La simulation devis traiteur est une étape-clé dans l’organisation d’un événement dans la mesure où elle vous permet d’obtenir une estimation du budget nécessaire. Plus les renseignements que vous fournissez sont complets, plus le chiffrage des prestations sera précis. Avant de soumettre votre demande à différents traiteurs, il est donc indispensable de vous poser quelques questions essentielles. Les éléments qui en ressortiront vous aideront à donner des directives cohérentes pour garantir le succès de la réception.

Quel est le type de prestation attendu ? 

Les prestations à fournir dépendent en premier lieu du type d’événement pour lequel vous souhaitez simuler un devis de traiteur : mariage, réunion d’entreprise, anniversaire, baptême…. 

Dans le même ordre d’idée, il est essentiel de déterminer la formule de restauration que vous souhaitez. Les possibilités vont des buffets aux repas assis, en passant par les apéritifs, les pauses-café, les cocktails (dînatoires ou non) et plus encore. 

S’agit-il d’un déjeuner, d’une prestation qui se tiendra en soirée ? Est-ce que les convives auront la possibilité d’emporter leur repas en fin de réception ? Le menu sera-t-il chaud, froid ou un mix des deux ? L’effectif du personnel en cuisine et des serveurs sera grandement influencé par ces informations.

L’outil de simulation en ligne vous fournira une estimation mais le contact direct permettra les traiteurs à établir un calcul cohérent avec vos besoins.

A combien s’élève votre budget ? 

Certains planificateurs essaient d’ajuster leur budget aux coûts communiqués par les traiteurs, ce qui est pourtant loin d’être l’idéal. Mieux vaut fixer vos propres limites afin que le prestataire puisse vous communiquer un prix cohérent avec vos moyens.

Il est toujours plus judicieux de fournir une fourchette budgétaire en fonction de laquelle le traiteur pourra ajuster son offre. Il pourrait par exemple vous suggérer des bons plans pour obtenir des réductions sur certains éléments de la prestation : livraison à domicile des ingrédients frais, choix des boissons avec et sans alcool sur le site d’Auchan, par exemple et ainsi de suite.

Notez que l’adresse du lieu de réception va influencer les coûts dans leur globalité. En effet, les trajets nécessaires pour la mise en place du matériel, du personnel, des produits alimentaires…doivent être intégrés dans le calcul.

Qui comptez-vous inviter ?

Le profil des invités à votre fête est déterminant. A titre d’exemple, un cocktail à domicile avec des membres de votre famille ne s’organise pas de la même manière qu’un buffet de mariage ou une réception qui accueillera une majorité de VIP.

Le nombre de convives est tout aussi important car la quantité de nourriture et de boissons devra être adaptée en conséquence. L’objectif est à chaque fois de régaler les personnes présentes sans risquer les gaspillages qui découlent de préparations superflues.

Les profils de vos invités incluent aussi les éventuelles restrictions alimentaires que le traiteur doit respecter dans ses préparatifs. Végétarisme, végétalisme, allergies et intolérances doivent être intégrées à votre demande de devis en ligne. Les prix des ingrédients permettant de proposer un repas premium adapté aux régimes spéciaux peuvent en effet être plus élevés.

Avez-vous des exigences matérielles ?

En France comme partout ailleurs, le lieu de réception ne dispose généralement que d’un matériel de base. C’est le cas du mobilier et de l’équipement en cuisine. A cet effet, il faudra vous renseigner en amont pour déterminer si le traiteur doit prévoir du matériel supplémentaire : mange-debout, chaises, nappage, dessertes, services jetables ou réutilisables (gobelets, assiette…)

Certaines denrées pourraient nécessiter une conservation au frais tandis que d’autres devront peut-être être réchauffées ou cuites sur place. Afin de simplifier la préparation du repas avant le service le jour J, pensez à confirmer la liste du matériel mis à disposition sur le lieu de réception. Un coup de téléphone au responsable ou un message envoyé sur l’adresse électronique devrait suffire pour être fixé sur la question.

Quels sont les moyens de paiement acceptés ? 

Les traiteurs proposent généralement de nombreuses options de paiement mais attention, vous devez vous assurer que les méthodes disponibles vous conviennent ! Les virements et les paiements par carte sont les options les plus courantes mais le paiement cash est également envisageable.

Par ailleurs, vous devez vous interrogez sur les modalités de règlement. Un acompte est généralement exigé avant les événements. D’autres prestataires exigent un règlement de la somme intégrale dès que vous validez votre commande. D’autres encore vous permettent de vous acquitter de la facture après la prestation.

Y a-t-il d’autres questions à se poser ? Oui, en particulier au sujet des éventuels reports ou annulation car il faut reconnaître que personne n’est épargné par les imprévus.

Des bouchées proposées pour mettre vos convives en appétit au dessert, en passant par le plat principal, tout doit être parfait. Utilisez les réponses aux questions ci-dessus pour remplir le formulaire de prise de contact sur le site de votre traiteur ou avant de le contacter sur les réseaux sociaux. En quelques clics, vous aurez une estimation que vous pourrez affiner en discutant directement avec le traiteur sélectionné.