Si jusqu'ici, la gestion électronique des documents (GED), était surtout utilisée par les grandes entreprises,  l'essor du télétravail engendré par la crise sanitaire, a poussé de nombreuses TPE et PME à adopter la dématérialisation de leurs documents. Aujourd'hui, la GED est ainsi devenue un projet prioritaire pour une PME sur trois.

Appréhender les confinements plus sereinement

Si vous souhaitez améliorer les performances de votre entreprise, en adoptant par exemple un crm pour pme, d'autres outils apparaissent désormais essentiels au bon fonctionnement de votre société. C'est notamment le cas de la GED, la gestion électronique des documents.

En effet, les confinements successifs ont poussé de plus en plus de salariés à télétravailler. Et pour mener à bien leur travail depuis la maison, nombreux sont les chefs d'entreprises, en particulier au sein des PME, qui ont opté pour la dématérialisation des documents.

De nouvelles habitudes de travail qui permettent ainsi aux entreprises de taille moyenne, d’appréhender d'éventuels confinements de manière plus sereine.

Selon une enquête réalisée par le magazine Archimag, pour la société Zeendoc, les projets de GED sont ainsi aujourd'hui privilégiés par plus d’une entreprise sur trois.

La GED un réel gain de temps et de productivité

Plus concrètement la GED consiste, via un logiciel, à gérer vos documents numériquement : toutes les informations se trouvant alors au même endroit et se mettant à jour en temps réel. Pour se faire, il est tout de même nécessaire, au préalable, d'effectuer la dématérialisation des documents, en les scannant et en les numérisant.

Une fois mise en place, la GED représente de nombreux avantages. Ainsi, non seulement elle permet de gérer plus facilement la réception, l’enregistrement, le classement et la sauvegarde des documents, mais elle favorise également leur diffusion, leur partage, ainsi que leur recherche.

Au sein d'une entreprise, la gestion électronique des documents permet alors un  réel gain de temps et de productivité, tout en réduisant considérablement les coûts liés à l’impression et au stockage des  documents. En outre, ces derniers ne circulent plus de main en main. Aussi, plus de risque de les perdre !

Pour bien choisir son logiciel, mieux vaut toutefois  s’attarder sur certains points, à l'instar des habitudes et des besoins de l’entreprise en termes de capacité de stockage et de fonctionnalités.

La GED devra en outre répondre à un certain nombre d’exigences comme un niveau de sécurité de stockage optimal, des outils de recherche simplifiés afin de faciliter l’accès aux documents, la possibilité d’exporter facilement les données, ou encore l'accès à une plateforme stable, consultable  à tout moment.

Les factures clients en tête de la dématérialisation

Si jusqu'à présent, la gestion électronique des documents était donc plutôt présente au sein des grandes entreprises (qui ont généralement à gérer un flux important de documents), aujourd'hui même les TPE s'y sont mises.

« Le marché de la gestion électronique de documents progresse actuellement sur un rythme annuel de l’ordre de 15 % et devrait représenter un chiffre d’affaires total voisin de 5 milliards d’euros en 2024 », a notamment  souligné Jean-Pierre La Hausse de Lalouvière, président de l’association professionnelle eFutura, qui qui réunit plus de  200 entreprises ou organisations pionnières de la transition numérique.

Et parmi les documents les plus fréquemment utilisés dans la GED des TPE et des PME, les factures clients arrivent en tête (72%), comme le révèle l'enquête Archimag.  Elles sont suivies par les bulletins de paie (47 %) et les factures fournisseurs (44 %), tandis que les documents commerciaux représentent quant à eux 41 %, à égalité avec les contrats.

Reste que malgré leur bonne volonté, la plupart des PME n'ont pas encore totalement adopté la GED au sein de leur entreprise.Ainsi, l'étude Archimag révèle qu'une grande majorité d'entre elles, soit 73%, continue de jongler au quotidien  entre processus papiers et digitaux. À l'inverse, seules 15 % des TPE-PME affirment avoir déjà tout dématérialisé.

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