Se lancer dans une aventure entrepreneuriale, c’est faire le choix de la liberté et de l’autonomie. Pour autant, vous devez accomplir des tâches annexes à votre cœur de métier. L’organisation de votre calendrier, le stockage de vos données et la gestion de votre comptabilité et de votre communication font partie de vos rôles au quotidien. Certains outils vous permettent d’optimiser votre temps et de vous consacrer à l’essentiel. Tour d’horizon des outils nécessaires à la gestion et au bon développement de votre activité.
Organiser vos journées
Pour réussir à développer votre activité, il vous faut être organisé et méthodique. Il existe des outils de planification efficaces pour optimiser votre gestion du temps. Par exemple :
- Google Calendar : il vous permet de partager votre agenda avec les personnes de votre choix. Vous pouvez aussi connaître la disponibilité de vos clients et vos partenaires s’ils utilisent le même outil ;
- Calendly : il vous sert à “planifier des réunions sans envoyer et recevoir d'emails” et à ajouter automatiquement des rendez-vous à votre calendrier. Peu importe si vos réunions se tiennent en ligne ou en présentiel, vous pouvez toujours mentionner sur Calendly toutes les informations y afférentes.
En tant qu’indépendant, vous êtes toujours sollicité par vos clients et vos partenaires. Ces outils vous permettent d’inviter vos collaborateurs à une réunion en leur envoyant vos créneaux disponibles.
Stocker vos documents
La durée légale de conservation de vos documents comptables est de 10 ans. Ils peuvent vous être demandés lors de vos déclarations administratives et fiscales. C’est là l’importance des outils de stockage. Ils vous permettent de conserver vos documents en toute sécurité et facilitent l’accès et le partage de fichiers. Ils rendent plus fluide votre collaboration avec vos partenaires et vos clients en vous permettant, entre autres, de travailler en même temps sur le même document. Peu importe où vous vous trouvez dans le monde, avec une connexion Internet, vous pouvez avoir accès à vos fichiers. Parmi eux, on peut citer :
- Dropbox : son utilisation est gratuite avec une limite de stockage de 2 Go. Vous pouvez aussi souscrire à l’offre premium pour avoir un espace de conservation plus important ;
- Google drive : il vous permet aussi de stocker et de partager vos fichiers. Google drive est une plateforme sur laquelle vous pouvez travailler en collaboration sur un document à partir de votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur.
Gérer votre comptabilité
De nouveaux acteurs proposent désormais des outils pour simplifier la gestion comptable des indépendants. C’est notamment le cas de Blank, la nouvelle solution de compte pro en ligne. Plus qu’un simple compte professionnel, Blank intègre tous les outils nécessaires pour la gestion administrative quotidienne de l’indépendant, le tout dans une seule et même application mobile :
- Un outil d’édition de devis et factures : vous avez à portée de main vos documents commerciaux, prêts à être modifiés ou envoyés à tout moment. Vous pouvez aussi les conserver sur l’application pour les retrouver plus facilement ;
- L’export de documents comptables au bon format : vous générez vos fichiers d’export en format pdf ou csv et vous pouvez les transmettre à qui de droit directement depuis l’application mobile ;
- L’agrégation de comptes bancaires : vous connectez tous vos comptes bancaires à votre appli Blank et gardez ainsi une visibilité globale sur l’ensemble de vos dépenses, pro ou perso. Cet outil fonctionne peu importe la banque d’origine dans laquelle vos comptes bancaires sont hébergés.
Communiquer sur votre expertise
Aujourd’hui, les réseaux sociaux servent de vitrine à tous ceux qui veulent vulgariser leurs offres et communiquer sur leurs réalisations. Désormais, ces plateformes numériques sont devenues incontournables et font partie de la boîte à outils indispensable des indépendants. Que ce soit pour du networking avec Linkedin, le besoin de rendre visible votre activité grâce à Instagram ou encore de communiquer sur vos horaires d’ouverture via Facebook, n’hésitez pas à user et abuser, s’il le faut, de la richesse des réseaux sociaux !
Il est également possible de favoriser la fluidité des échanges avec vos clients ou partenaires grâce à des outils de messagerie professionnelle. Par exemple :
- Slack : cet outil de messagerie instantanée et gratuit vous permet de discuter avec qui vous souhaitez, directement sans passer par l’email. Pratique ! Par ailleurs, Il existe des communautés d’indépendants sur Slack qui peuvent vous accompagner et vous aider à étoffer votre réseau ;
- Microsoft Teams : Il vous permet de chatter, passer des appels, partager des fichiers et organiser des réunions et des présentations au sein d’un même espace de travail.
Ces outils ont un seul objectif : développer votre activité. Maintenant que vous connaissez leur utilité, vous pouvez choisir ceux qui sont adaptés à votre activité et qui répondent à vos besoins. Alors n’attendez plus, gagnez du temps ?
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