Le secrétariat est un service important dans toute entreprise, peu importe sa taille. Il a un en effet rôle prépondérant à jouer dans la croissance de l'entreprise. Il est donc primordial d'avoir à ce poste un employé qualifié et rompu à la tâche. Certaines entreprises conscientes du manque de personnel qualifié n'hésitent d'ailleurs pas à recourir au télésecrétariat, un service destiné aux entreprises. Qu'est-ce que le télésecrétariat ? Comment peut-il être utile aux entreprises ? Comment le mettre en place ?

Le télésecrétariat : de quoi s'agit-il ?

Le télésecrétariat est un métier qui a un rapport avec le service secrétariat. Comme le/la secrétaire d'une entreprise, ce professionnel s'occupe de la gestion des travaux de secrétariat. La seule différence est que le télésecrétaire exécute toutes les charges administratives consignées à distance. La gestion peut alors se faire depuis un centre d'appel téléphonique, ou à domicile dans le cas d'un télétravailleur freelance. Le secrétaire indépendant ou prestataire met donc son expertise au développement de l'entreprise cliente.

Le télésecrétariat consiste donc à faire une gestion du poste secrétariat à distance. Il s'agit d'un service qui permet à une entreprise ou à un entrepreneur indépendant d'externaliser les travaux de secrétariat. Toutes les missions et démarches administratives : management de l'agenda, prise de rendez-vous, appel téléphonique et autres se font en ligne. L'entreprise peut par exemple contacter un expert en télésecrétariat et lui confier la gestion téléphonique.

Quels sont les différents types d'entreprises qui peuvent en disposer ?

Le télésecrétariat est le service dont peuvent bénéficier une entreprise, peu importe sa taille, ses produits ou services. TPE (très Petite Entreprise), PME (Petite et Moyenne Entreprise), association, cabinets médicaux, paramédicaux et juridiques sont entre autres les entreprises pouvant s'offrir les services d'un télésecrétaire. Un entrepreneur indépendant peut également demander l'aide d'un télésecrétaire. De plus, une grande entreprise peut elle aussi recourir au télésecrétariat lors d'une période où les activités connaissent un pic.

De plus, le secrétariat à distance est proposé de manière spécifique selon le secteur d'activité. De ce fait, on a une classification selon le profil du travailleur indépendant et du secteur d'activité de l'entreprise. Il y a par exemple, le télésecrétariat médical, le télésecrétariat paramédical, le télésecrétariat juridique, etc.

Quelle est l'importance du télésecrétariat pour les entreprises ?

Le télésecrétariat est d'une grande importance pour les entreprises. En premier lieu, il s'agit d'une option économique, car la facturation se fait au service. De même, l'entreprise n'a pas à faire un recrutement de lui-même. Il n'a pas besoin d'acquérir du matériel et de payer un salaire à la fin du mois. Il s'agit d'une solution dont la mise en place se fait facilement. De plus, en dépit de tout, l'externalisation du secrétariat permet d'améliorer l'image de l'entreprise et est importante pour la relation client.

Pour l'image et l'organisation de la structure

La qualité de l'accueil téléphonique est importante dans toute entreprise. Le tout premier contact d'un prospect avec une entreprise lui permet en effet de faire un choix. Une gestion professionnelle permet en fait d'accroître la notoriété d'une entreprise auprès de sa cible et de ses partenaires. Elle permet ainsi de se démarquer de la concurrence.

Indisponibilité, maladresse, réponse sans intérêt sont en effet autant de facteurs pouvant entacher l'image de l'entreprise auprès de ses interlocuteurs. C'est d'ailleurs pour cette raison que le sens de l'écoute, la capacité d'adaptation (chaque client étant unique), l'aisance à l'oral, la courtoisie, etc. sont autant de qualités nécessaires pour exercer la profession de télésecrétaire. Que la gestion se fasse en interne, ou en l'externe, le service de secrétariat a une place de choix dans l'entreprise. Le sens du professionnalisme permet par ricochet d'accroître le chiffre d'affaires, car la relation client se porte bien.

