Selon l’UNIMEV ou l’Union française des métiers de l’évènement, 1 135 salons et foires ont eu lieu en France tout au long de 2016. Et le public adhère, puisqu’ils ont été pas moins de 21 millions à avoir répondu présents. Pour une entreprise, particulièrement pour les PME, la participation à un salon professionnel ou à une foire est assurément le moyen le plus efficace pour se faire connaitre du public directement sur le terrain. Aussi sa préparation mérite-t-elle la plus grande attention. En effet, comme toute autre stratégie de communication, la participation à de tels évènements professionnels ne se fait pas au hasard. Voyons les points qu’il faut absolument voir pour réussir sa participation à un salon ou à une foire.

Avant le salon ou la foire

Définir ses objectifs

Cela coule de source, et pourtant l’on voit encore un grand nombre d’entreprises qui sautent cette étape. Il est impératif que vous vous posiez les bonnes questions. Qu’est-ce que vous attendez de ce salon ? Votre participation est-elle nécessaire ? Quelles retombées ou remontées espérez-vous ? C’est en répondant à ces questions que vous pourrez passer à l’étape suivante.

Choisir le bon salon

Plusieurs salons et foires professionnels se tiennent chaque année. Donc il s’agit de repérer celui qui correspond à vos objectifs, et qui concerne votre secteur d’activités bien entendu.

Pour cela, faites une prospection. En tant que simple visiteur, faites le tour de tous les salons susceptibles de vous i, intéresser. Soyez attentif aux détails : la qualité de l’évènement (organisation, promotion, stand...), l’affluence des visiteurs, leur comportement, leur profil...

Une fois que vous aurez défini tous ces paramètres, il est temps de préparer votre participation au prochain salon. Et comme vous le verrez cela demande beaucoup de temps, d’énergie et un budget conséquent.

Nommer un chef de projet

Et pas n’importe qui. Afin que votre participation à un salon ou à une foire soit une réussite sur tous les fronts, il est primordial que vous nommiez la bonne personne. Celle qui sera capable de réaliser les objectifs que vous vous êtes fixés.

Le bon chef de projet a les qualités suivantes :

• Une connaissance approfondie de l’entreprise : ses valeurs, son marché, ses concurrents, ses clients, mais surtout sa gamme de produits ou de services
• Des connaissances ou une expérience probante en gestion de projet
• Une connaissance en relation client
• Un sens de l’organisation : la bonne personne sait établir un planning de travail et le suivre
• Un sens de l’initiative et de l’autonomie : quelqu’un qui attend constamment les ordres de la direction ne peut prendre de telles responsabilités
• Un sens des négociations : notamment pour avoir un stand de qualité, négocier le prix auprès des organisateurs...
• Des capacités à travailler en équipe et sous pression.

Préparer un dossier

C’est-à-dire le plan de communication, les stratégies marketing, les produits qui seront exposés pendant le salon, les supports publicitaires, les animations, le choix et la réservation du stand, des chambres d’hôtel des participants (les commerciaux, les animateurs, les hôtesses...) si le salon se tient dans une autre région ou à l’étranger... et bien sûr le budget. Sachez d’ores et déjà que la préparation d’une participation à un salon ou à une foire coute relativement cher. Néanmoins, gardez à l’esprit que sa réussite aura un bon retour sur investissement.

Pour optimiser votre participation, il est conseillé de s’y prendre suffisamment tôt, surtout si vous avez un budget serré. Vous pouvez notamment imprimer vos support marketing sur helloprint.fr pour bénéficier de tarifs intéressants. Certaines entreprises préparent leur participation à un salon professionnel un an à l’avance, alors que d’autres s’y mettent à quelques mois de l’échéance.

Voici un petit calendrier pour vous aider à y voir un peu clair :

• J-3 mois : définition du budget, établissement d’un planning
• J-2 mois : édition de brochures (sur l’entreprise, ses produits...), réservation du stand, éventuellement des chambres d’hôtel, édition des « fiches contact visiteurs »
• J-1 mois : envoi des invitations auprès de vos clients
• J-2 semaines : livraison des brochures et des offres promotionnelles auprès des organisateurs de l’évènement. Quand bien même ces derniers ne demandent ces documents que la veille du salon, il est toujours préférable de les envoyer par courrier et de venir avec d’autres brochures la veille, surtout s’il s’agit de votre première participation.
• J-1 semaine : relance des invitations sur plusieurs canaux.

Aménager le stand

Généralement, cette étape se fait la veille de l’évènement. Toujours dans le but d’optimiser votre participation à l’évènement, et afin d’augmenter votre visibilité, il est impératif que vous soigniez particulièrement votre stand.

Si votre budget le permet, investissez dans un stand design et original. Autrement, voici quelques conseils pour vous démarquer de vos concurrents :

• Personnalisez votre stand aux couleurs de votre entreprise : logos, gamme de produits sur de grandes bâches visibles de loin, drapeaux colorés, étendards...
• Aménagez un lieu convivial et chaleureux pour accueillir vos visiteurs comme il se doit : les mobiliers, la déco (simple et sobre), le sourire des hôtesses...

Pendant le salon ou la foire

La préparation à une participation à un salon ou à une foire ne s’arrête pas le jour J. Au contraire, c’est maintenant que votre entreprise sera évaluée par vos clients et vos prospects.

• Accueillez vos visiteurs comme il se doit : professionnalisme et convivialité doivent être au rendez-vous
• Faites des animations afin d’attirer des prospects : offres promotionnelles, ventes flash, cadeau surprise, service après-vente...

Après le salon ou la foire

Contrairement à ce que beaucoup d’entreprises pensent, la prospection des clients ne s’arrête pas à la fin du salon professionnel. Pour avoir des résultats positifs et un retour sur investissement rapide, il est conseillé de faire des relances 1 mois après l’évènement.

De même avec le chef de projet, faites une synthèse de l’évènement afin d’améliorer les points négatifs lors des prochains salons auxquels vous participerez.

Gardez en tête que pour 1 € que vous investirez dans un salon ou une foire, cela vous rapportera en moyenne 8 € de chiffres d’affaires dans les 3 à 10 mois qui suivront.