Instinctivement, le reflexe adopté par le dirigeant de PME pour augmenter la rentabilité de son Entreprise consiste à envoyer ses commerciaux sur le terrain pour « faire du chiffre ». C’est oublier qu’une façon plus rapide de développer son activité peut aussi être une optimisation de ses habitudes d’achats.
La réduction des dépenses d’achats ne passe pas uniquement par l’obtention du prix d’achat le plus bas. Les économies se situent tout autant dans la qualité raisonnable du bien ou prestation acheté, dans la justesse des quantités commandées ainsi que dans le temps passé pour réaliser l’acte d’achat.
Voici quelques actions simples à mettre en œuvre afin de tirer le meilleur parti de ses achats.
Cartographier ses achats
Avant toute action, il est nécessaire de cartographier les achats de son entreprise. Pour cette cartographie, les chiffres d’affaires réalisées avec ses fournisseurs sont classés en catégories et sous catégories (appelées familles et sous-familles). Les Chiffres d’Affaires totaux des différentes familles sont classés par importance. Cela permet de hiérarchiser les dossiers à traiter et d’identifier les postes de dépenses les plus importants.
Ce classement réserve souvent des surprises et apporte un éclairage nouveau sur ses achats.
Rationnaliser ses achats
La question ici n’est pas de changer ses habitudes d’achats afin d’acheter les mêmes produits que ses concurrents mais de réfléchir aux surcoûts engendrés par ses exigences propres. Une simple discussion avec son fournisseur et une bonne connaissance du marché concerné permettent d’identifier les exigences qui entrainent un surcoût. Ces exigences peuvent concerner les délais d’approvisionnement, les spécifications techniques, l’aspect, des exigences de qualité inadaptées (sur ou sous évaluées)…
A ce niveau, l’interrogation à avoir est : Est-ce que ce que j’achète répond de la manière la plus pertinente à mon besoin ?
Passer des commandes ouvertes
Il est fréquent dans une PME de s’apercevoir que des fournisseurs sont utilisés tout au long de l’année mais que des consultations sont tout de même lancées pour chaque commande. Ce mode de fonctionnement coûte du temps et ne permet pas d’obtenir le meilleur de ses fournisseurs.
Présenter à son fournisseur habituel les consommations cumulées au cours d’une année permet de démarrer un autre niveau de relation commerciale. Cela permet par exemple la réalisation d’accord-cadre ou de commandes ouvertes. Il peut aussi être intéressant, fort de ces consommations, de demander à son fournisseur la mise en stock minimum de certaines références pour prévenir toute rupture d’approvisionnement.
Utiliser un groupement d’achats pour réduire ses coûts
Pour les PME, la solution idéale consiste à confier la charge des achats non-stratégiques à des sociétés d’externalisation d’achats ou du groupement d’achats. Ces groupements mutualisent les besoins de plusieurs entreprises pour bénéficier principalement de l’effet volume et gérer ses achats non-stratégiques.
L’intervention d’une société d’externalisation d’achats pour des missions ponctuelles permet aussi de profiter de l’expertise d’un service Achats à coût réduit. Ces sociétés se rémunérant sur une partie d’économies réalisées.
Réduire ses dépenses d’achats n’est pas l’apanage des grands groupes possédant un Service Achats. Plusieurs actions peuvent être engagées au sein de PME pour acheter comme un grand groupe.
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