Quelle entreprise n’a jamais fait de déjeuner séminaire ? Événement incontournable de la vie professionnelle, il permet de réunir collaborateurs, clients ou partenaires autour d’un repas convivial et d’une animation. Il peut avoir différents objectifs : renforcer la cohésion d’équipe, présenter un nouveau produit, fidéliser la clientèle, etc. Voici 4 conseils pratiques pour organiser un séminaire réussi, en fonction de vos objectifs et du public visé.
Choisir le lieu : ne négligez pas le cadre
Le choix du lieu est essentiel pour la réussite d’un déjeuner séminaire. Il doit être facilement accessible (lignes de transport en commun, présence d’un parking, etc.), confortable, spacieux et équipé du matériel nécessaire (sonorisation, vidéoprojecteur, wifi, etc.).
Mais ce n'est pas tout. L’endroit sélectionné doit aussi correspondre à l’ambiance et au thème que vous souhaitez donner à votre événement. Par exemple, si vous voulez organiser un déjeuner séminaire créatif et innovant, vous pouvez opter pour un espace de coworking, un loft ou un atelier d’artiste.
À l'inverse, pour un déjeuner élégant et raffiné, vous pouvez choisir un hôtel de charme au sein d’un village ou un restaurant gastronomique situé au cœur d’une grande ville.
Afin de sortir les collaborateurs du “train train quotidien”, certains organisateurs n’hésitent pas à miser sur l’aspect dépaysant et original de lieux insolites comme, entre autres, une péniche, une cabane dans les arbres ou un musée. "Nous avons organisé notre dernier séminaire dans un vignoble local", nous précise Laurie, coordinatrice d'événements d'une célèbre entreprise française. "Cet environnement pittoresque a non seulement offert une pause bienvenue par rapport à l'environnement de bureau, mais a également stimulé des conversations créatives et constructives".
Choisir le menu : faîtes-vous accompagner
Choisir le bon menu, adapté à tous les participants peut parfois tenir de la gageure tant il est difficile, voire impossible, de satisfaire les goûts de chacun des collaborateurs invités.
“Nous rencontrons souvent des responsables RH qui doivent organiser des déjeuners pour des séminaires sans avoir eu le temps de consulter l’ensemble des convives (clients ou collaborateurs) sur leurs attentes” explique Julie, organisatrice d’évènement au sein d’un établissement connu à Toulouse (le restaurant Sporting EAT). ”C’est pourquoi il est important de se faire accompagner par un professionnel (traiteur ou restaurateur) qui sera capable de vous aiguiller et proposer un menu flexible, répondant notamment aux risques liés aux allergies”, précise-t-elle.
Idéalement, le menu doit être équilibré, varié et de saison (on évite les tomates en hiver par exemple). Vous pouvez opter pour un menu classique (entrée-plat-dessert), un buffet froid ou chaud, ou encore un cocktail dinatoire. Les plus experts personnalisent le menu en fonction du thème du séminaire (sport, culture…). Pour un séminaire sur le développement durable, ils vont proposer par exemple aux convives des produits bio, locaux et équitables.
Choisir l’animation : évitez les fioritures
Le choix de l’animation est aussi crucial pour la réussite d’un déjeuner séminaire. Il doit être en lien avec les objectifs, le public et le lieu de votre événement. Par exemple, si vous organisez votre déjeuner séminaire dans un espace de coworking, vous pouvez proposer une animation sur le travail collaboratif ou l’entrepreneuriat.
L’animation peut être sous forme de jeu (quiz, blind test, escape game, etc.), de spectacle (humour, magie, musique, etc.), de conférence (motivationnelle, inspirante, informative, etc.), ou de workshop (créatif, sportif, culturel, etc.). Attention cependant, évitez les animations de type team building trop classiques (construction de Lego, tir à la corde…) ou qui empiètent trop sur le repas en lui-même !
Quel que soit le type d’activité sélectionné, faites appel à un animateur professionnel qui vous accompagnera tout au long du déjeuner séminaire et qui vous proposera des activités adaptées à votre demande.
Choisir le budget : prévoyez l’imprévu
Le choix du budget n’est évidemment pas à négliger. Il doit être en adéquation avec les moyens dont vous disposez tout en étant optimisé pour éviter les dépenses inutiles ou imprévues.
La solution ? Établir un budget prévisionnel en prenant en compte les différents postes de dépense : le lieu, le traiteur, le menu, l’animation, le transport, la communication, etc. Vous pouvez également comparer les différentes offres disponibles sur le marché et, bien sûr, négocier les tarifs avec les différents prestataires. Pensez aussi à chercher des solutions alternatives ou créatives pour réduire les coûts sans sacrifier la qualité. Par exemple, vous pouvez organiser votre événement dans un lieu gratuit ou à tarif réduit, comme une salle municipale, une association ou une entreprise partenaire. Il est même possible de faire appel à du mécénat ou une entreprise partenaire pour partager les frais.
