Dans une entreprise, on retrouve divers outils et fournitures de bureau indispensables à la bonne organisation interne. Parmi ces éléments doit figurer une plastifieuse, un équipement destiné à conserver efficacement les documents officiels. Néanmoins, au-delà de cette fonction, celle-ci représente réellement un bon investissement de temps et d’argent. Dans cet article, nous vous révélons les atouts incontestables et les critères de choix d’une plastifieuse pour sa structure.

À quoi sert une plastifieuse dans une entreprise ?

Apparue au milieu du XXe siècle, la plastification est une technique qui consistait à protéger les premières photographies par une mince couche de plastique. De nos jours, elle est utilisée par le biais d’une plastifieuse pour préserver différents types de documents. De ce fait, une plastifieuse est une machine qui permet de doubler le papier d’un document par une couche plastique de par la pression et la chaleur de la pochette.

En principe, cet équipement se compose d’une pochette, de rouleaux chauffants, de plaques chauffantes et d’un sabot. À noter qu’avec un excellent système de chauffe, le plastique adhère mieux au papier. Raison pour laquelle le choix d’une telle machine ne doit pas se faire à la légère. Par ailleurs, l’utilité d’une plastifieuse réside dans le fait qu’elle encapsule les supports afin d’augmenter leur durée de vie et de leur offrir une finition de meilleure qualité. En parallèle, la plastification sécurise l’information puisqu’elle empêche toute modification. De cette manière, le professionnel pourra sceller et faire des copies de ses documents manuscrits ou imprimés sans les altérer, comme :

• Les rapports ;
• Les états de transaction ;
• Les accords de partenariat ;
• Les documents de communication ;
• Les cartes professionnelles ;
• ...

Si l’usage de ce matériel se révèle incontournable dans toute entreprise, il est notamment utilisé chez les professionnels de l’image, à l’instar des graphistes, des agences de publicité et de communication ou encore des imprimeurs.

Quels sont les différents types de plastifieuses ?

En règle générale, la plastification se décline en deux modes :

• La plastification à froid ;
• La plastification à chaud.

Dans le premier cas, on l’utilise pour conserver les supports peu manipulés (pancartes, panneaux d’information...). C’est la méthode adaptée pour les préserver des rayons ultraviolets et de l’humidité. Dans le second cas, ce sont les documents très manipulés (fiches techniques, conventions...) qui sont concernés par le mode de plastification. Celui-ci permet d’apporter un aspect impeccable à tous les supports.

Quoi qu’il en soit, la plastifieuse existe en plusieurs tailles et peut être soit à pochettes, soit à rouleaux.

La plastifieuse à pochettes

Cette machine sert à encapsuler n’importe quel papier grâce à une pochette en plastique adhésive et brillante. Cette dernière comporte deux feuillets couverts de colle et liés par un côté fermé. Au moment de la chauffe du plastique, la colle enferme le document dans la pochette pour lui garantir une protection totale. En outre, ce type d’équipement convient parfaitement pour des formats type A2, A3, A4 et A5.

La plastifieuse à rouleaux

Celle-ci se caractérise par l’utilisation de rouleaux en plastique fonctionnant en continu. Avec cette machine, le professionnel n’aura aucune contrainte de longueur. Concrètement, il lui suffit d’insérer les documents pour que ceux-ci ressortent plastifiés. Le contour de la plastification doit tout simplement être découpé afin d’obtenir le format choisi.

Comment bien choisir sa plastifieuse ?

Compte tenu des différentes catégories de plastifieuses sur le marché, il n’est pas toujours évident de trouver le modèle adapté à votre structure et à vos besoins. Toutefois, certains paramètres peuvent être pris en compte pour vous aider à acheter un plastifieuse.

Les formats compatibles

L’un des premiers critères à considérer concerne le format des documents à plastifier : A2, A3, A4 ou A5. En choisissant une plastifieuse A4, vous pourrez plastifier tous les supports A4 (21 x 29,7 cm) et tous les formats inférieurs.

L’épaisseur de la pochette

Avant de se lancer dans l’achat d’une plastifieuse, il s’avère primordial d’identifier les supports à plastifier afin de connaître l’épaisseur de la pochette nécessaire. Celle-ci se mesure en microns et varie entre 2 x 75 microns et 2 x 250 microns. À cet effet, une plastifieuse compatible avec des pochettes 2 x 250 microns pourra s’adapter à toutes les pochettes d’épaisseur inférieure. Il faut aussi noter qu’avec une épaisseur assez élevée, le document deviendra plus rigide.

Le temps de préchauffage

Vous devez tenir compte de cet élément en fonction de la fréquence d’usage de la plastifieuse. Si vous utilisez la machine très souvent dans votre entreprise, il est préférable d’en acquérir une avec un temps de préchauffage d’environ 2 minutes. Dans le cas contraire, vous pouvez opter pour un modèle qui propose un délai de préchauffage de 5 minutes.

La vitesse de plastification

Dans une société, le temps est un facteur essentiel à la bonne productivité et à la réalisation de bénéfices. Même si votre équipement se révèle performant et dispose de plusieurs options, sa lenteur vous fera perdre énormément de temps. C’est pourquoi la vitesse de la plastifieuse constitue une caractéristique non négligeable lors de l’achat. D’un autre côté, votre choix dépendra du volume de papiers à plastifier. Pour une quantité importante (plus de 10 documents), il est conseillé d’acheter une plastifieuse avec une vitesse de 25 secondes par document A4.

Le nombre de rouleaux

Les rouleaux jouent un rôle prépondérant dans la plastification puisqu’ils en assurent la qualité et la rapidité. Afin d’obtenir un rendu optimal pour vos documents, vous devez alors opter pour un modèle avec plusieurs rouleaux, qu’ils soient chauffants ou non.

Le réglage de la température

Il faut savoir que les pochettes de plastification ne présentent pas les mêmes réglages de température, surtout au niveau du temps de préchauffage. La température de la plastifieuse doit augmenter selon la grandeur de l’épaisseur de la pochette. Si vous utilisez un mauvais réglage, vos documents risquent de se détériorer.

Maintenant que vous avez toutes les clés pour choisir une plastifieuse pour votre entreprise, n’hésitez pas à faire un comparatif de prix afin d’économiser au maximum. Qui plus est, cela vous permettra de trouver le matériel correspondant à vos besoins de manière simple et rapide.