La gestion électronique des documents (GED) permet le stockage sur un support informatique et ensuite la recherche et la visualisation des documents directement sur écran.

Chaque document est numérisé grâce à un scanner – qui peut être aussi trieur le cas échéant –, puis indexé par numéro de client ou mot clé (l'indexation peut être effectuée sans l'intervention d'un opérateur, grâce à un système de lecture automatique), et enfin stocké sur un support informatique, magnétique ou optique. Le temps de recherche devient alors très court.

Ces systèmes se développent rapidement dans les entreprises, mais pas pour les archives. Les systèmes de GED sont plutôt destinés aux documents vivants, ayant un fort taux de consultation : documentation, courrier, dossiers commerciaux, dossiers bancaires, dossiers techniques et plans. La GEIDE est donc complémentaire de l'archivage papier. Elle peut aussi le remplacer. En effet, un document électronique accède dorénavant à une valeur légale en s’appuyant sur l’application de la norme NF Z 42-013. Le papier peut alors, dans la plupart des cas, être détruit. Vous trouverez toutes les informations sur les fonctionnalités d’une solution GED sur cette page : https://www.archivage-numerique.fr/ged.

La vie d'un document dématérialisé

La conception

Un document est, la plus part du temps, constitué de données déjà existante sous une forme numérique. Ces données peuvent provenir d"un ERP, d'une gestion commerciale, bureautique, ... Il est donc primordial de s'interfacer avec tous les logiciels en place.

La constitution

Les données recueillies doivent ensuite être traitées et assemblées sous la forme souhaité par l’utilisateur, qu"il s'agisse d'une facture, d'un contrat, ... et enfin le document est signé électroniquement afin de garantir son intégrité et son authenticité.

L'acheminement

Le document dématérialisé se voit ensuite acheminer vers son ou ses destinataires avec les garanties nécessaires.

La conservation

Afin de garantir sa fiabilité dans le temps, les documents ainsi que leur valeur juridique doivent conserver

Le Workflow et la GED

Le Workflow, ou flux de travail, désigne l’ensemble des procédures décrivant les tâches, leur répartition, assignation, chronologie, interactions, etc.

Le Workflow étant formalisé, il est possible d’intégrer les documents qui l’accompagnent dans une GED qui automatisera la gestion documentaire (accès, création, diffusion, stockage, destruction…).
On en distingue cependant deux types :

Workflow procédural

Le Workflow procédural décrit les processus connus et fixes de l'entreprise. Les processus sont préétablis et le Workflow est statique. Il se compose d'une suite prédéfinie d'étapes et des éventuels algorithmes de choix de chemin. Ce type de Workflow peut être entièrement automatisé.

Workflow ad hoc

Le Workflow ad hoc permet de gérer les autres situations, celles qui ne peuvent pas être prises en charge par les Workflows procéduraux. Chaque étape doit alors être décidée au fur et à mesure, ce qui rend le Workflow dynamique. Ce type de Workflow réclame une intervention humaine fréquente. La décision prise peut alors être exécutée par le moteur de Workflow.

Moteur de Workflow

Le moteur de Workflow est un logiciel permettant d'exécuter les flux définis. Il s'occupe des transmissions effectives d'informations au cours des différentes étapes. Il peut par exemple :

• envoyer un message électronique au responsable de l'étape suivante du Workflow,

• orienter le Workflow dans une direction ou une autre selon des conditions prédéfinies,

• gérer le transfert de tâches lorsqu'un certain délai est écoulé.

Fonctionnement

Le module de Workflow vous permet d’assigner à des documents un cheminement prédéfini qui guidera les documents vers des utilisateurs et/ou des répertoires dans un ordre qui aura été défini par votre processus (validation, signature, contrôle…).

Les processus se composent d’étapes séparées, qui peuvent changer selon les options sélectionnées.

À chaque étape le document peut être assigné à un répertoire spécifique et/ou un utilisateur.

Le document ne passera à l’étape suivante du processus, que si chaque utilisateur, aux différentes étapes, effectue l’action demandée, comme la visualisation, le rejet ou l’approbation.

En conclusion : pourquoi choisir une GED ?

Si la GED est un peu longue à intégrer et à configurer au départ, afin de l’adapter précisément aux besoins de l’entreprise, elle s’avère un excellent investissement en faisant gagner un temps précieux et un réel confort de travail.
En outre, elle donne un cadre documentaire sécurisé qui vous permettra d’éviter des erreurs parfois très fâcheuses pour l’activité professionnelle : perte de documents, mauvaise transmission, problème d’accès aux informations, écrasement imprévu de données…

Une fois bien paramétré, il s’agit d’un outil très souple doté d’une ergonomie simple qui vous permettra de vous familiariser rapidement à ses fonctionnalités et de le prendre en main en quelques jours.
Enfin, vous trouverez sur le « portail de la transformation numérique des entreprises » : https://www.francenum.gouv.fr les informations concernant les accompagnements, financements et aides que le gouvernement a mis en place pour aider les entreprises dans leur transition numérique.