies subséquentes. Attention, il est préférable de ne pas choisir une solution trop bon marché. En général, cette dernière manque de fonctionnalités importantes et surtout ne garantit pas la sécurité des données.
Un autre point important dans le choix du logiciel est la facilité d'utilisation. Bien que ce dernier soit conçu pour effectuer les tâches de façon automatique, il doit être paramétré et analysé par des humains. Ces derniers doivent donc maîtriser l'outil afin de ne pas perdre du temps lors de l'utilisation des données et résultats qu'il fournit. Sinon, l'automatisation n'aura servi à rien.
De plus, pour automatiser une activité en toute sécurité, il faut déterminer les pôles qui peuvent être automatisés (souvent les tâches chronophages, secondaires et répétitives). Il faut ensuite trouver le logiciel qui répond aux besoins de l'entreprise et qui est capable de protéger ses données. Aujourd'hui, il est possible de trouver des outils très performants pour gérer la prospection, les tâches comptables, la relation clients, les ventes, etc.
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