Le PV est un document officiel à rédiger et publier après chaque réunion du CSE. Le secrétaire du CSE est celui qui est chargé de rédiger le PV. Mais, cette tâche est loin d’être simple pour ceux qui ont déjà essayé. Elle exige beaucoup de contraintes contrairement à ce qu’on peut penser de prime abord. Alors, en tant que secrétaire du CSE, vous êtes conscient que confier cette tâche à une autre personne est une excellente idée pour vous soulager. Découvrez ici pourquoi confier la rédaction du PV à un prestataire externe.
Les contraintes rencontrées par le secrétaire CSE pour la rédaction du PV à l’interne
Avec son caractère obligatoire, un PV doit être rédigé pour retranscrire officiellement les décisions prises lors d’une réunion CSE. Il s’agit avant tout d’un exercice qui demande du temps, de la concentration, de l’investissement personnel et d’un certain état d’esprit au secrétaire du CSE. D’abord, le facteur temps qui est sans doute le plus grand investissement. Le secrétaire du CSE doit consacrer 4 à 5 heures pour retranscrire les propos verbaux d’une réunion d’une heure. Selon le format de rédaction qu’il a choisi, il est appelé à préparer les outils, le matériel et le contenu.
En réunissant tous ces éléments, il faut le temps de concentration pour retracer à l’écrit les moments forts de la réunion, reformuler, mettre à jour des membres présents, remplacés et absents, relire, affiner, corriger et mettre en page le PV. Vient ensuite le facteur investissement personnel. Rédiger et présenter un PV de qualité revient à faire preuve d’une compétence rédactionnelle hors du commun. Le secrétaire devrait s’investir et se concentrer pendant de longues heures pour la rédaction pv cse afin de ne rien oublier. Une autre contrainte de rédiger soi-même le PV est de se mettre dans un état d’esprit précis. Le secrétaire doit être impartial et se remettre dans l’ambiance de la réunion pour transcrire fidèlement ce qui a été dit.
Les gains ou avantages de confier la rédaction du PV à un prestataire externe
Au regard des nombreuses contraintes de la rédaction du PV par le secrétaire CSE, il est évident que l’externalisation de cette tâche sera une belle idée. Elle permet de convertir les contraintes négatives en bénéfices sur plusieurs plans. Ainsi, lorsque le secrétaire choisit un prestataire externe pour rédiger le PV pendant son heure de délégation, il gagne du temps. Il peut consacrer son temps à d’autres choses en rapport avec ses fonctions. Les heures de délégation étant de plus en plus restreintes, il est plus bénéfique de bien l’utiliser pour être productif.
La rédaction d’un PV est très chronophage. Pour cela, le confier à un prestataire externe permet au secrétaire CSE de se dégager l’esprit, de s’occuper à faire autre chose et surtout d’éviter la surcharge émotionnelle. Une chose est de se concentrer, l’autre est de respecter le délai de rédaction tout en ayant autres tâches à accomplir. Tout ceci engendre le stress et augmente le risque de crise psychosocial. Avec un prestataire externe, le PV à rédiger sera clair, impartial et précis. Ce prestataire a une parfaite maîtrise de la langue, des techniques de rédaction et la structuration pour un PV vérifié. Confier la rédaction du PV à un professionnel spécialisé, c'est également garantir l’objectivité du contenu. Ce qui permet d’avoir un PV pertinent même en cas de divergences de vues entre les élus et l’administration. La véracité des propos tenus est fidèlement retracée en toute neutralité. Tels sont les nombreux gains dont bénéficie le CSE lorsque la rédaction du PV est confiée à un prestataire externe. Mais, il faudrait bien choisir ce dernier pour avoir un travail de qualité.
Bien choisir le prestataire à qui confier la rédaction du PV
Convaincu des nombreux bénéfices de l’externalisation de la rédaction du PV, vous avez décidé de confier la rédaction à un prestataire externe. Il existe plusieurs profils dans ce domaine. Le bon prestataire est celui qui a une bonne maîtrise :
- des exigences de la loi en matière de structuration et de rédaction de PV ;
- du droit de travail ;
- du monde des entreprises ;
- des instances représentatives ;
- de l’administration ;
- des pratiques et actualités socio-économiques…
Trouver le bon prestataire, c’est trouver celui qui répond à ces critères. En dehors de ceux-ci, le professionnel doit être une personne de confiance et garantir la confidentialité de la mission qui lui est assignée.
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