La gestion des plannings peut rapidement devenir compliquée lorsque les sociétés grandissent. Les managers doivent jongler avec des emplois du temps changeants et des besoins de main-d’œuvre qui fluctuent selon les moments de l’année. C’est pourquoi les entreprises délaissent de plus en plus les outils qui ne sont pas spécifiquement conçus pour la planification des plannings comme Excel ou Google calendar. Ils se tournent vers des logiciels qui répondent mieux à leurs besoins et qui leur permettent, entre autres, d’économiser temps et argent.

Un logiciel de planning est un outil qui aide les managers dans toutes leurs tâches de gestion, du planning de travail, à la gestion des feuilles de présence jusqu’à leur exportation vers la paie. Les managers peuvent centraliser toutes les opérations qui concernent la gestion des heures de travail des salariés. Un bon logiciel aide à être plus efficace, peu importe dans quel domaine vous œuvrez.

Ces outils conviennent à toutes les industries qui ont des salariés dont les heures varient. Les logiciels les plus performants sont très faciles à utiliser. Peu importe la composition de l’équipe, les jeunes et les moins jeunes se familiarisent rapidement avec les interfaces. Les logiciels sont accessibles sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

4 avantages d’utiliser un logiciel de planning de travail

Être plus productif

Grâce à toutes les fonctionnalités offertes dans les logiciels de plannings, les managers peuvent réaliser leurs tâches de gestion beaucoup plus rapidement. La création des planning et la validation des heures travaillées se font désormais en quelques clics puisque le planning est directement connecté avec l’émargeuse.

Toutes les opérations sont centralisées, ce qui permet d’éviter les erreurs. La plupart des logiciels offrent même des outils de communication qui facilitent les échanges avec les salariés. Ces derniers peuvent simplement utiliser l’application sur leur smartphone pour avoir accès à leur planning et communiquer avec leurs managers. Fini les SMS et les messages sur Facebook.

Éliminer les oublis et les pertes de temps

Les logiciels de planning permettent d’éviter de nombreuses erreurs qui peuvent rapidement devenir coûteuses pour les entreprises. Toutes les informations nécessaires à la création du planning sont désormais regroupées à un seul endroit : disponibilités des salariés, demandes de congé, nombre d’heures maximum souhaité, etc.

Les salariés sont responsables d’envoyer leurs demandes de congés et leurs changements d’emploi du temps. Ils peuvent s’échanger des shifts entre eux facilement, sur approbation du manager. Ce dernier décide même du degré de liberté accordé aux membres de son équipe.

Les responsables ne reçoivent plus de demandes de congé oralement, et ils n’ont plus à envoyer les emplois du temps par SMS ni à trouver un remplaçant à la dernière minute en faisant de nombreux appels. Il est possible de réaliser toutes ces tâches directement dans les logiciels de planning. Certains proposent même des outils de communication pour échanger en temps réel avec ses salariés.

Réaliser des économies

La gestion des coûts de main-d’œuvre est une tâche importante, mais sans les bons outils, elle peut être vraiment fastidieuse. C’est pourquoi la plupart des logiciels de planning le proposent dans leurs fonctionnalités. Le logiciel se charge donc lui-même de tout calculer. Les managers peuvent surveiller leurs objectifs en un clin d’œil et valider s’ils sont respectés.

À l’aide des différentes vues, les gestionnaires confirment et ajustent le nombre d’employés prévus à l’horaire selon leurs besoins. Il est même possible de gérer les employés sur plusieurs lieux de travail simultanément. Les meilleurs logiciels détectent les conflits potentiels, ce qui diminue grandement les risques d’erreurs dans les plannings.

Avec une meilleure planification, les managers répondent plus adéquatement aux besoins de leurs employés. Ils peuvent aussi adapter les plannings selon les périodes de l’année et l’achalandage. Ainsi, les frustrations liées à l’horaire diminuent. Ultimement, une meilleure relation avec les employés s’installe et cela permet de réduire le taux de roulement.

Comment choisir le bon logiciel ?

Devant la multitude de logiciels de planning disponibles sur le marché, comment choisir celui qui conviendra vraiment à ses besoins ? Puisqu’ils ne sont pas tous identiques, il est nécessaire de prendre le temps d’en tester quelques-uns. N’hésitez pas à aller consulter les avis des internautes. De plus, la plupart des entreprises offrent des plans gratuits qui permettent de tester les différentes fonctionnalités de leur logiciel. À vous de voir lequel convient le mieux à votre société.