La gestion des clefs est un véritable enjeu dans les administrations et les entreprises. Quel que soit le secteur d'activité, la moindre erreur dans cette gestion peut s'avérer lourde de conséquences. Pour prévenir la perte ou le vol des clefs dans un musée, un aéroport, un parking, une maison d'arrêt ou tout autre lieu sensible, la mise en place de systèmes de sécurisation des clefs est essentielle. Il existe heureusement des entreprises spécialisées qui proposent toute une gamme de solutions innovantes et efficaces pour la gestion des clefs.

Une armoire de gestion de clefs sophistiquée

Si vous désirez avoir la crème de la crème en matière de système de gestion de clefs, n'hésitez pas à vous tourner vers une armoire dotée d'une intelligence artificielle. Ce type de boîte de dépôt de clefs, que l'on peut notamment se procurer sur le site de Traka, fonctionne de façon totalement autonome (sans connexion internet, sans serveur et sans PC). Un système de reconnaissance faciale ou d'empreintes digitales permettra alors aux personnes autorisées d'y accéder.

Les meilleurs modèles du marché sont munis d'un port USB qui permet d'importer et d'exporter des paramètres et des rapports. Les données sont généralement sauvegardées sur une carte SD de façon automatique. Il est toutefois possible de relier la solution au réseau internet. Vous serez ainsi en mesure de tracer tous les mouvements de clefs effectués en temps réel.

Un système de distribution autonome des clefs

L'amélioration de la gestion des clefs nécessite le plus souvent de faire appel à la technologie. Qu'il s'agisse d'un parking, d'un camp militaire ou d'un établissement pour personnes âgées, il est possible de mettre en place un système de distribution autonome des clefs. Dans cette optique, il faut créer un point de passage obligatoire pour le personnel et les intervenants extérieurs (agents d'entretien, artisans travaillant ponctuellement, etc). Un tel système assure une gestion efficace des clefs, même en cas d'absence du personnel dédié à cette tâche.

Chaque travailleur peut alors accéder à sa clef en fournissant un code exceptionnel à usage unique. Il est également possible de débloquer une clef à distance grâce à un profil administrateur. Un chef d'entreprise peut donc autoriser l'accès à un employé sur le lieu de travail sans s'y trouver lui-même. Ce système de distribution autonome de clefs limite le nombre de prises simultanées de clefs.

Une boîte à clefs à poser au mur

Si vous gérez une concession de voitures ou un garage automobile, vous pouvez améliorer l'entreposage des clefs en optant pour une boîte à installer au mur en applique. Un dispositif de ce type sera aussi opportun si vous gérez une agence de location de voitures. Il s'agit généralement d'une boîte dans laquelle les clients peuvent déposer les clefs de leur voiture, même si le personnel d'accueil n'est pas présent. Posé en applique contre un mur dans un endroit à portée de vue, cette boîte de dépôt de clefs est souvent en fer ou en acier. La plupart des modèles ont une porte de récupération qui se trouve à l'opposé de la roulette de dépôt des clefs.

Une plaque encastrable en acier inoxydable

Afin d'optimiser la gestion des clefs de votre entreprise, vous pouvez également opter pour une plaque en acier inoxydable à encastrer dans un mur. Selon ses dimensions, ce dispositif peut recevoir un grand nombre de clefs.

Nous vous le recommandons si vous avez une société de taxis ou une entreprise de livraison. Une plaque encastrable en acier inoxydable peut être également utile pour la gestion des clefs d'un immeuble ou d'un camping. La matière de fabrication de l'objet, l'acier inoxydable, est un gage de sécurité. Tout bon modèle est généralement doté d'un système anti-vandalisme. La plaque est utilisable sans électricité et ne dispose pas de système électronique.

Une boîte à clefs à fixer sur une porte

Au nombre des solutions à utiliser pour optimiser la gestion des clefs, on compte également la boîte de dépôt de clefs à fixer sur une porte. À première vue, on pourrait douter de l'efficacité ou de l'intérêt de cette option. Elle a pourtant le mérite de gérer les clefs en toute discrétion. Généralement en tôle pliée, le dispositif s'installe sur le chant de la porte et ne peut être ouvert qu'avec un code. Cette boîte à clefs est surtout utile pour permettre aux services de livraison et de nettoyage d'accéder à des lieux non fréquentés. Facilitant l'accès aux sites sécurisés, elle peut aussi servir pour les entrées d'urgence et les interventions sur alarme.

Une armoire à crochets avec ouverture à code

Pour la gestion de plus d'une centaine de clefs dans votre société, il vous faut une boîte de grande contenance et parfaitement sécurisée. Sur le marché, vous trouverez des armoires à crochets dont l'ouverture se fait grâce à un code. Le principal intérêt de ce dispositif est que le code est modifiable à souhait. Les modèles les plus appréciés comportent des étiquettes, ce qui permet à chaque utilisateur de clef de s'y retrouver plus facilement. L'armoire à crochets avec ouverture codée fonctionne sans alimentation électrique.

Une boîte à bouton-poussoir

Dans l'optique d'améliorer la gestion des clefs dans votre société, vous pouvez choisir une boîte de rangement qui disposerait elle-même d'une clef. Cette dernière sera évidemment la plus importante de toutes. Il vous faudra donc la mettre en lieu sûr et inaccessible à toute personne non autorisée. Pour ce faire, vous pouvez opter pour une boîte à bouton-poussoir. Il s'agit d'un tout petit contenant conçu pour garder une seule clef. Vous pouvez le rendre plus discret en le couvrant par exemple d'un cache en néoprène. Le dispositif s'installe dans le mur et résiste parfaitement aux agressions. Cette boîte dispose d'un système de code à bouton-poussoir qui permet d'effectuer des centaines de combinaisons afin de la sécuriser.

Un logiciel de gestion des clefs

En plus des dispositifs d'entreposage et de sécurisation des clefs, il existe aussi des outils numériques qui améliorent la gestion des clefs. Certains professionnels proposent des logiciels qui servent à :

• contrôler l'accès à l'armoire, au casier ou à la boîte à clefs,
• fournir l'historique des accès au dispositif de dépôt des clefs,
• réserver des espaces de rangement de clefs,
• alerter l'administrateur en cas de panne du dispositif via des notifications,
• mettre en place une double autorisation pour renforcer la sécurité.

Avec un logiciel, vous aurez à portée de main un tableau de bord qui vous facilitera la gestion des clefs. Il vous sera alors bien plus simple de garder un œil sur le dépôt et le retrait de clefs par les personnes autorisées.