De nos jours, lorsqu'une personne décide d'entrer dans le monde des affaires, elle trouve différentes alternatives pour démarrer son activité : du travail indépendant à la grande entreprise avec une structure juridique, les coopératives et commerce bien développé, en passant par les PME.

En ce sens, le type de société que vous souhaitez créer dépend non seulement de votre intention, mais aussi d'autres facteurs économiques, juridiques et même sociaux. Ainsi, il est très important de définir clairement quel type d'entreprise vous voulez créer et comment vous voulez le faire dès le début, car de cette façon vous pourrez entrevoir les éléments qui détermineront quelles sont les caractéristiques et les réglementations à respecter.

Ces dernières années, un certain nombre de changements importants et de nombreuses avancées technologiques ont affecté la manière dont une entreprise réalise ses tâches quotidiennes. Dans cet article, nous nous intéresserons plus particulièrement aux petites et moyennes entreprises et à la manière dont ces changements peuvent être mis en œuvre. En outre, nous vous dirons quels sont les principaux avantages de faire entrer une PME dans le digital.

Qu’est ce qu’une PME ?

Commençons déjà par rappeler la définition. Lorsqu’on parle de PME, on fait référence aux petites et moyennes entreprises. Concrètement, il s'agit de toute entreprise légalement constituée qui emploie moins de 250 personnes et dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 50 millions d'euros.

Par conséquent, les deux principaux aspects qui définissent ce type d'entreprise sont le nombre d'employés et le chiffre d'affaires annuel total ou les ventes. Ce sont ces caractéristiques de structure organisationnelle qui en font des entreprises à fort potentiel de développement. Donc, une vision stratégique claire est nécessaire, notamment en matière de digitalisation des entreprises.

Les PME à l’ère du digital

Comme toute autre organisation, les PME n'ont pas échappé à la vague irrépressible de la digitalisation, qui est passée du statut d'option à celui de nécessité. Cela est notamment dû au changement général et imprévu provoqué par la crise du Covid-19. Avec celle-ci, non seulement les processus d'adaptation technologique se sont accélérés, mais les avantages que la technologie apporte avec elle sont devenus évidents.

La digitalisation a influencé l'optimisation des processus de production et des processus commerciaux. Il est largement prouvé qu'elle accroît l'efficacité et l'efficience de l'entreprise, et génère même une harmonie entre les employés. De cette manière, la rentabilité est accrue, les coûts sont réduits et les systèmes de communication avec les clients sont améliorés, ce qui se traduit par une plus grande compétitivité et une augmentation des utilisateurs et des consommateurs.

La digitalisation apporte de nombreux avantages concrets aux PME, tels que :

• Augmentation de la productivité et de la rentabilité.

• Augmentation des possibilités d'étendre et de diversifier l'activité commerciale et la clientèle.

• Optimisation de la gestion de l'information et de la communication.

• Automatisation et simplification des processus.

• Satisfaction, fidélité, diversification et expansion de la clientèle.

• Optimisation des conditions de travail.

• Amélioration des opérations internes et externes et de l'image de l'entreprise.

Il est important de préciser que la transformation digitale n'implique pas la simple acquisition et installation de dispositifs et d'équipements, mais qu'il s'agit d'un processus qui, une fois initié et mis en œuvre, doit être continu. En outre, vous devez être conscients que la digitalisation n'est pas une fin en soi, mais un moyen d'atteindre un objectif : augmenter les ventes et réduire les coûts. Il est donc essentiel de la planifier et de l'exécuter de la manière la plus organisée possible, en créant d'abord un plan stratégique, avec des objectifs bien définis et des actions individuelles, visant à transformer et à adapter les installations et les processus, voire à former le personnel de l'entreprise.

Dans ce domaine, lorsqu'une PME s'engage sur la voie de la digitalisation, elle doit commencer par un projet, comme indiqué plus haut. À cette fin, il est toujours conseillé de s'appuyer sur des professionnels pour l'accompagner et le conseiller durant le processus et de réfléchir à l'ordre et à la portée de la digitalisation dans l'entreprise. Tout cela doit se faire en commençant par un inventaire de tout ce dont vous disposez (équipements, logiciels, personnel formé, etc.), en établissant des objectifs à court, moyen et long terme, et en déterminant les exigences et le chemin à suivre pour les atteindre.

Les outils utilisés pour la digitalisation des PME

Il convient de noter que l'un des avantages dont dispose actuellement toute PME pour son processus de digitalisation est l'accès aux nombreux outils qui fonctionnent grâce à l'internet. Ce sont des instruments qui offrent différentes possibilités, telles que :

• Espaces de stockage de données dans le Cloud, qui facilitent le transfert de données en vue de leur partage avec des clients, des employés ou des partenaires, indépendamment du temps ou du lieu.

• Logiciels Cloud de gestion d'entreprise, de facturation et de comptabilité, qui vous permettent de maintenir un contrôle ordonné des opérations quotidiennes de l'entreprise impliquant des changements dans la trésorerie de l'entreprise. Pour une PME, comme pour toute entreprise, c'est un élément fondamental. De plus, comme tout outil fonctionnant via l'internet, ces systèmes sont accessibles par l'internet, de sorte que l'endroit où vous exercez votre activité n’ait aucune importance.

• Plus précisément, dans le domaine de la communication, tant en interne qu'en externe, il existe de nombreux outils de téléphonie d'entreprise dans le Cloud qui peuvent aider les PME à mener à bien le processus de digitalisation. Aujourd'hui, ces systèmes permettent le contact par la voix, la vidéo et le chat, et tout ça par internet car tout est hébergé dans le Cloud et rien ne se passe sur les appareils. Ainsi, il est possible de tenir une conversation par le biais de ces médias depuis n'importe où dans le monde avec n'importe quel appareil (qu'il s'agisse d'un mobile, d'un ordinateur ou d'une tablette) connecté à Internet. Ce fait, en plus de faciliter la mobilité des membres de la PME, permet de réaliser des économies, puisqu'aucun investissement n'est requis, seulement l'équipement disponible à ce moment-là.

• Enfin, un logiciel CRM ou système de gestion de la clientèle est une autre solution qui contribuera à la numérisation des PME. Grâce à eux, il est possible de garder une trace de toutes les interactions entre l'entreprise et les clients, en ayant toutes les informations sur l'état des commandes et les conversations précédentes sur la même plateforme. En outre, il est possible de les intégrer au central téléphonique de l’entreprise, notamment aux standards téléphoniques virtuels. De cette manière, il est possible d'identifier le client avant que l'appel ne soit pris, de sorte que les employés puissent consulter les données du client automatiquement et à partir de la même plateforme, puisque toutes les informations apparaissent au même endroit. 

Ces systèmes technologiques avancés offrent aux PME la possibilité de s'adapter à un environnement technologique en constante évolution, en assurant une planification adéquate des ressources et un service optimal à la clientèle.

Enfin, il est important de garder à l'esprit que la formation des membres de l'équipe de la PME est indispensable dans le processus de digitalisation, car bien que l'inclusion de la technologie améliore les processus, elle ne remplace pas complètement l'élément humain, mais est essentielle pour le soutenir, facilitant ainsi la réalisation des objectifs de l'entreprise.