Lors de la création de votre société, vous optez pour une forme juridique (EURL, SARL…), vous définissez un capital social ainsi que toute une série d’autres informations qui figurent dans vos statuts. Ces éléments constitutifs de nature juridique sont également repris dans l’annonce légale que vous allez publier dans un journal habilité de votre département. Mais ce n’est pas le seul document qui doit les mentionner.
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Créant votre société, vous allez émettre des documents pour différents objets. Certains engagent plus votre responsabilité (devis, facture, bons de commande….) que d’autres (plaquette commerciale). Mais tous ces documents doivent comporter des mentions obligatoires renseignant le destinataire sur votre société. Vous serez d’autant plus crédible que les informations contenues seront complètes et précises.
Devis, bons de commande, tarifs, documentations publicitaires, papiers à en-tête…
Comme le définit l’article R123-237 du code de commerce, les documents émis par l’entreprise vont également comporter une liste précise d’informations. L’article concerne toutes les personnes (physiques ou morales) immatriculées aux registres du commerce et des sociétés (RCS). Il établit donc la liste des différentes informations présentes sur les devis, bons de commande et de livraison, documentations publicitaires, tarifs, papiers à en-tête... En résumé, tous les documents de l’entreprise concernant son activité et signés par elle ou en son nom doivent indiquer les informations suivantes :
- Siren (avec la mention registre des métiers pour les artisans),
- Numéro RCS,
- Lieu du siège social,
- Etat de liquidation si c’est le cas, avec le nom du ou des liquidateurs,
- Dénomination sociale suivie de la forme juridique (EURL, SARL, SAS, SA...),
- Précision de « SA à directoire et conseil de surveillance » si c’est le cas,
- Précision de « société à capital variable » si c’est le cas,
- Le locataire-gérant ou gérant-mandataire si il y a lieu,
- en cas de contrat d'appui au projet d'entreprise (création ou reprise d'une activité) : la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, avec le lieu de son siège social et son numéro unique d'identification (SIREN).
- Il est toujours bon de rappeler que l’infraction à ces mentions peut aller jusqu’à une amende de 750 euros. Ces mentions obligatoires s’ajoutent aux éléments d’usage : adresse, contacts (téléphone, fax, mail, site internet) et nom commercial.
Pour être encore plus complets, et éviter d’avoir à les fournir si nécessaire, les documents émis par votre société peuvent indiquer votre numéro SIRET, votre code APE (ou code NAF) et votre numéro de TVA intracommunautaire. Pour certaines professions réglementées, vous devrez indiquer d’autres informations spécifiques liées à leur exercice : diplôme, numéro de licence par exemple.
Les sociétés commerciales doivent également préciser leur nature, intégralement ou par les initiales : société à responsabilité limitée ou SARL, avec le capital social, arrondi à la valeur entière inférieure. Il n’est plus prévu de sanctions pénales en cas d’infraction mais d’une simple injonction de faire, demandée par une personne au président du tribunal de commerce qui statue en référé.
Imprimer vos documents officiels sur papier en-tête personnalisé
Vos documents officiels sont terminés, enregistrés et prêts pour l’impression. Tous les documents du type devis, factures seront alors imprimés sur du papier entête entreprise à votre nom et logo. Vous pouvez pour cela faire préparer des ramettes de papier avec votre en-tête et toutes les mentions obligatoires. En vous rendant sur le site veoprint.com, vous retrouverez les offres de choix proposés pour faire imprimer votre papier en-tête. Vous aurez le choix entre le format A4 et A5, en couleur ou en noir et blanc, des papiers de qualité différente, la quantité que vous souhaitez. Vous pouvez personnaliser votre en-tête. En allant sur le site, vous trouverez des exemples des différentes possibilités de papier en-tête que vous puissiez commander en fonction de votre logo, slogans, et mentions obligatoires que vous souhaitez mettre.
Vous pourrez également faire vos travaux d’impression papeterie par le même site veoprint.com. En effet, si vous souhaitez que tous vos collaborateurs aient le même agenda, calendrier personnalisé avec le logo de votre entreprise, c’est tout à fait possible. Pour cela, il vous suffit de vous rendre sur le site et suivre les instructions de personnalisation pour le type de papeterie que vous aurez choisi. N’hésitez donc pas à visiter le site et personnaliser vos documents de communication.
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