En entreprise, la gestion des archives est aussi importante que la qualité des services proposés. Pour cause, une gestion efficace des données assure la traçabilité des opérations administratives et des transactions financières.
Pendant longtemps, les nuages de sauvegarde représentaient les solutions de gestion les plus efficaces. Ce sont des outils collaboratifs qui permettaient d’accéder simplement à des données sécurisées. Toutefois, cette solution présente progressivement d’importantes limites. Quelles alternatives numériques pour gérer vos archives ? La réponse ici.
Option 1 : le contrathèque digital
Le contrathèque est une bibliothèque virtuelle qui organise et archive les documents contractuels des entreprises, dans un espace de stockage sécurisé. Il garantit une gestion efficiente des archives à travers des options d’organisation qui permettent de classer les contrats par années, par types ou par niveau d’évolution.
De même, avec un logiciel contrathèque, l’entreprise bénéficie d’un système d’indexation qui optimise la recherche de contrats. Concrètement, les collaborateurs peuvent identifier des contrats spécifiques grâce à des paramètres de recherche comme :
- la date ;
- les mots clés ;
- ou les signataires.
De plus, en plus d’être une solution de stockage, le contrathèque participe également à la gestion des contrats. Dans les faits, certains logiciels disposent d’une fonctionnalité de synthèse qui recense les informations clés inscrites dans les contrats.
Cette fonctionnalité lui permet d’émettre des alertes pour rappeler les échéances contractuelles. Mieux, la synthèse permet aux équipes de chercher des informations précises sans procéder à une lecture complète des documents.
Option 2 : le logiciel de gestion de contrats
Le logiciel de gestion de contrat est une alternative crédible au contrathèque. Pour comprendre son rôle dans la conservation des contrats, il faut cerner au préalable sa fonction dans la gestion des affaires administratives des entreprises.
La rédaction d’un contrat nécessite la prise en compte de nombreux paramètres juridiques. En dehors de la personnalité juridique des parties concernées, il est nécessaire entre autres de préciser les modalités des accords et les conditions de rupture de contrat. Le non-respect de ces normes entraîne une invalidation pure et simple dudit contrat.
Le logiciel de gestion offre aux entreprises, un accompagnement complet qui va de l’élaboration des contrats au processus de négociation et de signature. À cet effet, il propose un espace de centralisation et de stockage collaboratif qui permet à toutes les parties d’accéder aux documents de travail en temps réel.
Au terme des négociations, le logiciel de gestion conserve les contrats émis par l’entreprise dans un espace de stockage sécurisé laissant la possibilité aux différentes parties d’y accéder au besoin.
Option 3 : Le coffre-fort numérique et le cloud souverain
À défaut du contrathèque autonome ou du logiciel de gestion de contrat, il est possible de conserver les documents contractuels d’entreprise dans un coffre-fort virtuel. Comme son nom l’indique, c’est un espace de stockage qui accueille et stocke tous les documents d’entreprise.
Bien qu’il ait un principe similaire aux solutions évoquées plus haut, le coffre-fort numérique se distingue par son fonctionnement non collaboratif. En effet, cet outil ne permet pas aux collaborateurs d’accéder ou de modifier les documents sécurisés en temps réel. De telles tâches ne peuvent être effectuées qu’à condition que les documents soient copiés ou extraits du coffre-fort.
Considérant les difficultés provoquées par le caractère non collaboratif du coffre-fort numérique, une alternative intéressante consiste à utiliser un cloud souverain. Contrairement au Cloud classique, le Cloud souverain assure la sauvegarde et l’archivage des documents dans un environnement numérique français. Cela garantit donc le respect des normes françaises en termes de sécurité et d’archivage.
De plus, le Cloud souverain est un espace collaboratif. Même s’il propose nettement moins d’options que le contrathèque ou le logiciel de gestion de contrat, il représente une solution d’archivage performante et accessible.
