Dans les PME ou dans les TPE, organiser son entreprise peut parfois être un calvaire pour certains. Par ailleurs, de nombreux entrepreneurs ne prennent que très peu de temps pour effectuer l'organisation administrative de leur établissement. Évidemment, l'organisation est une action extrêmement importante au sein d'une entreprise. C'est pour cela que nous allons vous donner tous les outils afin d'organiser au mieux votre entreprise.

Le tampon de bureau : l'indispensable pour toutes les démarches administratives

C'est le grand gagnant et c'est l'accessoire numéro 1 pour votre entreprise. Premièrement, le tampon encreur va vous permettre de créer votre identité visuelle. C'est un outil qui permet d'identifier votre marque et votre entreprise partout où elle sera apposée. De plus, c'est un accessoire de bureau pour vous faciliter la tâche pour régler les démarches administratives : fini les centaines de signatures sur des documents, avec un tampon vous irez beaucoup plus vite.

Il en existe de toutes sortes et pour toutes les utilisations :

• des tampons encreurs pour apposer vos coordonnées sur un document,

• des tampons encreurs pour signer de votre logo certains fichiers,

• des tampons dateurs pour classer vos dossiers à la date du jour,

• des tampons numéroteurs afin de compter le nombre de dossiers, fichier ou autre,

• des tampons afin de classer au mieux vos dossiers en apposant par exemple la signature « URGENT » ou encore « CONFIDENTIEL ».

Grâce à cet outil, vous allez drastiquement réduire le stress et l'anxiété produite par les démarches administratives.

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L'organisation et la planification grâce à un calendrier en ligne

Que vous soyez auto-entrepreneur ou patron d'une PME/TPE, vous avez besoin de la meilleure organisation possible afin de mener à bien vos objectifs. Le second outil que l'on peut vous conseiller est de vous créer un agenda en ligne qui va vous permettre de tout noter. Quelle que soit votre activité, commerciale ou non, vous allez avoir besoin de planifier des rendez-vous, de préparer des réunions, des rencontres avec votre équipe, etc.

Les logiciels et les sites internet vous permettant de faire un agenda en ligne sont nombreux et vous trouverez forcément celui qui vous conviendra le mieux. Cependant, essayez de choisir un site vous permettant de partager l'agenda à vos collaborateurs ou employé, cela vous permettra de clarifier l'organisation au sein de votre entreprise. Par ailleurs, n'oubliez pas que la planification est au centre de l'organisation d'une entreprise car elle vous permettra de vous projeter dans les mois à venir.

Les services de « Cloud » pour éviter la paperasse

Le problème numéro 1 de tous les entrepreneurs du monde c'est la paperasse. Les dossiers qui s'accumulent, les factures entassées dans des tiroirs ou encore des fiches de paie dans les casiers, tous ces petits choses sont un frein à votre organisation. Par conséquent, le conseil que nous pouvons vous donner est de souscrire à un abonnement sur des services de « Cloud ».

Concrètement, le « Cloud » est un service vous permettant de stocker sur Internet tous les dossiers que vous voulez dans une certaine limite de stockage. En clair, tous vos dossiers sont accessibles partout et tout le temps mais pas par tout le monde. Bien sûr, cela permet une sécurité de plus car vous allez pouvoir configurer l’accès à toutes ces données cruciales.

De plus, c'est un service qui va vous permettre d'échanger des documents avec les salariés afin d'éviter que les papiers s'accumulent. Cet ajout dans votre organisation vous permettra d'y voir plus clair dans vos documents.

Des logiciels de messagerie instantanée pour diriger votre équipe

La communication interne est primordiale dans toutes les entreprises : une entreprise ou personne ne communique va tout droit vers une faillite certaine. Pour dialoguer avec vos salariés, surtout actuellement avec la crise de la COVID19, il existe des solutions comme les logiciels de messagerie instantané.

En bref, ces services vont vous permettre de créer des discussions de groupe avec vos employés, de discuter avec un seul ou plusieurs employés en même temps et de réaliser des vidéoconférences avec un ou plusieurs de vos salariés. Par ailleurs, de nombreux services dans ce genre proposent une synchronisation totale avec votre agenda et vos calendriers en tout genre.

Un logiciel de gestion de projets : un indispensable pour planifier

Nous en parlions tout à l'heure, la planification de vos tâches et de celle de vos employées est primordiale. Ce genre de logiciel va vous aider à gérer votre temps. Pour le faire fonctionner c'est très simple : dans le cadre où vous devez rendre un produit, il y a forcément une « deadline », grâce à ce logiciel vous allez pouvoir rentrer cette « deadline » afin de contrôler l'avancement du projet avec tous vos salariés et tous vos collaborateurs.

Par ailleurs, c'est aussi un outil qui permet d'automatiser certaines démarches administratives rébarbatives. En bref, c'est un outil dont vous ne pourrez plus vous en passer après l'avoir utilisé.