Une société est définie par son capital économique et son savoir-faire, mais également par ses ressources humaines. La fonction RH est donc stratégique pour une entreprise. Polyvalente, elle s'occupe du recrutement, de la formation, de l'orientation et de la rémunération du personnel, etc. Dans les PME, la gestion des ressources humaines est souvent reléguée au second rang au profit de la production et du développement commercial.
Elle doit pourtant être un enjeu majeur, car les PME sont souvent en concurrence avec de grands groupes dotés de plus grandes ressources financières. Les RH doivent par conséquent trouver des solutions pour attirer les talents puis les retenir afin d'assurer la survie et le développement de ces petites et moyennes entreprises. Pour y arriver, certaines PME ont recours à l'accompagnement RH.
L'accompagnement externalisé des ressources humaines fait gagner du temps
Dans une entreprise en général et dans les PME en particulier, de nombreuses tâches sont associées à la gestion des ressources humaines. Parmi elles figurent plusieurs activités qui requièrent de la technicité et du temps, comme le recrutement de collaborateurs par exemple. Dans ce processus, les RH passent généralement leur temps à écumer les plateformes spécialisées, à rechercher de bons candidats, à faire des entretiens de qualifications puis à vérifier les informations données par les candidats.
Cette activité mobilise donc des ressources et peut prendre du temps. Avec un accompagnant qualifié, le délai de sourcing pour vos recrutements est considérablement raccourci. Il dispose d'une équipe qualifiée dédiée et a par ailleurs un vivier de candidats, le recrutement faisant partie de son cœur de métier. Les candidats peuvent être en poste ou à la recherche active d'un emploi. La démarche du cabinet est donc plus directe que celle d'une équipe de RH en entreprise, elle est donc plus courte.
Vos RH bouclent donc plus rapidement leur recrutement lorsque vous avez recours à un prestataire externe qualifié. De plus, les cabinets spécialisés dans la gestion de paie et des RH, comme celui que vous pouvez découvrir sur vr-consulting.fr, vous mettent à disposition de nombreuses autres solutions d'accompagnement. Vous pouvez en effet externaliser la gestion de la paie, le recrutement de collaborateurs, la formation ou la totalité des tâches liées aux RH de votre entreprise.
Vos équipes pourront alors exclusivement se concentrer sur votre cœur de métier. De plus, pour déterminer les aspects de la gestion RH qui ont besoin d'amélioration, le cabinet fait un audit. Il passe ainsi en revue les pratiques RH de votre société afin d'en déceler les dysfonctionnements. L'expert vous propose ensuite des solutions pour mieux fluidifier vos processus RH.
L'accompagnement des ressources humaines est bénéfique pour la gestion administrative
Règlement intérieur, déclaration préalable à l'embauche, procédures disciplinaires, courriers, DUERP, etc. Libérez-vous de la gestion administrative de vos ressources humaines avec un accompagnant RH.
Une aide à la rédaction des documents administratifs
Les tâches administratives (individuelles ou collectives) dans le domaine des ressources humaines sont généralement répétitives et requièrent pour certaines des compétences spécifiques. Voilà pourquoi nous vous conseillons de confier leur exécution à un spécialiste. Il se chargera de la rédaction des contrats ou avenants de votre personnel, des documents disciplinaires et des déclarations d'accidents de travail par exemple. Il peut même intervenir dans l'établissement du règlement intérieur, des notes de service, du livret d'accueil des employés, et des conventions collectives.
L'établissement du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels ou DUERP
Selon l'article L4121-1 du Code du travail, les entreprises ont l'obligation de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique et mentale de leurs salariés. Pour cela, la tenue du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels est primordiale. Ce document fait l'inventaire des différents risques encourus par les employés au sein de l'entreprise.
