Qu'il s'agisse de conférences, forums, colloques, conventions, ou encore séminaires, l'organisation d'un événement professionnel peut sembler assez simple. Mais en pratique, cela nécessite de suivre des règles bien précises.
1 - Bien définir le thème et le public visé
Avant toute chose, il est important de définir le public visé : clients, partenaires, cadres en interne… Le ton employé pour chaque type de public sera différent et toute l'organisation sera axée selon. Il faut ensuite choisir la thématique, qui peut constituer la clé du succès d'un événement. Pour se démarquer, mieux vaut choisir un thème avant-gardiste, au lieu de se cantonner à des sujets à la mode et sûrement déjà traités par vos concurrents.
2 - Le choix de la salle
Une fois que vous aurez établi la thématique et le public cible, la vraie première étape de l'organisation consiste à choisir la salle. Ce choix, ainsi que la réservation doit se faire le plus en amont possible pour éviter toute mauvaise surprise. La salle doit être proportionnée au public attendu et être bien située, c'est-à-dire être bien desservie par les transports en commun et être accessible en voiture.
Si vos locaux disposent d'une salle adéquate, vous avez bien sûr la possibilité d'organiser l'événement au sein même de l'entreprise. Sinon, vous pouvez recourir à la location. Vous pourrez en trouver aisément dans toutes les grandes villes. Vous pouvez par exemple opter pour le Swiss Tech Convention Center, un centre de congrès à Lausanne en Suisse. Spécialisé dans l'accueil d'évènements de renommée internationale, son nombre de salles de conférence et sa capacité adaptable en fait un centre de congrès apprécié.
3 - Le choix de l'intervenant
Pour que votre événement corporate soit un succès, il est important de bien choisir l'intervenant. Si vous organisez un colloque en interne, le mieux est de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise, le dirigeant d'une autre société par exemple, qui livrera son expertise. En revanche, si la conférence s'adresse plutôt à vos clients, il est préférable que ce soit une personne en interne qui intervienne, vous-même, ou un cadre par exemple.
4 - Le choix de la date
Certaines périodes comme les vacances scolaires sont à proscrire si vous souhaitez que le public soit au rendez-vous. De même, certains jours de la semaine comme le lundi ou le vendredi, ou encore le mercredi, où les enfants restent généralement à la maison, sont à éviter. Vous avez ainsi le choix entre le mardi ou le jeudi. Avant de choisir définitivement la date, vérifiez qu'aucun autre événement, pouvant faire de l'ombre au vôtre, ne se déroule ce jour-là ou durant la même période.
5 - L'envoi des invitations
Il est essentiel de n'envoyer les invitations ni trop tôt, ni trop tard. S'il s'agit d'un événement interne, deux semaines avant suffisent. Pour un événement externe, envoyez plutôt les invitations trois semaines avant le jour J. Vous avez le choix entre envoyer un courrier ou un simple e-mail pour simplifier les envois en nombre, mieux gérer les réponses, effectuer des relances et cela à moindre coût.
6 - L'organisation en elle-même
Vous avez le choix entre tout organiser en interne, ou confier cette tâche à un prestataire expérimenté. Mais dans le second cas, il faudra prévoir des coûts supérieurs. Il faut également recruter certains prestataires pour l'occasion : traducteur, traiteur, etc. Enfin, pour être sûr que tout soit parfait, il est important de procéder à une répétition quelques jours avant, pour caler les derniers détails avec l'intervenant, tester les slides, etc.
