Finalisation d'une procédure de recrutement, l'intégration d'un nouvel employé au sein d'une entreprise, notamment d'une PME, doit non seulement être bien organisée mais aussi bien encadrée. L'objectif étant que le nouvel employé soit opérationnel et productif dans les meilleurs délais. Dans cette optique, il peut être judicieux de mettre en place un programme d'intégration bien rodé. Découvrez nos conseils en ce sens dans cet article.

Préparer l'accueil du nouvel employé

Un programme d'intégration efficace requiert obligatoirement une bonne préparation. Tout doit être mis en œuvre pour que le nouvel employé se sente bien dès le premier jour de travail. Il est essentiel de lui faire comprendre qu'il est le bienvenu au sein de l'entreprise. Pour ce faire, il faut penser à la fois à son accueil physique et matériel.

Avant le jour de prise de poste, pensez à le contacter pour confirmer avec lui la date et l'heure de son premier jour de travail. Informez le personnel de sa venue, plus précisément de sa date de prise de poste, du poste qu'il va occuper et de son nom. Aussi, veillez à ce que l'espace de travail soit optimisé pour l'accueillir. Assurez-vous que son poste de travail et tous les matériels dont il a besoin pour travailler soient opérationnels dès son arrivée.

Recourir au mobile learning pour la formation du nouvel employé

Dans le cadre de l'accueil et l'intégration d'un nouvel employé, une formation en interne est souvent indispensable. Pour gagner du temps, beaucoup d'entreprises se tournent actuellement vers l'apprentissage mobile. Pour pouvoir adopter correctement cette méthode de formation, il convient au préalable de bien connaître la définition du mobile learning qui est aussi appelé m-learning ou apprentissage nomade pour les non-anglophones. Comme son nom l'indique, cette technique digitale de formation professionnelle se base surtout sur l'usage du smartphone.

Le smartphone comme support d'apprentissage

Pour rappel, le smartphone est le terminal préféré des Français qui le consultent plus de 220 fois par jour en moyenne. Le m-learning est notamment prisé pour son côté plus instinctif et ses formats plus courts qui facilitent la mémorisation. Cette méthode est indissociable du microlearning, une méthode d'apprentissage qui se compose de modules courts de 5 minutes maximum.

Le mobile learning séduit de plus en plus les entreprises car il permet d'alléger le processus logistique tout en s'assurant du même niveau, voire d'une meilleure qualité de formation qu'avec une méthode classique. Par ailleurs, l'apprenant est libre de se former quand il veut, où il veut et sur le sujet qu'il souhaite.

Mais quelle que soit la méthode de formation choisie, elle doit permettre au nouvel employé de comprendre :

• La mission et les services et/ou produits de l'entreprise.
• Les normes et les qualités à respecter pour la production des produits et/ou services.
• Les tâches qu'il aura à accomplir dans le cadre de son travail.
• La procédure de travail et le mode d'utilisation des matériels informatiques et des équipements qu'il sera amené à utiliser dans le cadre de son travail.

Mettre en place un accompagnement sur mesure

Il est important de faire comprendre au nouvel employé la volonté de l'entreprise de l'intégrer au sein de son équipe. Il est par conséquent vivement recommandé de lui réserver un accueil chaleureux dès le premier jour. Si l'entreprise dispose des ressources humaines nécessaires, il est également judicieux d'affecter une personne — disponible et compétente — pour accompagner le nouveau collaborateur durant les prochains jours, voire les prochaines semaines. Cet accompagnement pourra prendre la forme d'un parrainage plus ou moins formel. Cette démarche favorisera la création de liens de confiance entre le nouveau salarié et son parrain. Cela facilitera également l'apprentissage et l'intégration.

De manière générale, l'accueil physique, la présentation auprès des membres du personnel ainsi que la visite des lieux de l'entreprise seront à la charge du supérieur direct du nouveau salarié. C'est également à lui que revient la tâche de lui expliquer le comportement souhaité au sein de l'entreprise ainsi que les règles à respecter. Le parrain, quant à lui, aura pour mission d'accompagner le nouveau membre de l'équipe dans la réalisation de ses tâches et de l'aider à surmonter les éventuelles difficultés qu'il peut rencontrer dans sa prise de poste. Le but étant de lui venir en aide pour maîtriser rapidement les outils et la procédure de travail afin qu'il soit autonome dans les meilleurs délais.

Dans le cadre d'un remplacement de poste, le nouvel employé peut travailler en doublon avec l'ancien titulaire du poste. Ce dernier pourra alors lui transmettre toutes les informations et les consignes nécessaires pour la bonne tenue du poste. Il faudra toutefois veiller à ce que l'ancien titulaire ne transmette pas de mauvaises habitudes à la nouvelle recrue.

Transmettre au nouvel employé tous les documents nécessaires

Pour que le nouvel employé travaille dans les meilleures conditions, il faut également faire en sorte qu'il ait accès à tous les documents — papiers ou numériques — nécessaires pour son travail. Parmi les documents à lui transmettre, préparez entre autres :

• La description du poste avec la liste détaillée des tâches qu'il aura à accomplir. Il faut notamment prévoir les tâches qu'il aura à accomplir durant la première journée.
• Le manuel de l'employé, l'organigramme de l'entreprise et le dernier rapport annuel de l'activité de l'entreprise
• La liste des actions qu'il aura à faire dans les prochaines semaines : réunions, formations, séminaires, visite médicale, vérification de l'arrivée des cartes de visite…
• Une liste des différents codes et identifiants qui lui seront utiles : codes d'accès aux différents terminaux informatiques, adresse mail…

Évaluer le déroulement de l'intégration

Pour s'assurer que l'intégration se passe bien et que tous les efforts déployés depuis la phase de recrutement jusque-là n'ont pas été vains, il convient de faire un point régulièrement avec le nouvel employé. Ce point peut se faire de manière informelle, lors de la pause-déjeuner par exemple, ou de manière formelle dans le cadre d'un entretien. Il peut aussi très bien être effectué par écrit.

Dans tous les cas, il faut s'assurer qu'il soit satisfait de son intégration (de l'environnement de travail, de son parrain, des formations dispensées …) pour garantir son maintien au sein de l'entreprise. Si ce n'est pas le cas, il faut lui demander ce qui ne lui convient pas et agir en conséquence.