L'accompagnement RH s'appuie sur la documentation existante (s'il y en a) et des entretiens avec les salariés, pour identifier les risques professionnels, le personnel qui y est exposé et pour les classer par ordre de gravité. Le cabinet détermine par ailleurs la fréquence de survenance de ces risques. L'accompagnant dresse enfin, dans le document, un plan de prévention ou de limitation d'impacts pour les risques qui paraissent inévitables au sein de l'entreprise.
Les ressources humaines externalisées et ses outils automatisés
Les cabinets d'accompagnement RH utilisent des outils automatisés pour vous faciliter la gestion de vos ressources humaines. Ces Systèmes d'Information de Ressources Humaines ou SIRH intègrent plusieurs applications facilitant la gestion et parfois l'automatisation d'un certain nombre de fonctions RH.
Le cabinet peut vous mettre à disposition des logiciels de traitement de la paie, de la gestion de l'humain ou des prestations de travail et sociales de votre entreprise. Le module de paie permet par exemple la centralisation et le traitement des différentes informations liées à cette fonction telles que les absences, les cotisations sociales, les déductions, le nombre d'heures travaillées, etc., pour générer les fiches de salaire. Le module de gestion des prestations de travail se focalise sur le planning de présence des collaborateurs et l'automatisation des processus qui gèrent les absences et les congés.
Les applications les mieux élaborées vous proposent même un planning pour l'optimisation de la répartition du travail. Le module du SIRH qui gère les prestations sociales simplifie la gestion de l'Assurance maladie, de l'assurance accidents de travail ou encore des pensions complémentaires par exemple. Enfin, les SIRH équipés de modules de gestion de l'humain s'occupent des services qui concernent les RH. Il s'agit des recrutements, de la formation, des pensions ou encore de la gestion de carrières. Ils récapitulent toutes les données liées aux salariés : âge, adresse, salaire, diplôme, compétences, etc.
Ces applications ont l'avantage de regrouper de nombreuses informations liées aux RH et de les sécuriser. De plus, elles sont assez flexibles. L'accompagnant peut donc les adapter aux besoins de votre PME. Les modules SIRH génèrent par ailleurs de nombreux tableaux de bord pour vos prises de décision. Enfin, ces logiciels facilitent le travail collaboratif et la consultation des données. Nous vous conseillons donc de donner des niveaux d'accès différents aux informations. Un collaborateur ne faisant pas partie de l'équipe RH peut par exemple avoir accès aux formations alors que le module de traitement de la paie lui sera interdit.
Une médiation efficace et une meilleure gestion des conflits avec un cabinet RH externe
L'externalisation RH a un impact positif sur la gestion du personnel d'une PME à plusieurs niveaux.
Une meilleure gestion des conflits
Les conflits impactent négativement les performances d'une entreprise. Pour les maitriser, nous vous conseillons de solliciter un accompagnement RH. Le prestataire externe est plus impartial, indépendant et fiable en cas de conflit entre collaborateurs internes. Il se distingue également en matière de confidentialité. Les spécialistes allant des psychosociologues aux psychologues de travail écoutent les différentes parties impliquées dans le conflit pour y apporter des solutions adéquates. De plus, les audits périodiques du cabinet révèlent des pôles de frictions qui peuvent être circonscrits avant qu'ils ne débouchent sur des conflits.
La promotion du dialogue social
Le dialogue social est un volet important de la gestion des ressources humaines d'une PME. Depuis janvier 2020, la réglementation exige aux entreprises de plus de 11 salariés un Comité Social et Économique (CSE). Il représente l'instance d'expression des salariés au sein d'une entreprise. L'absence d'un cadre de concertation social peut entraîner des peines d'emprisonnement et des amendes qui peuvent atteindre 7500 euros.
L'accompagnant RH est très utile pour sa mise en œuvre. Il apporte de l'objectivité dans la tenue des dialogues entre managers et employés. L'organisation des élections peut par ailleurs être confiée au cabinet RH. Il la fera en toute transparence. De plus, il offre l'encadrement nécessaire pour une bonne animation du CSE, avec des séances de coaching. Les élus peuvent alors jouer pleinement leurs rôles.
