La dématérialisation de la fiche de paie n’est pas une alternative nouvelle. Mais elle est de plus en plus utilisée, car elle présente de nombreux avantages par rapport à la méthode de paie usuelle. La fiche de paie électronique semble l’outil idéal pour une paie plus facile à gérer. Découvrez ici six bonnes raisons de choisir une fiche de paie électronique.
Faire des économies
Le bulletin de paie électronique dit BPE est la « dématérialisation » de la version papier du bulletin de paie. Elle a la même valeur juridique que cette dernière et est autorisée par la loi pour peu que l’employé et l’employeur se mettent d’accord. L’utilisation du BPE vous permet de faire des économies. Le BPE rend plus facile le processus de création et de diffusion des bulletins et permet d’éviter les tâches telles que :
- l’impression ;
- la mise sous pli ;
- la distribution manuelle ou par la poste ;
- l’archivage, etc.
Ces tâches sont particulièrement harassantes et peuvent impacter directement la productivité du personnel administratif. En choisissant le BPE, vous réaliserez beaucoup d’économies en moyenne par bulletin. Pour faire d’importantes économies, vous pouvez faire vos fiches de paies en ligne sur Karotpay.
Améliorer votre productivité
S’affranchir de certaines tâches répétitives et pénibles permet de rendre le personnel administratif plus productif. Ainsi, ce dernier consacrera plus de temps à la recherche et au développement des talents.
De plus, le personnel gagnera énormément de temps. Lorsqu’il y aura des contrôles, les bulletins électroniques sont disponibles plus facilement. En cas d’erreurs d’impression, l’employé peut les rectifier de façon autonome, sans avoir besoin de recourir à des démarches administratives.
Garder des traces
Les BPE permettent de garder des traces. L’employé peut à tout moment consulter son bulletin en ligne. Le stockage est durable et sécurisé. La durée d’archivage est de 50 ans par exemple à la Caisse des Dépôts et Consignations.
De plus, c’est au salarié de décider du mode de conservation qui lui convient le mieux. Il peut soit choisir un prestataire, soit son entreprise. Par ailleurs, les BPE réduisent et suppriment les risques de perte ou d’accès aux bulletins par des personnes non habilitées.
Il y a moins de risque de falsification ou de modification. Les informations échangées entre l’employeur et le salarié sont claires, traçables et bien datées. Il y a donc de la sécurité, de l’intégrité et de la traçabilité.
Impacter positivement la planète et améliorer l'image de marque de l'entreprise
Si vous songez à être écolo en réduisant votre empreinte écologique, les BPE sont la meilleure solution. En effet, lorsque les impressions et énergies nécessaires à la distribution physique des bulletins sortent de l’équation, la terre s’en porte mieux. La mise en place d’un développement durable et écoresponsable passe par la réduction du taux d’impression et d’utilisation de papiers.
Une entreprise qui dématérialise ses documents montre qu’elle est en phase avec les innovations technologiques. Cela prouve qu’elle innove, qu’elle est moderne et que son mode de gestion est souple. Une telle entreprise est bien vue par les partenaires, les clients et autres acteurs de son environnement. Elle bénéficie d’une réputation de dynamisme et d’éco-responsabilité.
Satisfaire réellement les salariés
Une fois le bulletin de paie dématérialisé, il est plus facilement accessible pour le salarié. Le BPE est accessible par le biais d’un coffre-fort numérique sécurisé. Un employé qui a l’habitude d’égarer le format papier de son bulletin de paie n’aura plus ce type de souci avec le BPE.
Le BPE répond à un besoin d’accessibilité en tout temps et en tout lieu. Cette alternative séduit beaucoup plus les jeunes qui veulent pouvoir rapidement consulter leur bulletin de paie à partir de leurs smartphones.
Enfin, vu que le BPE est déposé sur le compte personnel d’activité (CPA) de chaque employé, il est centralisé avec d’autres documents relatifs aux droits professionnels du salarié. Cela lui permet de renseigner avec plus de facilité ceux-ci.
Voilà ! Vous connaissez désormais les principaux avantages des BPE. Ils sont beaucoup plus pratiques et accessibles que les bulletins traditionnels.
A lire aussi :
