N'importe quelle société fonctionne sur la base de contrats qui la relient aux collaborateurs (actionnaires, fournisseurs…) et aux salariés. Pourtant, leur gestion n'est pas une activité pour laquelle beaucoup d'entrepreneurs montrent le plus d'enthousiasme. Or, le contrat représente un véritable outil stratégique de gestion administrative et la moindre négligence à son sujet implique parfois des pertes budgétaires.

Centraliser tous les contrats

La gestion des contrats est une tâche à la fois chronophage et complexe qui rebute plusieurs dirigeants, CEO et autres responsables. Effectivement, dans une PME, TPE et start-up, les contrats, après avoir été signés, sont parfois stockés dans une boîte mail ou un drive, et même imprimés et archivés dans un tiroir. Une telle gérance manuelle pose généralement des complications, que ce soit en termes de suivi des échéances, de partage des contrats et données essentielles ou de centralisation des clauses.

Pour éviter une gestion inopérante et rendre accessibles les contrats, il est capital de les regrouper en un seul emplacement. Si la digitalisation des entreprises a simplifié l'archivage de l'information, elle pose souvent le problème de duplication des contenus. Il est donc conseillé d'utiliser un logiciel de direction juridique pour centraliser efficacement tous vos contrats. Il s'agit d'un outil numérique qui vous permet de trier, de classer et d'organiser vos documents juridiques dans un espace dédié, unique et très sécurisé. Désormais, vous pouvez faire circuler les données au sein des équipes, et ce, en seulement quelques clics.

Suivre la progression des contrats

Les contrats de partenariat et de travail peuvent changer avec le temps. Pour mieux les gérer et les mettre à jour, il est essentiel de suivre leur évolution. Bien évidemment, cette activité est très chronophage quand elle se réalise de façon manuelle. Une contrathèque digitale vous sera alors très précieuse pour gagner considérablement du temps. Grâce à une telle solution, le suivi est instantanément automatisé. En fonction de l'outil et du paramétrage, vous recevez des notifications pour vous rappeler des échéances. Ainsi, vous avez l'assurance d'avoir des contrats toujours valides.

Déterminer les règles d'archivage

Essentiel dans chaque étape de gestion de contrats, l'archivage permet de ranger ceux-ci dans un fichier spécifique. Le système digital est beaucoup plus simple que celui des dossiers en papier, toutefois, il demande certaines exigences. Pour mieux gérer vos contrats, vous devez déterminer les données qui sont essentielles à vos enjeux et à votre activité. Vous devez aussi définir les signataires, les modèles de contrat, les clauses et les autres données dans les termes du contrat. Cela dit, il est essentiel d'identifier les données relatives aux :

• Dates d'échéance (renouvellement, reconduction automatique, préavis…)
• Types de contrats (contrat fournisseur, NDA, contrat de travail, contrat client…)
• Identité des cocontractants (parfois les deux ou plusieurs parties à un contrat)

Déterminer un processus de gérance de contrat est difficile, surtout pour une TPME et une startup. Heureusement, un logiciel de direction juridique permet une gestion à la fois adaptée, simple et efficace, même pour une société qui ne dispose pas de ressources juridiques dédiées.