Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?

Logiciel note de frais

La gestion des finances dans une entreprise constitue l’une des fondations de la croissance durable et de la réussite continue. En réalité, les petites dépenses mal justifiées ou non justifiées périclitent l’entreprise vers un déclin rapide. Vous devez rester attentif aux moindres détails et suivre les notes de frais de vos employés afin de mettre tous les arguments de réussite de votre côté.

Pour mieux suivre les notes de frais et les gérer en toute facilité, il existe des outils automatisés qui simplifient l’exercice et apportent une certaine autonomie à la pratique au quotidien. Dans cet article, nous vous définissons non seulement un logiciel de notes de frais, mais nous vous indiquons aussi son utilité et ses avantages pour les salariés et surtout l’employeur.

1.Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais au juste ? Explications

Pour rappel, un employeur se trouve dans l’obligation de payer les frais professionnels engagés par ses employés à savoir les repas, les déplacements, le logement, etc. Pour obtenir ce remboursement, les employés doivent néanmoins fournir des justificatifs appelés factures qui seront validés par l’employeur s’ils présentent les conditions requises. Les notes de frais constituent donc les éléments de justification d’une dépense professionnelle engagée par un salarié en vue d’avoir des remboursements chez son employeur.

Un logiciel pour vos notes de frais vous aide à dématérialiser l’émission de ces éléments justificatifs qui sont conçus de façon traditionnelle à la main. Au lieu de les saisir ou de fournir manuellement des factures, vous pouvez utiliser un logiciel ou une application de notes de frais qui vous permet de gagner du temps, de suivre toutes les dépenses en un seul endroit et surtout de garder un œil sur tout ce qui se fait comme dépenses dans l’entreprise par vos salariés.

Une telle application vous permet d’accepter ou de rejeter les dépenses des salariés selon que ces dernières réunissent les conditions requises ou non. Un tel logiciel profite autant à l’employeur qu’aux salariés parce qu’il simplifie la tâche à tous.

2.La centralisation des dépenses dans un seul logiciel RH

Sans un logiciel de notes de frais, vous pouvez vivre une vraie galère pour centraliser tous les fichiers Excel fournis par les salariés en vue de justifier leurs dépenses. Tout devient épars et vous vous trouvez avec plein de fichiers à analyser. Non seulement vous perdez du temps, mais aussi de votre patience. La centralisation de la gestion des dépenses a toujours été la solution adéquate.

Le logiciel ou l’application de suivi des dépenses vous aide à tout réunir en un seul lieu. En quelques clics, vos salariés vous envoient leurs notes de frais suivant le canevas et le format prédéfinis par le logiciel. Ils ne se fourvoient plus. De votre côté, vous pouvez vous connecter à l’application et suivre directement les notes de frais envoyées afin de les étudier et les contrôler.

Vous gardez un œil sur toutes les notes de frais envoyées par vos salariées. Cela vous permet de savoir avec précision les dates d’émission et la fréquence d’émission.

3.Accepter ou rejeter simplement les notes de frais à l'aide d'un logiciel de gestion RH

Avec le logiciel de notes de frais, tout devient facile et simple. L’analyse des notes de frais permet à l’employeur de les accepter ou de les rejeter. L’acceptation est conditionnée par l’analyse des factures jointes par les salariés. Si les justificatifs sont en bonne et due forme et présentent toutes les informations requises, vous pouvez en un seul clic accepter la dépense.

Contrairement, certaines factures ne sont pas bien détaillées et ne permettent pas la validation. L’employeur peut donc les rejeter et demander une meilleure justification. Le logiciel vous évite les tracasseries dans le suivi des dépenses. Accepter ou rejeter devient aisé et rapide. Cela permet aux employés de connaitre les raisons du rejet et de suivre leur processus de remboursement.

4.Contrôler vos dépenses avec un logiciel de note de frais

Le logiciel de notes de frais vous offre une vue globale et entière sur toutes les dépenses que vous approuvez. Vous ne perdez plus votre énergie dans les calculs et les formules à n’en point finir. L’application suit les dépenses à votre place et vous fournit des détails sur chaque chose. Grâce à la catégorisation des dépenses, vous savez combien les employés ont dépensé dans :

Les transports ;
Les repas ;
Les déplacements ;
Le logement et autres dépenses.

Vous contrôlez désormais les charges de l’entreprise en temps réel et vous ne manquez pas les notifications de nouveaux ajouts. Cela vous permet de vous concentrer sur les gains et de booster vos travaux afin de combler le passif par l’actif à acquérir.

5.La personnalisation de votre logiciel de notes de frais

Plusieurs employeurs sont préoccupés par le traitement des notes de frais plutôt que leur remboursement. Pour ce faire, le logiciel de notes de frais automatise la gestion des dépenses. En plus de tous les avantages qu’apporte une telle application, elle vous laisse également le champ libre à la personnalisation.

En effet, selon les rubriques de dépenses comptables qu’enregistre votre entreprise, vous pouvez remplir au préalable les cases afin de faciliter la tâche à tout le monde. Les employés ne se perdent plus et ils savent d’avance les rubriques que vous acceptez pour remboursement. Pour automatiser les écritures comptables, il est possible d’utiliser un logiciel de note de frais open source (autrement dit, personnalisable), qui offre la possibilité de pré-remplir automatiquement les rubriques des comptes à inscrire.

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