La gestion d'un EHPAD (Établissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes) est une tâche extrêmement délicate. La raison : plusieurs paramètres doivent être pris en compte pour se conformer aux règlements et aux normes qui régissent ces établissements. De plus, il faut mettre en place des outils et des méthodologies afin de garantir une gestion efficace et efficiente.
EHPAD : la mise en place d'outils pour une gestion efficace
Dans le cadre de ses fonctions, le directeur d'un EHPAD se voit confronter à diverses responsabilités. Cela porte essentiellement sur :
- les différentes démarches administratives,
- le séjour des résidents,
- le côté financier,
- la gestion du personnel,
- la relation avec les prestataires et les partenaires.
Ainsi, dans le cadre de la gestion d'un EHPAD et afin d'aider le directeur à manager au mieux son établissement, la mise en place d'un logiciel de gestion est recommandée. Cet outil permet notamment la réalisation de contrats de séjour, la gestion des trafics entrants et éventuellement les prescriptions, le suivi de l'encaissement, l'automatisation des factures, la mise à disposition de réseau social pour communiquer avec la famille des résidents, la gestion d'aide sociale, la démarche qualité.
Il est possible de sélectionner seulement quelques modules ou d'opter pour l'ensemble du progiciel. Cet outil a l'avantage de se conformer aux besoins de votre EHPAD, et ce, en fonction de votre propre organisation.
Le respect des normes et des réglementations
Comme tous les ESMS (Établissements et Services Médico-sociaux), un EHPAD doit faire l'objet d'une évaluation interne et externe. Gage de « management de qualité », l'évaluation interne est réalisée un ou deux ans avant l'évaluation externe. Elle est menée par l'Agence nationale de l'évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux ou ANESM.
L'évaluation consiste à vérifier les différents niveaux de prestations, à savoir la restauration, l'animation, la gestion du linge, le traitement des déchets, l'hôtellerie, la sécurité, l'élaboration des projets de vie personnalisés et l'organisation du suivi médical. Ces différentes évaluations visent à garantir la sécurité du personnel et des résidents.
Optimiser ses relations avec les prestataires et les partenaires
Ainsi, les réglementations relatives à l'EHPAD sont régulièrement mises à jour. Pourtant, il se peut que les directeurs d'établissement soient occupés par les nombreuses responsabilités qui leur incombent.
Ainsi, pour éviter de passer à côté des nouvelles actus et se tenir continuellement informé, l'idéal est de s'abonner aux newsletters destinées aux groupements des directeurs. Justement, grâce à une veille constante, certains logiciels de gestion intègrent des modules destinés à la mise à jour des différentes réglementations qui s'appliquent aux EHPAD.
Autre point à retenir : la tâche du directeur de l'EHPAD consiste aussi à recenser les différents besoins, tant sur le plan organisationnel et administratif qu'au niveau du personnel. Il doit établir une stratégie pour renforcer la capacité de son équipe et ainsi atteindre des objectifs économiques et qualitatifs.
Ainsi, les outils de gestion sont particulièrement importants pour la gestion simplifiée d'un établissement de type EHPAD. Il offre de nombreuses fonctionnalités utiles dans le cadre des missions quotidiennes des employés administratifs.
