Depuis la loi sur la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, il est désormais fait obligation aux entreprises d’alimenter une base de données unique en informations économiques et sociales sur la vie de l’entreprise.

Avec les précisions contenues dans le Décret n° 2013-1305 du 27 décembre 2013, cette obligation rentrera en vigueur le 1^er juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 salariés, avant de s’étendre plus tard à l’ensemble des entreprises quel que soit l’étendue leur personnel, un an plus tard.

Quel est l’objectif assigné à cette base de données unique ?

L’objectif poursuivi par la mise en place de cette base de donnée unique est de renforcer la participation des salariés à la vie économique de l’entreprise en permettant aux représentants de ces derniers et au comité d’entreprise, d’avoir le maximum d’informations qui leur permettent d’anticiper les choix de gestion des dirigeant et de proposer éventuellement, des voies alternatives.

Son élaboration respecte l’article R.2323-1-11 du Code du travail qui prescrit aux dirigeants de donner une « vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise ».

Cette base de données pourra servir de ressource de base pour les destinataires qui participent à la nouvelle consultation annuelle obligatoire sur les orientations stratégiques de l’entreprise, qui est prescrite par article L.2323-7-1 du Code du travail.

À qui est destinée cette base de données unique ?

De façon pratique, l’accessibilité à cette base devra être possible de façon permanente aux :

• membres du comité d’entreprise,
• délégués du personnel,
• membres du comité central d’entreprise, du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT),
• délégués syndicaux.

Quelles sont les informations qui devront être produites par les entreprises ?

Les informations qui devront être communiquées dans cette base de données unique sont définies par la loi. Elles peuvent être regroupées selon les thèmes suivants :

• Situation financière, patrimoniale et de gestion de l’entreprise ;
• Etat des investissements ;
• Le niveau des fonds propres effectifs et de l’endettement
• Informations sur la masse salariale du personnel et des dirigeants ;
• Les rémunérations versées aux propriétaires ou détenteurs de parts social ;
• Le compte-rendu des aides et subventions reçues ou données par l’entreprise ;
• Les informations sur les politiques d’externalisation
• Le point des activités sociales et culturelles.

Ces informations doivent être historiques et prévisionnelles. Du point de vue historique, elles doivent porter sur les deux dernières années et l’année en cours. Quant aux prévisions, elles doivent porter sur les trois années suivantes (article L.2323-7-2 du Code du travail).

Le principe de base est une présentation des informations historiques sous la forme de données chiffrées et une présentation des données prévisionnelles sous la forme de tendances.

Cependant, si certaines informations ne peuvent être présentées sous les formes prescrites, une légère souplesse est accordée à l’employeur, à condition qu’il justifie cela et qu’il en fasse une mention explicite.

Les modalités de fonctionnement de cette base de données unique

Les principales modalités de fonctionnement de la base de données unique sont les suivants :

• Elle doit faire l’objet d’une gestion dynamique qui se traduira par des mises à jour régulières qui doit faire l’objet d’une information systématique à l’endroit des personnes qui ont un droit d’accès à cette base. Les mises à jour seront réalisées trimestriellement, semestriellement et annuellement. L’employeur pourra éventuellement choisir des périodes plus courtes selon le degré de transparence et de précision qu’il souhaite communiquer.
• La forme et le type de support qui sera choisie doit se faire de façon concertée et dans le souci de permettre une compréhension claire des informations et une accessibilité permanente à celles-ci. Bien que le législateur donne le choix entre un support informatique ou papier pour la base, il est certains que la deuxième option est peu adéquate.
• L’employeur se doit de mettre également en place, un système de gestion de la sécurité des habilitations, de la sauvegarde des informations et du maintien de leur intégrité.
• Les modalités de consultation, d’accès et d’utilisation sont à définir par l’employeur.
• Les personnes qui ont accès aux informations sont tenues de respecter la confidentialité des informations que l’employeur aura identifiées comme telles.

La BDESE : une source d'informations fiable

Avec la BDESE l’entreprise devient tout-à-coup bien plus transparente, quant à ses finances et à ses capacités d'investissement, aux yeux des salariés et ceux qui les représentent. C'est une bonne chose que cela ait été rendu obligatoire, parce que grâce à cela, toutes les forces vives d'une société peuvent d'une part connaître la santé de l'organisme qui les emploie, d'autre part avoir la possibilité de donner leur avis sur ce qui pourrait se faire de mieux en interne. En effet, lorsqu'ils se consultent, afin que tous aient la possibilité de donner des indications aux représentants du personnel, en amont des réunions avec la direction, ils ont à leur disposition, via la BDESE, des informations fiables, tirées des comptes de l'entreprise. En clair, au lieu de douter de ce que la direction dit, en ne faisant pas confiance aux données qu'elle livre, tout le monde sait que les tableaux sont justes, parce qu’ils sont issus de la réalité des chiffres.

Avec la base de données économiques et sociales, on connaît même le patrimoine de l’entreprise, c'est-à-dire ce qu'elle a pu acquérir pendant ses années les plus fastes, en particulier pour ce qui concerne le domaine de l'immobilier. Les salariés ont leur mot à dire, sur ce qui pourrait être fait avec ce parc immobilier. Mais de la même manière, en voyant comment leur société est endettée, ils peuvent avoir envie de faire changer les choses, en apportant un éclairage nouveau, via leurs idées et leurs envies, à une direction qui ne voit pas les choses de la même manière qu'eux. Cela rapproche donc, au final, les différentes parties prenantes de cette organisation humaine à but lucratif qu'est l'entreprise. Dans un monde idéal, tout le monde s'écouterait ainsi dans le monde professionnel, ce qui permettrait à chacun de pouvoir vivre en fonction de ses aspirations personnelles, au profit de celles de tous.

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