Alors que la dématérialisation des échanges administratifs s’accentue, les fournitures de bureau restent des indispensables dans le monde de l’entreprise, notamment dans les TPE PME où la digitalisation prend son temps.

Avec la crise sanitaire qui a démocratisé le travail à distance et la préconisation de la distanciation sociale, pourquoi continuer à acheter des fournitures de bureau ? Et surtout, comment réaliser de bonnes affaires ? Réponses.

Pourquoi acheter des fournitures de bureau quand on est une TPE ou une PME ?

Les TPE et les PME sont des entreprises où la numérisation tarde à conquérir les dirigeants. Les lettres en version papier, les classeurs, les blocs-notes continuent à constituer l’univers de ces professionnels. D’ailleurs, quand il manque des papiers alors que des centaines de photocopies attendent, c’est pratiquement la panique. Cela engendre un ralentissement de la productivité et une perte de temps considérable.

Il faut dire que les fournitures de bureau permettent de valoriser les compétences humaines. En effet, grâce à des matériels complets et de qualité, les collaborateurs peuvent mener à bien leurs missions. En d’autres termes, les fournitures de bureau ont un impact sur la performance au travail. Agendas, blocs-notes, cahiers, stylos... doivent ainsi être à portée de main afin de prendre rapidement des notes. De même, un classeur permet d’avoir toujours sous les yeux un dossier même s’il y a une coupure de connexion par exemple.

Les principales fournitures de bureau utilisées par les TPE et les PME sont :

• Les fournitures pour l’écriture.
• Les fournitures de classement.
• Les adhésifs et les notes repositionnables.
• Et les fournitures d’agrafage et de perforation.

Comment acheter ses fournitures de bureau ?

Plusieurs prestataires se disputent le marché des fournitures de bureaux, mais les fournituristes comme Welcome Office sont ceux qui sont le plus sollicités par les TPE et les PME grâce à leurs connaissances des besoins de ces types d’entreprises.

En effet, d’après les chiffres, plus de la moitié des TPE et PME se tournent vers ces acteurs traditionnels pour acheter leurs blocs-notes, classeurs, stylos et autres fournitures de bureau indispensables à leurs activités. Ceux-ci misent sur la proximité pour séduire les TPE et les PME. En effet, la livraison sous 24 heures au pied du bureau ne suffit plus pour se démarquer puisque tous les prestataires proposent ce service basique. Pour sortir du lot, chacun doit proposer des services en plus. Parmi les plus connus dans le secteur, on peut citer Lyreco, Bruneau, Ofice Depot, etc.

Dans les détails, ces spécialistes des fournitures de bureau ont un commercial dédié pour chaque entreprise. Celui-ci prend contact avec elle (par téléphone, par fax ou par email) pour analyser ses besoins et lui fournir une solution sur mesure.

La TPE ou la PME a accès à un catalogue sur le site du fournituriste pour trouver les fournitures de bureau dont elle a besoin. Elle peut également consulter une place de marché en ligne pour acheter les produits. Mais les moyenne entreprises ont une autre possibilité pour passer leurs commandes, l’e-procurement. Il s’agit d’un espace dédié sur le site du prestataire où les « décideurs autorisés » peuvent voir les produits proposés, les offres promotionnelles et l’historique des achats. Ainsi, un acheteur ou un assistant des achats peut directement passer une commande sans attendre la validation du dirigeant.

Généralement, un fournituriste possède entre 5 000 à 7 000 références sur son catalogue. Les TPE et les PME peuvent non seulement y trouver des fournitures de bureau classiques dont certains sont verts, mais aussi des consommables informatiques. Pour fidéliser les clients, la plupart proposent des fournitures qui sont sous leur propose marque (marque distributeur ou MDD) jusqu’à 20 % moins cher que les produits de grande marque. En termes de qualité, il n’y a pas de souci à faire, elles sont aussi excellentes que ces derniers. Pour inciter à l’achat, le fournituriste souvent propose des prix préférentiels sur les fournitures de bureau les plus utilisés, fait régulièrement des offres promotionnelles, etc.

Les critères pour bien choisir son fournituriste

Les fournitures de bureau représentent un poste de dépense important pour une TPE et une PME puisque la commande est constante afin d’éviter une rupture de stock. Il est donc primordial de choisir avec soin son partenaire commercial dès le départ. Pour ce faire, quelques critères devront être pris en considération :

• L’ergonomie du site pour visualiser les produits et passer une commande.
• Le nombre de références proposées.
• La réactivité et l’accessibilité du commercial dédié.
• L’heure limite de prise de commande pour une livraison en 24 h.

Les fournituristes ne sont pas uniquement des fournisseurs de fournitures de bureau pour les TPE ou les PME, ce sont de véritables partenaires qui accompagnent ces structures tout au long de la relation commerciale. Ainsi, les commerciaux anticipent les besoins des entreprises grâce à un suivi des commandes et des dépenses, conseillent sur l’acquisition de nouveaux consommables, alertent pour toute commande suspicieuse, restent à l’écoute pour toute question relative à une commande.