Les performances d'une entreprise reposent en partie sur la mise en œuvre effective des objectifs définis. Ce qui suppose de vérifier la bonne marche des projets et la manière dont s'en acquitte le personnel. À cet égard, un logiciel de pointage simplifie et rationalise ces opérations de contrôle.
Le rôle essentiel de la planification
Le rôle principal de certains logiciels de pointage est de vérifier les horaires de travail des salariés, limitant ainsi le temps passé aux saisies de données. D'autres, comme le logiciel Staff Planning, ne sont pas conçus pour réaliser ce pointage horaire.
En effet, son fonctionnement repose plutôt sur la planification des tâches. De ce fait, il serait plus logique de le définir comme un logiciel de planning .
Ainsi, ce type de logiciel s'attache moins à contrôler l'horaire journalier d'un employé qu'à vérifier sa participation à un projet déjà programmé. Le pointage réalisé par le logiciel permet de mesurer d'un seul coup d'œil la contribution apportée par tel ou tel salarié aux projets prévus.
Le logiciel s'appuie sur le planning prévu et sur les rythmes de travail pour donner une vue d'ensemble immédiate des tâches dévolues à chacun. Un outil qui ne permet pas seulement de gagner un temps précieux et de réduire les coûts d'exploitation. Il se révèle aussi comme un instrument de pilotage indispensable, qui offre une plus grande visibilité sur les réalisations en cours et les éventuelles rectifications à leur apporter.
Une gestion du personnel affinée
Certains logiciels de pointage ne se bornent pas à vérifier les horaires de travail ou la ventilation des tâches prévue par le planning.
En effet, les pointages concernant chaque salarié font apparaître automatiquement d'autres données, essentielles à une bonne gestion du personnel. Ils indiquent en effet les absences prévues, à une période donnée, ainsi que leurs motifs.
Chaque absence apparaît aussitôt, à sa place, dans le planning prévu. On pourra ainsi voir de quelle manière cette absence affecte le projet auquel travaille le salarié concerné, et prendre les mesures pour y remédier.
Le logiciel de pointage peut aussi indiquer avec précision les formations programmées, avec l'horaire prévu. Elles s'affichent également, et pour chaque projet, sur le planning de travail de l'employé.
Reposant toujours sur la planification prévue, d'autres éléments, comme les primes associées à chaque tâche, ou même l'attribution de paniers repas, figurent également sur le logiciel.
Toutes ces informations s'affichent de manière automatique. Muni de ces données, le responsable RH a une vision d'ensemble des disponibilités réelles de chaque salarié. Cela lui permet d'ajuster, avec beaucoup plus de précision, les besoins en main-d'œuvre pour une période donnée.
Un pointage collectif
Certains logiciels de pointage sont d'abord conçus pour effectuer un contrôle horaire individuel. D'autres élargissent ce contrôle à des équipes, engagées dans des projets.
Le logiciel donne en quelque sorte un récapitulatif des salariés participant à chacun d'entre eux. On peut ainsi suivre l'activité de chaque employé, mais aussi la replacer dans l'ensemble plus vaste du projet auquel il participe.
Ce type de pointage se présente donc à la fois comme une synthèse de l'activité de l'entreprise et comme un aperçu du travail des salariés participant à un projet donné.
Cette vue d'ensemble rend les vérifications individuelles plus simples, d'autant qu'elle favorise les comparaisons. Ce mode de gestion se révèle plus souple, en ce qu'il facilite les adaptations ou les changements nécessaires.
