Dans la palette des nombreux outils de développement commercial disponibles, l’évènementiel présente sans aucun doute un grand intérêt, à condition de le préparer. L’organisation d’un évènementiel peut sembler assez simple. Sa réussite nécessite pourtant de suivre des règles bien précises.
Tout d’abord, il faut avoir à l’esprit que cette préparation nécessite environ 2 mois et qu’il est donc exclus de se décider à la dernière minute, sous peine d’échec assuré.
Le meilleur moyen de ne rien oublier et de ne pas sous-estimer le temps d’anticipation est de faire une liste exhaustive de toutes les tâches à réaliser, puis de les planifier (en réservant quelques marges de manœuvre pour faire face aux inévitables aléas) afin de constituer un rétro-planning. Et, à la réflexion, les tâches sont nombreuses.
Tout d’abord, il faut définir l’objectif que l’on souhaite atteindre en organisant un évènementiel : présenter un nouveau produit, faire connaître son entreprise… De cet objectif vont découler le choix du contenu, des intervenants (un petit conseil : une présentation faite par 2 personnes est souvent plus vivante) et bien entendu des invités. S’agit-il de clients, de prospects, de collaborateurs, d’institutionnels… ?
Ces points majeurs étant définis, il faut s’attacher au choix du lieu. Il s’agit d’un élément essentiel pour la réussite d’un évènementiel. Le lieu à privilégier dépend du profil et du nombre des invités, mais aussi du budget. Si un lieu prestigieux peut, à lui seul, attirer davantage de participants, il faut veiller aux facilités d’accès et de parking qui peuvent s’avérer dissuasives. Il est également indispensable de se rendre sur place avant de réserver, afin d’éviter les mauvaises surprises. Les présentations de sites sur internet omettent volontiers les points faibles…
Autre point important : le choix de la date. Il faut prendre soin de vérifier les dates de manifestations sportives, locales, des salons professionnels etc… pour éviter les interactions, et exclure les périodes de congés scolaires. Enfin, pour les évènements professionnels, privilégier le mardi ou le jeudi. Se pose ensuite la question de l’horaire. Pour une conférence d’1h30, on peut par exemple organiser un petit-déjeuner ou un cocktail en fin de journée qui offrent l’avantage de ne pas trop empiéter sur l’agenda souvent chargé des participants.
De la qualité de votre invitation dépendra aussi le taux de réponses positives. Le titre doit être accrocheur, sa rédaction soignée. Le destinataire doit comprendre clairement son intérêt à participer à l’évènementiel et ce qu’il pourra en retirer (une information pertinente, une opportunité de rencontres fructueuses…). Les professionnels sont très sollicités et opèrent nécessairement une sélection draconienne. Pour leur faciliter les choses, il est recommandé d’y joindre un plan d’accès et un coupon-réponse.
Vous devrez sans doute faire appel à des sous-traitants pour certaines tâches (un imprimeur pour la création d’une maquette et l’impression des cartons d’invitation, un prestataire pour le buffet s’il ne peut être proposé par le loueur de la salle…). Là aussi, il faudra les contacter suffisamment tôt pour ne pas être pris de court.
Les tâches administratives pour mener à bien l’organisation d’un évènementiel sont assez importantes, on a souvent tendance à sous-estimer le temps nécessaire à leur réalisation. La mise sous pli et l’envoi des invitations doivent être prévus environ 4 semaines avant le jour J (attention - dans le cas d’envoi en nombre, le délai postal est beaucoup plus long : au moins une semaine au lieu de 24h). L’expérience montre que pour augmenter le nombre de réponses positives, il faut impérativement prévoir une relance téléphonique des invités. L’envoi d’un carton d’invitation par courrier ou par email ne suffit pas. Sauf cas exceptionnels, assez peu de destinataires répondront spontanément à une invitation. Il est également recommandé de prévoir une version fax ou email des invitations pour l’adresser immédiatement aux personnes qui n’auraient pas reçu le carton par courrier.
Afin d’accroître la visibilité d’un évènementiel, et donc le nombre de participants potentiels (si, bien sûr, vous souhaitez l’ouvrir à d’autres participants que ceux que vous avez nommément invités), on ne peut que recommander une communication sur les réseaux sociaux, mais aussi dans la presse (locale ou spécialisée en fonction du thème et de la cible).
Tout professionnel ayant déjà organisé ou participé à une manifestation sait qu’une défaillance technique le jour J arrive bien plus souvent qu’on ne l’imagine et peut être lourde de conséquences. Le meilleur moyen d’éviter ce genre de désagrément est de vérifier au préalable tout le matériel nécessaire (ordinateur portable, vidéo projecteur, télécommande…). Ne pas oublier le chargeur de l'ordinateur portable! Et si l'on utilise un rétro projecteur qui n’est pas le sien, il est impératif d’en tester la compatibilité avec le PC (Vista peut parfois réserver quelques surprises dans ce domaine).
Pour recevoir dans les meilleures conditions, il est important de prévoir un aménagement adapté de la salle en fonction du nombre de participants, mais aussi quelques panneaux aux couleurs de l’entreprise pour la personnaliser, des badges, des plaquettes commerciales, quelques « goodies » à remettre aux invités, et un questionnaire de satisfaction qui sera utile pour le suivi.
Afin d’assurer un bon déroulement et d’éviter les paniques de dernière minute, il est fortement conseillé d’arriver sur le lieu de l’évènement quelques heures avant l’arrivée des participants, ou si cela est possible, de venir la veille. Cela permettra de faire la mise en place, mais aussi de vérifier une dernière fois les équipements techniques (et de pouvoir trouver une solution de repli le cas échéant !).
Et bien sûr, même si cela peut sembler être une évidence : une présentation en public se prépare ! Pour être à l’aise face aux participants le jour J, il faut connaître parfaitement le contenu de son intervention, et donc l’avoir répétée. Au besoin, ne pas hésiter à apprendre par cœur l’introduction. Cette technique très efficace permet de surmonter le stress, les « aléas du direct », et de s’installer confortablement dans le déroulement du discours.
Enfin, il est bon de prévoir l’envoi d’un compte-rendu par email à l’ensemble des personnes qui étaient invitées, juste après l’évènement.
Et, même lorsque l’on a tout prévu… il reste les impondérables : grèves, météo… auxquels il faudra faire face dans la bonne humeur.
En conclusion, un évènementiel est un formidable outil de développement commercial et de communication qui requiert une préparation professionnelle avant, pendant, et après.
Directeur Commercial indépendant, réseau Prospactive
