Dans un secteur professionnel de plus en plus numérisé, disposer d’une messagerie électronique est crucial pour une entreprise. L’adresse mail professionnelle est en effet utile pour échanger avec les différents partenaires. Avec l’importance grandissante que représente ce canal de communication, apporter une attention particulière aux emails est impératif pour une entreprise. En effet, négliger la qualité des mails décrédibilise la structure et impacte négativement son image. Comment bien structurer un email ?

Connaître l’interlocuteur pour structurer le mail

Structurer un mail est indispensable pour assurer une communication efficace. En fonction des raisons et du contexte de l’email, le ton, le style et les formulations varient considérablement. Connaître son interlocuteur est impératif pour savoir comment commencer un email. Cela permet aussi d’orienter l’objet et le contenu de l’email.

Définir un objet clair et concis

Trop souvent ignoré, l’objet représente pourtant un élément essentiel d’un email. Il permet à l’interlocuteur de connaître d’un premier coup d’œil la raison u message. En plus de fournir cette information, l’objet déterminera s’il lira ou non le contenu du mail. Par conséquent, il est essentiel de bien le rédiger et pour cela, il doit être précis, court et clair. Dans le cadre d’une communication professionnelle, l’objet doit reprendre l’essentiel du contenu de l’email. Une convocation à une réunion doit ainsi préciser l’heure et la date de la réunion. De même, un mail pour une demande doit mentionner l’objet de la requête tout en restant bref et concis.

Le destinataire

L’ajout de destinataire est une étape relativement simple pour un email personnel, mais peut être plus compliqué dans le cadre professionnel. En effet, il arrive qu’un mail soit destiné à plusieurs personnes selon différentes options. Lors de l’envoi, il faut bien déterminer les destinataires pour éviter les erreurs d’envoi. La fonction CC permet ainsi de déterminer d’autres destinataires à celui du récepteur principal.

L’option CCI reprend le même fonctionnement à la différence qu’il ne notifie pas le récepteur principal comme les autres personnes mises en copie. Il est primordial de bien choisir les destinataires pour éviter les erreurs, comme l’omission ou la mention inutile d’un récepteur.

La formule d’appel

La formule d’appel est un élément tellement commun qu’en général les mentions habituelles sont privilégiées. Les formules comme Madame, Monsieur ; Mesdames, Messieurs conviennent habituellement lorsqu’il est impossible de désigner concrètement le destinataire. Dans un contexte plus cordial, il est possible d’ajouter le nom du destinataire.

Mentionner le poste du destinataire peut aussi être utile, si celui-ci est connu et seulement si cela est pertinent. Dans ce cas, il convient de citer en premier les postes hiérarchiquement supérieurs. Aussi, il est possible de procéder par ordre alphabétique pour les mêmes niveaux hiérarchiques.

La mise en contexte

Que ce soit pour un email de demande ou un email informatif, il est approprié de commencer la rédaction par une mise en contexte. Cependant, pour ne pas perdre l’intérêt de l’interlocuteur, ce paragraphe doit être court. La personnalisation peut être une option intéressante pour se démarquer des phrases standardisées. Cette méthode permet aussi d’amener progressivement le lecteur à l’objet de la demande.

Le corps de l’email

Le corps représente le contenu d’un email. Il détaille les raisons pour lesquelles il a été envoyé. De ce fait, sa longueur et sa structure dépendent du message à véhiculer ainsi que des informations à inclure dans le contenu. Idéalement, un email professionnel doit être clair et concis. Il est ainsi recommandé d’éviter les tournures inutiles et compliquées, ainsi que les longs paragraphes. De même, il faut se mettre constamment en tête l’objet du mail et son destinataire ; et mentionner le contexte du mail si celui-ci fait suite à une entrevue ou à un échange antérieur.

La phrase de clôture termine l’email. Ce paragraphe reprend brièvement le contenu du message et peut aussi inclure la formulation des requêtes. Ainsi, si le message nécessite que le destinataire doive donner suite à l’email, il faut le mentionner clairement, avec éventuellement une date limite.

La formule de politesse

La formule de politesse est utilisée pour conclure l’email. S’il est fondamentalement possible de choisir parmi plusieurs formules, le choix doit se faire selon le destinataire. Pour un collègue, la formule « Cordialement » est la plus utilisée et elle peut être adaptée en fonction du contexte. Pour les supérieurs hiérarchiques, l’idéal est de rester dans un ton courtois, amical et neutre.

Après la rédaction

Un email doit être exempt d’erreurs, car cela décrédibilise toute la rédaction et nuit fortement à l’image de l’entreprise. Pour éviter les erreurs, il est nécessaire de :

• Relire l’email pour repérer les éventuelles fautes d’orthographe.
• Utiliser une signature avec le titre.
• Ne jamais omettre d’ajouter les pièces jointes et de les mentionner.