Les PME, les grands groupes, les associations…ont intérêt à investir dans un photocopieur professionnel. En effet, l’usage collectif de cet appareil le rend moins onéreux que la multiplication de photocopieurs individuels et le gain de place est appréciable. Découvrez dans ce guide des astuces pratiques et des conseils pour bien choisir votre copieur d'entreprise.

Les différentes machines proposées par les fabricants

Voici un aperçu des différentes machines pour la reproduction de documents :

• La photocopieuse en noir et blanc aussi nommée monochrome a l’avantage d’être économique (0,02 € la page contre 0,08 € pour la couleur) et rapide. Elle est adaptée pour un usage principalement textuel. Elle existe en version analogique ou numérique.

• La photocopieuse couleur assure une reproduction de qualité fidèle au document original mais elle est plus couteuse à l’usage que la monochrome.
• Le copieur analogique fonctionnant selon la méthode classique de la xérographie est idéale pour la reproduction de grands volumes. Moins cher que le copieur numérique (de l’ordre de 30%), il ne peut pas fonctionner en réseau et n’existe pas en multifonction.
• La photocopieuse numérique scanne le document par optique et le reproduit avec une haute qualité. De plus, elle garde le document en mémoire et permet ainsi une reproduction en grande quantité rapide, puisque le document n’a pas besoin d’être scanné à nouveau.
• Le copieur numérique multifonction fait également office de scanner, d’imprimante, de fax, de boîte d’envoi par mail
• L’appareil tireur de plan est adapté, comme son nom l’indique, pour la reproduction de plans et de cartes sur des papiers au format A0 et A1.

Copieur laser ou jet d’encre ?

L’impression laser convient parfaitement pour l’impression de graphiques et de textes en noir et blanc ou en couleur. En revanche, l’impression à jet d’encre permet une plus grande précision pour des documents complexes à reproduire. Mais attention, l’impression par jet d’encre est plus longue et les consommables sont plus chers.

Astuce : des sites internet, comme le guide indépendant www.photocopieuse.net, vous permettent de comparer rapidement les différents photocopieurs disponibles sur le marché et ainsi de trouver la machine adaptée à vos besoins et à votre budget.

Location ou achat de son copieur professionnel ?

Louer un photocopieur dans le cadre d’un leasing ou d’un crédit-bail est plus onéreux que l’acheter. Mais la location offre la possibilité de renouveler régulièrement son matériel et de l’adapter ainsi aux nouveaux usages de l’entreprise. De plus, un service de maintenance est souvent inclus dans le loyer du photocopieur.

Dans le cadre de la location d’un photocopieur professionnel, le montant du loyer est déductible. En cas d’achat, le matériel fait l’objet d’un amortissement et la société peut récupérer la TVA.

Est-il intéressant d’acheter un photocopieur professionnel d’occasion ?

Faire le choix du photocopieur d’occasion est intéressant pour les entreprises disposant d’un budget limité. De plus, le modèle d’occasion contrairement au modèle neuf est disponible immédiatement ou du moins dans un délai très court. Il permet donc à un professionnel de faire face à un pic d’activité.

Les inconvénients du copieur d’occasion

Le photocopieur d’occasion a une durée de vie limitée et pour un modèle ancien, il peut être difficile de trouver des pièces de rechange. Opter pour un photocopieur reconditionné est alors un bon compromis entre une machine neuve et une machine d’occasion.

Qu’est-ce qu’un photocopieur reconditionné ?

Le photocopieur reconditionné est une machine d’occasion remise à neuve avant sa commercialisation. Les pièces défectueuses mais également celles obsolètes ou légèrement usées ont été changées, afin d’offrir des performances proches de celle d’un photocopieur sortant d’usine. D’ailleurs, une garantie longue est en général prévue pour les photocopieurs reconditionnés. Par ailleurs, faire le choix d’un photocopieur ancien mis à neuf est un choix écologique.

Bon à savoir : le prix d’un photocopieur reconditionné est en moyenne 30% plus bas que le prix d’un photocopieur neuf.

Comment entretenir et assurer la maintenance d’un photocopieur professionnel ?

Pour assurer le bon fonctionnement de son photocopieur professionnel, il est conseillé de souscrire un contrat de maintenance et d’entretien. Et en cas de location de l’appareil, le suivi est souvent compris dans les mensualités.

Les prestations comprises dans le contrat d’entretien

Le contrat de maintenance du photocopieur conclu pour une durée allant de 1 à 5 ans comprend en général :

• Des visites d’entretien régulières, pour effectuer des réglages, la maintenance visant à éviter notamment les bourrages papier et les messages d’erreur.
• La fourniture des consommables (cartouches, toners, tambours), à l’exception du papier et des agrafes.
• Le dépannage à distance avec une assistance téléphonique et formation des utilisateurs.
• Les réparations comprenant le déplacement du technicien et le changement des pièces défectueuses.

Bien lire son contrat d’entretien du photocopieur

Une lecture du contrat est indispensable pour connaitre :

• Le matériel inclus dans le contrat de maintenance.
• Le tarif.
• Les prestations incluses et celles en option.
• La durée du contrat et les conditions de résiliation.