Logiciel de paie : une solution RH

Au service des Ressources Humaines et de l’administration, le logiciel de paie est un outil informatique destiné à automatiser la gestion des paies. Il calcule machinalement le salaire brut, les charges sociales et le salaire net des employés. Il prend également en charge l’édition du bulletin de salaire des employés et la Déclaration Sociale Nominative mensuelle DSN.

Le logiciel de paie fonctionne conformément aux données de base renseignées par le dirigeant de l’entreprise et il tient compte des variables mensuelles fournies. Dépendamment des offres sur le marché, il peut se décliner en version gratuite et payante. Dans ce dernier cas, d’autres fonctionnalités supplémentaires et également plus avancées sont intégrées dans la solution RH. C’est notamment le cas de Payfit, un logiciel dédié à la gestion de la paie des PME.

Quelles sont les obligations légales pour la gestion de la paie ?

Afin de garantir le respect des droits des employés, la gestion de la paie est encadrée par la loi, et pour cause, elle est régie par un certain nombre d’exigences légales.

• Création et remise du bulletin de paie des salariés : les entreprises sont toutes dans l’obligation de fournir à leur employé une fiche de paie détaillée (avec le montant du salaire, les congés payés, etc.).
• Établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) et de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) dans les délais impartis
• Paiement régulier et à la même échéance des salaires
• Calcul précis du salaire : respect du niveau du SMIC et des salaires conventionnels

L’utilisation d’un logiciel de paie peut aider à mieux respecter ces obligations légales grâce à une multitude de fonctionnalités.

Pourquoi utiliser un logiciel de paie pour les entreprises ?

Une gestion de la paie efficace joue en faveur de l’activité de l’entreprise et c’est précisément en ce sens qu’exploiter un logiciel de paie voit tout son intérêt. En effet, ses diverses fonctionnalités facilitent et simplifient ce processus chronophage.

Calcul automatique des retenues

Un logiciel de paie est capable de faire le compte automatique des retenues salariales obligatoires, à l’instar des impôts et des cotisations sociales. Il effectue cette mission en fonction des éléments variables tels que les congés payés, les arrêts maladie, les heures supplémentaires et bien d’autres paramètres. Cet outil peut aussi servir à calculer et traiter le prélèvement à la source versé à l’URSSAF.

Gestion des heures de travail

Bien que ce ne soit pas le cas de tous les logiciels de paie, certains offrent aux entreprises la possibilité de suivre le temps de travail de leur salarié. Ils enregistrent notamment les heures travaillées, y compris les heures supplémentaires.

Édition et archivage des bulletins de paie

Un logiciel de paie prend en charge la création détaillée et conforme aux exigences légales des fiches de paie. Les fonctionnalités de cet outil ne se limitent pas à l’établissement de ces documents. En plus, il s’occupe de stocker les données de paie et de conserver un historique complet et traçable des informations.

Automatisation des déclarations et les paiements

Certains logiciels de paie peuvent automatiquement générer les déclarations fiscales et sociales requises. De même, ils permettent de générer des bordereaux de cotisations et facilitent les transferts électroniques vers les organismes compétents.

Mises à jour légales

En tant que système informatique, le logiciel de paie implique des mises à jour. Il prend ainsi compte des changements concernant la gestion de la paie et garantit aux utilisateurs le respect des lois et des réglementations en matière de paie.

Voilà les fonctionnalités de base d’un logiciel de paie, mais chaque entreprise peut l’adapter à ses besoins spécifiques. En effet, il existe sur le marché différents types de logiciels de paie, les uns plus modernes et plus performants que les autres. En tout cas, compte tenu de ces dernières, son utilisation confère plusieurs avantages aux sociétés, dont :

• La conformité légale
• Meilleure maitrise du processus de paie et réduction des erreurs de calcul effectué par les humains
• Optimisation de la gestion du temps
• Réalisation d’économies
• Simplification des démarches administratives
• Fiabilité des processus de traitement de la paie
• Satisfaction des employés

Abstraction faite de tous ces intérêts, les solutions de gestion de paie peuvent par ailleurs aider à l’édition du tableau de bord pour le reporting RH.

Logiciel de paie : les alternatives

Outre le logiciel de paie, d’autres solutions existent afin de gérer cet aspect de l’entreprise.

La gestion manuelle de la paie

L’entreprise, plus précisément, le département des ressources humaines effectuent toutes les tâches liées à la paie en interne sans recourir à d’autres solutions. Cela implique la collecte des données relatives aux heures travaillées, le calcul des salaires bruts, l’application des déductions appropriées, le traitement des avantages sociaux...

L’externalisation à un prestataire de services de paie

Elle consiste à déléguer le processus de paie à une entreprise spécialisée en la matière. En tant que telle, elle deviendra responsable du traitement complet de la paie à la place de l’entreprise cliente. Un certain nombre de services peut être inclus dans la prestation, tels que le calcul précis des salaires, l’émission des bulletins de paie et le support client pour les questions relatives à la paie.

La solution d’externalisation permet concrètement aux entreprises de se focaliser sur le cœur de métier.

Logiciel de paie : obligatoire ou non pour les entreprises ?

Le logiciel de paie est une solution parmi tant d’autres qui s’offre aux entreprises. Son utilisation n’est pas forcément obligatoire, en revanche, s’en servir s’avère tout à leur avantage, surtout pour les sociétés de grande taille et ce, non seulement sur le plan légal, mais aussi pour leur bon fonctionnement. D’autant plus qu’aujourd’hui, ces outils sont parfaitement en mesure de répondre aux attentes et exigences de chacun.