Pour la relation client

Un prospect mis en confiance est un client de plus et un client satisfait devient un ambassadeur. Voilà toute l'importance de faire un bon traitement des appels et une meilleure gestion des travaux de secrétariat. La qualité de la relation client étant indispensable pour la croissance de toute entreprise, la gestion et le traitement des appels doivent se faire de façon professionnelle.

Service après-vente, prise de rendez-vous, assistance technique sont autant de points importants que peut prendre en charge le télésecrétariat. De plus, proposer un standard téléphonique au sein de l'entreprise permet également de mieux se positionner par rapport aux concurrents. Un client sera en effet plus enclin à se tourner vers une entreprise ou un artisan qui est apte à répondre en cas de problème ou à régler les petits soucis. Tout compte fait, la mise en place du télésecrétariat permet de développer l'image d'une entreprise et est une solution très économique.

Comment le mettre en place ?

La mise en place du télésecrétariat se révèle très facile. Vous pourrez travailler avec un télésecrétaire indépendant ou faire appel à un prestataire professionnel. En raison de leurs expertises, et des équipements adéquats à leur disposition, ces derniers proposent les meilleures offres du marché. Toutefois, vous n'avez pas besoin d'externaliser toutes vos tâches administratives. Vous pouvez choisir de confier uniquement les tâches que vous jugez nécessaires. Ceci peut être uniquement la permanence téléphonique ou toutes les tâches liées au secrétariat.

Penser à la permanence téléphonique

Nous avons détaillé un peu plus haut tout ce que vous pourriez gagner à travailler la gestion de votre présence en ligne. Pour rappel, vous soignez votre image, mais vous développez également une relation de confiance avec vos clients. Alors, si vous n'êtes pas en mesure de procéder à la gestion efficace en interne, il sera indispensable de vous confier à une entreprise tierce. La permanence téléphonique est un service que proposent de nombreux prestataires. Elle consiste à un accueil téléphonique personnalisé.

Cette permanence téléphonique est d'autant plus importante dans le domaine médical, paramédical et l'assurance. Ainsi, en fonction de l'urgence, un transfert d'appel se fait. Votre entreprise est alors joignable tous les jours et à toute heure. Notez que toute la gestion se fait selon vos conditions et consignes. Cependant, ce service ne s'arrête généralement pas à la réception d'appels téléphoniques. Le prestataire peut également faire la mise en relation, la prise de message, la confirmation de rendez-vous par SMS, le répondeur et la boîte vocale personnalisée, la régulation des urgences, etc.

Vos clients pourront ainsi avoir gain de cause même en dehors de votre plage horaire officielle et vous ne manquerez donc aucun appel. En plus de la permanence téléphonique, vous pourrez opter pour l'externalisation complète de votre secrétariat.

Opter pour le secrétariat externalisé

Comme vous le savez, le service de secrétariat ne se résume pas uniquement à la réception d'appels téléphoniques. Il y a également d'autres tâches que vous pourrez externaliser pour gagner en efficacité et en réactivité. L'externalisation des travaux de secrétariat peut se faire de façon ponctuelle ou de façon permanente.

Gestion de l'agenda, gestion des courriers, accueil téléphonique, saisie de données, rédaction de devis ou de factures, gestion commerciale, prise de rendez-vous en ligne, retranscription (compte rendu de réunion) sont entre autres des activités que fera le télésecrétaire. Dans ce cas, votre prestataire va allouer les différentes tâches selon votre secteur d'activité et proposera un service sur mesure adapté aux besoins de l'entreprise. Une spécification garantit de meilleurs résultats.

Cependant dans ce cas, il faut généralement un télésecrétaire spécialisé. Ce sera par exemple, un secrétaire médical ou paramédical pour des services de santé, ou un secrétaire juridique pour un cabinet d'avocat ou pour un entrepreneur exerçant une profession libérale. Là encore, tout se fait selon les consignes que vous avez données et vous aurez des rapports en temps réel de vos activités. Toutefois, pour bénéficier d'un service efficace, vous devez faire le choix d'une entreprise qualifiée qui a fait ses preuves. Le secteur n'est en effet pas soumis à une réglementation.

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