La déclaration sociale nominative s’est grandement généralisée depuis 3 ans grâce à Net Entreprises, le site qui centralise toutes les démarches sociales entreprises. Cette déclaration vient remplacer les déclarations sociales existantes exigées au titre de l’emploi de tous salariés dans une entreprise. Dans le cas où vous ne vous seriez pas encore au fait de cette nouvelle démarche, voici ici les clés pour mieux comprendre.
La Déclaration Sociale Nominative d'une entreprise
La Déclaration Sociale Nominative ou DSN est un fichier mensuel déduit de la paie des employés d’une entreprise. Elle permet à celle-ci de transmettre de façon simplifiée et fiable les informations relatives à la gestion de la protection sociale de ses salariés aux organismes sociaux.
Les informations transmises dans cette déclaration reflètent la situation ponctuelle du salarié au moment de la paie. Il s’agit des divers évènements survenus dans le mois (modification des termes du contrat de travail, maladie, fin de contrat, etc.) ayant eu des répercussions sur la paie.
La DSN vient ainsi remplacer l’ensemble des déclarations périodiques et des multiples formalités administratives faites depuis toujours par les chefs d’entreprise à une diversité d’établissements. Il s’agit entre autres des :
- déclarations des cotisations sociales
- attestations requises pour le règlement des frais de sécurité sociale
- déclarations d’effectif en cas de fin de contrat de travail d’un employé
- déclarations mensuelles pour changement dans le nombre d’employés
- déclarations de missions effectuées par des travailleurs temporaires.
Cela vient faciliter complètement la tâche des chefs d'entreprises et est, de ce fait, bénéfique pour les employés également. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet sur Net-Entreprises.fr.
Comment et quand faire la déclaration ?
Pour faire la déclaration, le chef d’entreprise a 3 possibilités. Ce dernier peut décider de la faire lui-même en ligne ou sur un logiciel de paie compatible avec la DSN. Ce logiciel pourra interpréter efficacement les données du fichier de paie pour produire la déclaration.
Une autre possibilité est de déléguer la responsabilité à un à un expert-comptable. Ensuite, le chef consultera son courriel pour d’éventuels retours de la part des organismes sociaux. La DSN est faite de façon mensuelle et le paiement des cotisations est également mensuel. Elle doit être faite au plus tard le 5 de chaque mois pour les entreprises d’au moins 50 employés. La déclaration est faite le 15 de chaque mois pour les entreprises avec plus de 50 employés.
Une déclaration faite tardivement peut causer des pénalités pour l’entreprise fautive. Dans le cas d’un événement exceptionnel survenu au cours du mois, l’entreprise se doit de le signaler via la DSN dès que sa nature est connue.
Le site Net Entreprises pour effectuer sa déclaration
Le site Net-Entreprises.fr est la plateforme de référence de l'administration française dédiée aux déclarations sociales des entreprises. L’objectif de Net Entreprise est de centraliser toutes les démarches administratives pour les gérants d’entreprises. C'est donc là que devez effectuer votre DNS.
Bien que l'administration fasse des efforts de communication pour simplifier les démarches la DNS reste une démarche complexe à comprendre pour certains entrepreneurs. Vous pouvez vous aider d'un guide sur Net Entreprises pour mieux comprendre comment effectuer votre déclaration.
La DSN : pour quel type d’entreprise ?
Les entreprises concernées par cette déclaration sont celles du secteur privé. Les entreprises privées possédant de multiples succursales sont également concernées par le DNS. Chacune de ces succursales doit posséder un numéro SIRET propre et doit déclarer les employés de chaque établissement.
Une entreprise possédant un tel numéro pourra adresser dans son fichier de paie autant de DSN qu’elle a d’établissements. Selon un nouveau décret, les entreprises du secteur public sont également concernées. Toutefois, ce décret entrera en vigueur officiellement en 2021.
Certaines entreprises sont cependant exclues de la DSN. Il s’agit notamment des entreprises installées dans des zones géographiques non prises en compte. Les entreprises avec des salariés en dehors du périmètre d’application ne sont pas également concernées.
Les avantages de la Déclaration Sociale Nominative pour une entreprise
L’avantage majeur de la déclaration sociale nominative pour une entreprise est de diminuer les déclarations sociales exigées lors de l’emploi de tous salariés. Un autre avantage est la sûreté et la fiabilité des déclarations sociales grâce à leur mensualisation. Les chefs d’entreprise gagnent ainsi un temps précieux dans l’exécution de cette démarche. De ce fait, les risques de contentieux entre employeur et salariés comme avec les organismes sociaux diminuent.
Pour les salariés, l’avantage que leur offre la DNS est la réduction des manquements aux prestations sociales liées à de fausses déclarations ou des fraudes. Pour ce qui est des organismes sociaux, cette démarche aura pour avantage de lutter efficacement contre la fraude et améliorer le suivi des droits sociaux.
Les conséquences en cas de non-respect
Les entreprises qui ne produisent pas de déclaration se voient infliger des pénalités de 17,14 € par employés. Ce montant peut aller jusqu’à 10 000 € par mois dans le cas où ces entreprises engagent 2 000 employés. Pour les entreprises qui emploient en dessous de 2000 personnes, la pénalité avoisine les 750 €.
Pour celles qui accusent de retard dans la déclaration, elles encourent une pénalité de 51 € par mois par employé. Elle est déterminée en fonction de l’effectif présent lors de la dernière déclaration produite par le chef de l’entreprise.
Dans le cas d’une omission de déclaration d’un employé, l’entreprise risque une amende de 51 € par salarié par mois. Pour déterminer cette pénalité, l’effectif de l’entreprise lors de la dernière déclaration effectuée par le chef est nécessaire.
En clair, il y a tout intérêt pour une entreprise de faire sa DSN. Cela lui permettra même de gagner du temps de façon considérable pour mener ses activités.
